Por Henry Williams em Small Business UK – Conselhos e ideias para pequenas empresas e PMEs do Reino Unido
Até abril de 2022, todas as empresas, independentemente da renda, precisarão cumprir o Making Tax Digital (MTD) para o IVA.
A legislação exige que todos os proprietários de empresas mantenham registros digitais e arquivem declarações periódicas de IVA por meio de software compatível com MTD.
Desde que você esteja preparado, não há com o que se preocupar – na verdade, deve ser mais fácil e justo do que nunca gerenciar suas responsabilidades de IVA.
Conversamos com Becca Chappell, gerente de produto de conformidade da Sage, para descobrir o que os proprietários de pequenas empresas precisam fazer para se preparar para o MTD para o IVA e como o software de contabilidade pode ajudar.
O que é MTD para IVA?
Chappell: “MTD para IVA é a nova legislação do HMRC que afeta a forma como as empresas registradas no IVA fazem sua contabilidade de IVA. Quando foi introduzido em abril de 2019, aplicava-se apenas a empresas que estavam acima do limite de IVA de £ 85.000. Mas a partir deste ano, todas as empresas registradas no IVA, independentemente do volume de negócios, terão que aderir a ele.”
Como os empresários devem se preparar para isso antes de abril de 2022?
Chappell: “Em primeiro lugar, você deve rever seus métodos de trabalho. Se você já usa um contador, fale com ele sobre suas responsabilidades; se não, considere entrar em contato com um.
“Se você já estiver usando software, verifique se ele está habilitado para MTD. Caso contrário, você precisará encontrar um software de contabilidade ou software de ponte que seja compatível com MTD.
Não tem certeza se o seu software de contabilidade é adequado? Você pode encontrar uma lista completa de software compatível com MTD em Gov.uk.
Chappell: “Você também precisa garantir que seus processos estejam alinhados com as regras do MTD, como manter registros digitais. Você deve manter registros de qualquer maneira se estiver registrado para o IVA, portanto, a diferença é que você precisará mantê-los digitalmente. O MTD para IVA já está em execução, portanto, quando estiver pronto, você poderá se inscrever.
“Há muitas orientações por aí – leia, eduque-se e certifique-se de estar pronto para isso.”
Qual é a diferença entre software de contabilidade e software de ponte?
Chappell: “A diferença é que seu software de contabilidade armazena todos os seus registros digitais para você e funciona como um local para você enviar sua declaração de IVA.
“O software de ponte é usado principalmente como um conector para o HMRC para enviar suas devoluções de IVA se você tiver um software não compatível com MTD ou se ainda estiver usando planilhas.
“Você pode continuar a usar planilhas, se desejar, usando um software de ponte para enviar sua declaração de IVA, mas ainda precisa seguir as regras do MTD em relação aos links digitais. Isso inclui garantir que você esteja usando apenas fórmulas e não copie e cole informações. O software de ponte está disponível, mas não é ideal para MTD.”
Um link digital ocorre sempre que os dados do IVA são transferidos entre dois ritmos digitais para fins de envio ao HMRC. Pode ser através do contato entre dois programas de software, enviando uma planilha por e-mail ou até mesmo usando um cartão de memória. Você pode encontrar uma explicação completa das regras sobre links digitais aqui.
Quais registros preciso manter e quando é o prazo?
Chappell: “O prazo será a partir do dia do seu primeiro período contábil que cai em ou após 1º de abril de 2022.
“Os registros que você precisará manter dependerão do esquema de IVA em que você está, que você deve saber desde sua preparação. As principais coisas que precisarão ser mantidas digitalmente incluirão o nome e o endereço da empresa, o número de registro do IVA, o esquema de contabilidade do IVA que você usa, o IVA sobre bens e serviços que abastecem sua empresa e quaisquer faturas de vendas. ”
Como faço para apresentar um MTD para devolução de IVA?
Chappell: “Se você estiver usando um software de contabilidade, deve ser bastante simples. Dentro do seu software de contabilidade, geralmente haverá uma função dizendo ‘Criar uma declaração de IVA’ ou ‘relatório de IVA’, que produzirá sua declaração de IVA para você usando os números das informações que você inseriu.
“Você só precisa verificar os números e adicionar quaisquer ajustes. Em seguida, basta clicar em enviar e ele irá diretamente do seu software para o HMRC. Depois de salvar, você deve obter um resumo do que enviou e todas as tarefas pendentes que ainda precisam fazer.”
Posso usar meu telefone para MTD para IVA?
Chappell: “Até certo ponto, e depende do software. Com o software Sage Cloud Accounting, há um aplicativo que você pode usar se estiver fora de casa para enviar faturas, que é totalmente compatível com MTD.
“Por exemplo, se você é encanador e está desempregado, pode enviar uma fatura por e-mail. Você também pode receber o pagamento no aplicativo e tirar fotos de seus recibos quando estiver comprando coisas. Mas você precisa ir online para a declaração de IVA real, porque você deve prestar um pouco mais de diligência a isso.”
O que faço com recibos/faturas em papel?
Chappell: “Tudo o que você precisa fazer é tirar uma foto e enviá-la para o aplicativo. Se você ainda estiver usando planilhas, precisará manter esses recibos em papel, mas se não, desde que tenha uma cópia e inclua o número de registro do IVA, o tempo de fornecimento, o número da fatura e a taxa de IVA em aí, tudo bem. Seu software deve mantê-lo automaticamente pelo período de tempo legalmente exigido.”
Como o software de contabilidade pode ajudar com o MTD para IVA?
Chappell: “Se você adotar um software compatível, poderá visualizar todas as suas informações fiscais em um só lugar e terá a tranquilidade de saber que está atualizado à medida que a legislação muda.
“À medida que o HMRC recebe mais feedback, pode alterar algumas partes do MTD para o IVA e seu fornecedor de software cuidará disso para você. Basta pressionar um botão para criar uma declaração de IVA para economizar muito tempo e devolver muito tempo para gastar em seus negócios.”
Visite o site da Sage para obter mais informações sobre o Making Tax Digital e para saber mais sobre o software de contabilidade.
Este artigo foi escrito como parte de uma campanha de conteúdo pago, em parceria com a Sage.
*Como Gerente de Produto para Conhecimento de Conformidade na Sage, Becca adora aprofundar os detalhes das mudanças de conformidade no Reino Unido e na Irlanda. Com experiência em contabilidade na prática e na indústria, ela traz uma perspectiva dupla para quaisquer mudanças futuras e compartilha sua experiência com as equipes da Sage para garantir que todos os seus produtos estejam em conformidade.
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