Qualquer organizador de eventos saberá quantas coisas podem dar errado – greves de transporte, doenças, roubo, envio de equipamentos para o endereço errado – então você precisa se manter protegido para muitas, muitas eventualidades.
Veremos por que você precisa de seguro empresarial como planejador de eventos, o que é exigido por lei, além de quaisquer extras e restrições que você talvez não tenha pensado.
Por que você precisa de seguro empresarial para planejadores de eventos
Como estabelecemos, muitas coisas podem dar errado na organização de eventos (como temos certeza que você saberá!) Sem um seguro adequado, você pode ficar sem dinheiro. Pode ser que um convidado se machuque, um cliente fique desapontado com o seu evento ou você adoeça.
Que tipos de seguro são exigidos por lei?
Tecnicamente, você não é legalmente obrigado a ter nenhum tipo de seguro. No entanto, alguns clientes, locais e autoridades locais precisam que você tenha certos tipos de seguro para realizar um evento, portanto, verifique antes de prosseguir. O resto é absolutamente com você.
Seguro de responsabilidade civil pode ser um requisito para os clientes e locais mencionados acima. Como seus eventos são voltados ao público, isso oferece cobertura em caso de acidente. Por exemplo, os pertences de um hóspede podem ser danificados e ele fará uma reclamação contra você. Recomenda-se um mínimo de £ 5 milhões.
Se você tem funcionários (mesmo funcionários sazonais e estagiários), você deve ter Seguro de responsabilidade civil dos empregadores. Isso irá protegê-lo caso um funcionário ou ex-funcionário fique doente ou se machuque por causa de seu trabalho.
Desastres naturais, eventos globais e quebras de equipamentos podem ser apenas três motivos pelos quais você pode precisar seguro de interrupção de negócios.
Seguro de conteúdo empresarial é o que parece – cobertura para o conteúdo do seu negócio, estoque e outros equipamentos necessários para suas operações comerciais.
Seguro de equipamentos para eventos cobrirá seu equipamento caso ele seja danificado. A maioria das apólices cobre danos acidentais, perda e roubo. Algumas políticas também protegerão o equipamento alugado.
Cobertura de cancelamento protege quando você precisa cancelar devido a circunstâncias fora de seu controle. Novamente, isso pode ser um clima extremo, mas também pode ser uma ocorrência que torne o local inacessível ou que convidados importantes tenham que cancelar no último minuto.
Você pode querer considerar Seguro de indenização profissional também. Um cliente pode reclamar contra você por decepcioná-lo se a recepção do evento for ruim devido à iluminação, ao catering ou a uma série de outros fatores.
Extras
Se você estiver realizando um evento on-line, adicione seguro cibernético à sua apólice para poder contabilizar incidentes, incluindo violações de segurança, atender a demandas de resgate e pagar custos legais.
O seguro especializado em eventos virtuais é outra opção que pode incluir responsabilidade civil, responsabilidade patronal, cobertura de cancelamento e seguro de equipamento virtual.
Restrições que você talvez não tenha considerado
A cobertura do terrorismo é uma exclusão comum, assim como a falta de interesse, a baixa venda de ingressos e a impossibilidade de financiar o evento.
O que mais preciso saber sobre seguro empresarial para planejadores de eventos?
Dica principal: compre seu seguro com antecedência. Não espere por algo importante, como uma pandemia ou uma série de greves planejadas de trens. Quanto mais cedo você garantir seu seguro, mais cedo poderá usá-lo – se precisar mudar de local no último minuto, por exemplo.
É provável que seus prêmios sejam afetados pelo número de pessoas que deverão comparecer ao evento, pela natureza do evento, pela duração do evento e se você deseja adicionar cobertura extra. Pense também nas condições. Digamos que você esteja contratando funcionários. É provável que eles trabalhem em condições de calor ou em altura?
As apólices podem custar menos de £ 10 por mês, mas, por outro lado, podem custar mais de £ 2.000 por mês.
Como acontece com qualquer produto financeiro, fazer compras é essencial. “Nem todos os eventos ou organizações são iguais, por isso não existe um tamanho único para todos. É nosso trabalho como gerentes de eventos conhecer o cliente ou líder de negócios bem o suficiente para entender seu apetite por risco e aconselhá-lo adequadamente”, disse Sarah Thackray, cofundadora e diretora da agência de eventos independente BeaconHouse Events.
“Eu recomendaria encontrar um parceiro de seguros confiável que possa ajudá-lo a saber onde você pode precisar de cobertura específica para cada evento individual e recomendar onde você pode se beneficiar de cobertura adicional (cobertura contra terrorismo para um grande evento em uma grande cidade, por exemplo).”
Thackaray enfatiza a importância de ser minucioso ao procurar um seguro para planejadores de eventos. “A melhor maneira de começar é com uma análise de risco robusta – a partir daí você pode avaliar o risco de uma forma ponderada e estratégica, em vez de ser levado a pagar por complementos que talvez não precise ou que já poderiam estar cobertos pelo seu /as políticas existentes do cliente.”
“Interrogue o que seria perdido se um evento tivesse que ser cancelado ou adiado e analise as opções do Plano B para tentar mitigar parte desse risco – por exemplo, um evento poderia se tornar híbrido ou totalmente remoto se houvesse um problema que impactasse significativamente se os delegados poderiam comparecer pessoalmente?” disse Thackaray. Ela acrescentou que você também pode fazer seguro contra perda de lucro antecipado causada pelo cancelamento forçado de eventos devido à necessidade de reembolsar vendas de ingressos e dinheiro de patrocínio.
Thérèsa Jordan, fundadora da Hummingbird Events, concorda que leva tempo para encontrar a capa certa. “O seguro para planejadores de eventos pode ser um pouco complicado de navegar, especialmente porque, na maioria das vezes, o escopo do que fazemos nem sempre é compreendido. Eu gostaria que fosse tão simples quanto dar uma boa festa!” ela disse.
“Foi um processo difícil no início encontrar algo que se adequasse à nossa pequena agência, pois muitos dos eventos que planeámos eram diversos. Além disso, muitas das empresas com quem falamos não tinham muita experiência com coberturas para empresas de eventos, por isso demorou um pouco para encontrar a empresa certa.”
Depois de encontrar uma seguradora, ela estabeleceu que o seguro mais importante a se ter era o de responsabilidade civil. Também vale a pena ter seguro de responsabilidade civil patronal, mesmo que seja apenas para freelancers, caso você precise.
“Se estiver planejando um evento particularmente grande para uma empresa, recomendamos a compra de uma cobertura única para o evento; isso significa apenas que a responsabilidade é retirada da agência de eventos”, disse ela.
Devo obter seguro empresarial para planejadores de eventos?
Mais uma vez, isso depende de você. Primeiro, faça uma avaliação de risco para avaliar que tipo de seguro seria benéfico para você com base nos tipos de eventos que você planeja realizar. Então é hora de fazer compras. Dependendo da seguradora, elas oferecem um pacote fixo, enquanto outras permitem personalizá-lo.
Certifique-se de levar em consideração os eventos que você está organizando, se está contratando pessoal, a escala do evento e qualquer equipamento que possa precisar.
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