Por conteúdo de parceiro no Small Business UK – Conselhos e ideias para pequenas empresas e PMEs do Reino Unido
Uma pergunta perene para os proprietários de pequenas empresas é quais trabalhos você pode fazer sozinho e quais você deve terceirizar.
Dependendo do setor em que você atua, muitas dessas decisões são bastante claras: você não compraria servidores para hospedar seu próprio site, por exemplo, ou codificaria algum software de processamento de texto quando os titãs da tecnologia fizeram o trabalho para você.
Mas outras decisões exigem um pouco mais de reflexão. Há um equilíbrio a ser alcançado: você precisa de um aspirador ou há tempo para passar pelo escritório com um aspirador de pó uma vez por semana? Você pode manter suas contas de mídia social ou um freelancer faria melhor?
Uma das maiores decisões que todos os empregadores enfrentam é administrar sua própria folha de pagamento, pagar pelos serviços de um contador ou, talvez, se sua empresa for grande o suficiente, um contador, em período integral ou parcial.
O quid pro quo é bastante claro: fazer você mesmo economiza dinheiro; conseguir alguém economiza tempo. O que é mais valioso depende do estágio do seu negócio e se você é rico em dinheiro e tem pouco tempo ou vice-versa.
Muitos empresários estão em algum lugar no meio, então a escolha não é completamente clara. Mas aqui estão alguns prós e contras para ajudá-lo a decidir.
Descubra mais sobre folha de pagamento para pequenas empresas
Faça Você Mesmo
Prós:
É barato
A razão mais óbvia para seguir a rota DIY também é a melhor: é mais barato fazer você mesmo. Se você pode poupar o tempo, então este é o caminho para você.
Contras:
é bem complexo
Configurar e manter sua folha de pagamento requer um investimento inicial de esforço seguido de manutenção de rotina.
As etapas incluem:
– Cadastro como empregador
Isso é necessário independentemente de você mesmo executar a folha de pagamento ou não. Como um novo empregador, você deve notificar o HM Revenue and Customs (HMRC) dentro de quatro semanas do primeiro dia de pagamento de seus funcionários e solicitar um login para o serviço PAYE Online.
O serviço PAYE Online permite que você pague contas, verifique códigos de impostos, receba alertas se informar ou pagar atrasado e envie declarações de despesas e benefícios.
– Decidindo qual software de folha de pagamento usar
Como a folha de pagamento deve ser feita usando software – e o HMRC permite isenções caso a caso apenas – você precisará decidir qual software de folha de pagamento usar.
O software de folha de pagamento foi projetado para realizar transações perfeitamente com o HMRC e o provedor de pensão, se aplicável, eliminando a dor da manutenção de registros financeiros e conformidade, como o QuickBooks – mais sobre isso posteriormente.
– Mantendo seus registros precisos e atualizados com as alterações do HMRC
Como empregador, o HMRC exige que você mantenha registros como o que você pagou a seus funcionários, relatórios que você faz ao HMRC e assim por diante.
E provavelmente a parte mais complicada de administrar sua própria folha de pagamento é acompanhar as alterações, incluindo avisos de código fiscal.
Depois, há P45s, pagamentos de empréstimos estudantis, esquemas de concessão de folha de pagamento e estágios. A lista continua. Se você já se descreveu como “uma pessoa não detalhista” – ou você é do tipo que deixa tudo para o último minuto – este não é o trabalho para você.
– Relatório anual
Além de manter um total atualizado de todos os assuntos financeiros que afetam seus negócios, você também precisará, como empregador, enviar o FPS final do ano fiscal e os P60s de seus funcionários.
‘Com a folha de pagamento classificada, você está livre para trabalhar em seu negócio e fazer o que faz melhor’
Obtendo os especialistas em
Prós:
Foco
Com um profissional de folha de pagamento para ajudá-lo, como um contador ou contador, você fica livre para trabalhar em seus negócios, incluindo estratégia, marketing e desenvolvimento de negócios. Você tem a oportunidade de capitalizar seu investimento aumentando o negócio mais rapidamente do que se gastasse tempo em tarefas de folha de pagamento.
Profissionalismo
Um especialista trabalha mais rápido e mais inteligente do que um novato, com menos espaço para erros. Mas saiba que, como empregador, mesmo que você terceirize a folha de pagamento, você ainda é responsável por multas e penalidades se não cumprir suas obrigações com o HMRC.
Recupere algum tempo
Para muitos empresários, os aspectos técnicos e de conformidade de sua operação vêm em segundo lugar em relação ao trabalho de atrair clientes e receita. As tarefas administrativas geralmente são deixadas até que os projetos de crescimento sejam concluídos, ou seja, no final do dia ou mesmo após o horário normal de trabalho. Nesse caso, um profissional da folha de pagamento lhe devolverá seu tempo livre. E com a folha de pagamento classificada, você está livre para trabalhar em seu negócio e fazer o que faz de melhor.
Insights de negócios
Um contador ou contador criará relatórios úteis e potencialmente destacará problemas ou oportunidades que você poderia perder. Um bom contador vale seu peso em ouro, fornecendo insights de negócios para ajudá-lo a expandir seus negócios. Eles também lhe darão uma vantagem estratégica, ajudando você a entender as implicações dos números na página.
Contras:
Em poucas palavras, contratar um profissional de folha de pagamento (supondo que seja respeitável e faça um bom trabalho) custa dinheiro. E você precisará levar em consideração o tempo de comunicação com eles, a pequena quantidade de interrupção se eles precisarem envolver os funcionários e o fato de que você nunca pode se livrar completamente da responsabilidade pelo preenchimento de formulários, por mais que tente.
Independentemente de você executar a folha de pagamento ou contratar os serviços de um especialista, é importante usar as melhores ferramentas para o trabalho. Um software de contabilidade dedicado, como o QuickBooks, torna tarefas como contabilidade, despesas de pessoal e folha de pagamento mais fáceis, rápidas e precisas. E contadores e contadores podem trabalhar de forma colaborativa on-line com você, o que significa que todos terão acesso a informações atualizadas.
O melhor software permite sincronizar contas bancárias e aplicativos de negócios, fornecendo um canal seguro de informações entre os dois. Enquanto isso, o arquivamento automatizado de receitas e pagamentos elimina a necessidade de inserir dados manualmente e possíveis erros de entrada de dados.
Como todas as formas de conformidade empresarial, a folha de pagamento é uma tarefa complexa, mas necessária. Como você lida com isso depende de você, mas o trabalho é muito mais fácil se você aproveitar o software de folha de pagamento oferecido.
O SmallBusiness.co.uk fez uma parceria com a Intuit Quickbooks para ajudá-lo a encontrar o software de folha de pagamento certo para o seu negócio. Para saber mais sobre como obter sua folha de pagamento e finanças empresariais em um só lugar, clique aqui
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O pós Folha de pagamento: DIY ou trazer os profissionais? apareceu primeiro em Small Business UK.