Qualquer pessoa que tenha expandido um negócio entenderá que há potencial para os problemas de pessoal aumentarem à medida que uma equipe cresce. Um problema comum, embora às vezes complicado, da gestão de pessoas é a licença médica. Sem políticas eficazes de gerenciamento de ausências, uma empresa e suas margens de lucro podem ser prejudicadas.
Não é um risco que pode ser eliminado completamente, mas pode ser gerenciado com uma comunicação eficaz e políticas de gestão de ausências sólidas que abrangem todos os cenários.
Achamos que os proprietários de pequenos negócios se beneficiariam com um resumo de como lidar com os diversos problemas em torno das ausências por doença.
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Conhecimento e comunicação são fundamentais
A coisa mais importante que você pode fazer é ter um bom sistema de monitoramento, onde todas as faltas são registradas, juntamente com os motivos por trás delas. Isso o ajudará a acompanhar e identificar quaisquer tendências de problemas desde o início.
Todos os funcionários devem ser informados sobre sua política de ausências por doença e aprender como se apresentar se não puderem trabalhar por motivo de doença. Você precisará registrar por que eles estão desligados e por quanto tempo estão desligados.
Doenças recorrentes de curta duração podem ser mais prejudiciais para seus negócios e sua força de trabalho do que um período prolongado de ausência. Provavelmente, não é prático para você organizar substituições de curto prazo várias vezes. Também pode ser prejudicial para o moral da equipe.
Os funcionários podem autocertificar sua ausência por doença nos primeiros sete dias, incluindo o fim de semana, mas depois disso, eles devem fornecer uma nota de aptidão do GP.
Os que estão em licença médica de longa duração, que é qualquer ausência de quatro semanas ou mais, devem ser contatados regularmente, para que você possa ajudá-los a retornar por meio de um processo em fases, se necessário.
Uma das melhores ferramentas de gerenciamento para gerenciar as ausências é realizar uma entrevista de retorno ao trabalho após qualquer ausência. Por um lado, impede aqueles dias de falta de edredão. Também dá uma ideia para aqueles que podem estar lutando com alguma condição ou problema subjacente no local de trabalho, como intimidação ou cargas de trabalho irrealistas.
‘Enfrente as coisas cedo e você minimizará o risco de uma maçã podre afetar todo o barril’
Regras sobre auxílio-doença
Como empregador, você tem duas opções. O direito mínimo legal para os empregados é o auxílio-doença (SSP), que atualmente é (em 2021/22) a soma de £ 96,35 por semana. O SSP só é devido a partir do quarto dia de uma doença e o funcionário tem direito a um máximo de 28 semanas de pagamento.
A alternativa é escolher ser mais generoso com o auxílio-doença em seus contratos de trabalho. A maioria dos empregadores oferece mais do que o SSP, então você pode achar que é prejudicial para suas chances de contratar pessoas boas se não o fizer.
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A questão do presenteísmo da doença
A tendência natural pode ser evitar licenças por doença fraudulentas. No entanto, também vale a pena ficar atento ao presenteísmo por doença, em que os funcionários voltam ao trabalho antes de estarem totalmente recuperados ou simplesmente não vão deixar o trabalho. Isso geralmente acontece devido à queda no pagamento ou à sensação de precisar ser visto trabalhando – pode afetar o desempenho, o moral da equipe e, em última análise, suas margens de lucro.
A melhor forma de mitigar esse risco é promover um bom bem-estar no local de trabalho, reconhecendo os benefícios dos funcionários que fazem uma pausa no trabalho quando necessário. Por exemplo, encorajar o uso de férias anuais ao longo do ano pode reduzir o risco de faltas por doença e presenteísmo.
Procedimentos disciplinares e motivos para demissão
Quando se trata de gerenciar aqueles que tiram férias injustificáveis, uma política de gerenciamento de ausências é a chave para entender qualquer ação que você precise tomar.
Para começar, você precisa se encontrar com o funcionário e discutir sua infelicidade com o registro de presença dele. Se você mantiver bons registros de frequência, poderá mostrar como a frequência deles é pior do que a dos colegas. Explore por que isso acontece e estabeleça metas de melhoria. Se eles não melhorarem, você deve seguir seu processo disciplinar cuidadosamente.
Freqüentemente, uma nota adequada dirá que o funcionário poderia retornar ao trabalho, mas apenas em “tarefas leves” ou com jornada reduzida – o que nem sempre é prático. Você não precisa concordar se não for possível. No entanto, se eles retornarem em regime de meio período, seu pagamento será proporcional.
Depois de identificar um funcionário em licença médica de longo prazo, você pode pedir permissão para acessar seus registros médicos de seu médico de família ou profissional de saúde. Este é um formulário de consentimento assinado que o GP ou profissional de saúde deseja ver antes de divulgar dados pessoais sensíveis.
Assim que tiver o relatório, você pode precisar consultar as regras de Saúde Ocupacional sobre quaisquer ajustes razoáveis necessários para ajudar o funcionário a voltar ao trabalho.
O trabalhador doente de longa duração pode ser classificado como portador de deficiência, com a proteção jurídica adicional que isso acarreta. Se não houver possibilidade de que eles voltem ao trabalho em um futuro previsível, seguindo o processo legal correto, eles podem ser demitidos por falta de capacidade de saúde. Aconselhamos procurar aconselhamento profissional neste caso.
Um ponto que vale a pena mencionar é que o auxílio-doença legal é regido pelo HMRC, tornando uma ofensa criminal reivindicá-la de forma fraudulenta. A perspectiva de uma investigação por HMRC pode desencorajar os funcionários de qualquer comportamento desonesto.
Pior cenário
Na maioria das vezes, você terá funcionários honestos que não querem tirar proveito de licenças médicas e querem contribuir com seus negócios. Felizmente, as licenças médicas fraudulentas ou de longo prazo não serão uma preocupação passageira.
Esses tipos de riscos podem ser reduzidos por meio de comunicação honesta, políticas adequadas e compreensão da legislação e dos procedimentos disciplinares à sua disposição.
Vale a pena saber como você está consertado se o pior cenário acontecer. Enfrente essas coisas cedo e você minimizará o risco de uma maçã podre afetar todo o barril.
Sue Temelty é fundadora e diretora executiva do Departamento de RH
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