No atual ambiente de negócios hiperconectado e habilitado para tecnologia, é difícil fazer qualquer coisa sem software. A folha de pagamento não é diferente. Na verdade, você deve usar software para folha de pagamento – não há outra opção, exceto em circunstâncias muito limitadas.
O software de folha de pagamento envia RTI (Informações em Tempo Real) para o HMRC no dia de pagamento de seus funcionários ou antes. Conhecido como Full Payment Submission (FPS), ele informa ao HMRC sobre pagamentos a seus funcionários e quais deduções você fez.
Mas como saber qual pacote é o melhor para o seu negócio? Leia mais para descobrir.
‘Você precisa usar software para folha de pagamento – não há outra opção, exceto em circunstâncias muito limitadas’
Faça você mesmo folha de pagamento
Primeiro, o básico. Antes de contratar seu primeiro membro da equipe, você deve tomar medidas para garantir que eles sejam pagos em dia e que as autoridades relevantes sejam mantidas informadas.
Registre-se como empregador no HMRC e obtenha um login no serviço PAYE Online. Você pode usar este serviço para verificar o que você deve ao HMRC, pagar sua conta, etc.
Então é um caso de manter seus registros atualizados e fornecer informações precisas ao HMRC no momento certo. Isso inclui salários, despesas, subsídios a funcionários, contribuições de pensão e o tempo de execução de sua folha de pagamento – além de muito mais.
Embora o final do ano fiscal não seja tão oneroso quanto costumava ser, é importante acompanhar os prazos e garantir que você esteja preparado. Você não quer deixar para o último minuto apenas para descobrir que perdeu seus detalhes de login do HMRC.
É muito mais simples se você operar como empresário individual ou empresa limitada com apenas um pequeno número de diretores e nenhum outro funcionário. Mas você ainda deve se registrar no PAYE, apresentar um P60 e uma declaração de fim de ano, bem como os detalhes mensais de seu salário, benefícios e despesas.
Descubra mais sobre folha de pagamento para pequenas empresas
Trabalhando com software de folha de pagamento
Você deve usar o software para folha de pagamento – não há outra opção, exceto em circunstâncias muito limitadas. Mas, no lado positivo, o software de folha de pagamento processa as informações financeiras que você insere e, com automação, facilita o processo de pagamento de seu pessoal, enquanto rastreia e mantém as informações financeiras que isso cria.
O software de folha de pagamento foi projetado com recursos para ajudá-lo a fazer as escolhas certas de maneira confiável e segura. Ele pode oferecer a opção de se conectar com seu provedor bancário para que as informações financeiras sejam registradas sem que você precise inserir dados manualmente, economizando tempo e potencialmente também erros dispendiosos.
Em suma, os benefícios do software de folha de pagamento são que ele é projetado sob medida para o trabalho, mais fácil de manter, reduz o erro humano e acelera o processo de entrada e arquivamento de informações.
Claro, você deve pagar as taxas de assinatura – o quanto depende do seu provedor e do nível de serviço que você precisa – e você pode precisar de treinamento ou até de funcionários adicionais para manter suas informações atualizadas.
6 perguntas a fazer antes de escolher um software de folha de pagamento
Se você leva a sério a adoção de software de folha de pagamento para ajudá-lo a remunerar a equipe, fornecer benefícios e cumprir as regras e regulamentos do HMRC, há algumas perguntas a serem feitas antes de escolher qualquer pacote específico.
Quais serviços eu preciso?
Os melhores fornecedores de software oferecem pacotes adaptados a diferentes tipos de negócios, desde operações somente para diretores até empresas em crescimento com dezenas de funcionários. Leve o seu tempo para entender o que é certo para você.
Como eu pago?
Como a maioria dos softwares atualmente, muitos provedores de folha de pagamento oferecem seus produtos “como serviço”, então, em vez de pagar uma grande taxa inicial, você paga uma assinatura mensal ou anual para usar o software. E você pode obter um desconto para pagar por um período de antecedência.
É fácil de configurar?
Seu provedor deve mostrar que seu sistema se integra facilmente com os processos diários de sua organização. Procure informações sobre o processo de configuração e peça à equipe de atendimento ao cliente detalhes de como isso funciona e se algum treinamento gratuito é fornecido para novos clientes. O que isso envolve, quanto tempo pode levar e que ajuda você receberá?
Seu provedor é confiável e seguro?
Leia resenhas on-line e peça a opinião de seus colegas sobre a reputação da empresa de software que você deseja usar. Procure, em particular, feedback sobre segurança, atendimento ao cliente e facilidade de uso.
Você pode experimentar antes de comprar?
As empresas de software de folha de pagamento líderes de mercado estão orgulhosas do serviço que prestam e devem estar confiantes de que você comprará se puder experimentar. Pergunte sobre períodos de teste ou garantias de devolução do dinheiro – esses são seus cartões de “sair da prisão” no caso de você tomar a decisão errada.
É baseado em nuvem e quantos usuários são permitidos?
O software baseado em nuvem pode ser acessado em qualquer lugar, desde que você tenha as permissões e os detalhes de login corretos, tornando-se muito mais flexível do ponto de vista do usuário. Também é mais seguro na maioria dos casos, pois as informações são armazenadas em servidores dedicados e não, por exemplo, em um computador do seu escritório. Certifique-se de ter licenças suficientes para cobrir sua equipe.
O software de folha de pagamento pode ser uma maneira rápida, eficiente e prática de administrar a folha de pagamento da sua empresa, deixando mais tempo para você se concentrar em impulsionar seus negócios. Ao tomar seu tempo e escolher o melhor serviço possível para o seu negócio, você poderá ver retornos por muitos anos.
O SmallBusiness.co.uk fez uma parceria com a Intuit Quickbooks para ajudá-lo a encontrar o software de folha de pagamento certo para o seu negócio. Para saber mais sobre como obter sua folha de pagamento e finanças empresariais em um só lugar, clique aqui
Consulte Mais informação
Funcionários de pequenas empresas mostram pouca tolerância a erros de folha de pagamento