Quer você precise reduzir suas despesas para superar dificuldades econômicas ou queira melhorar suas margens para liberar mais capital de giro para o crescimento, o controle orçamentário é um desafio sempre presente para os proprietários de empresas.
Isto é especialmente verdadeiro para as microempresas, onde os recursos podem ser limitados e o valor máximo deve ser extraído de cada libra gasta.
Mas com tantas entradas e saídas para acompanhar, otimizar as despesas do seu negócio pode parecer uma tarefa árdua. No entanto, existem algumas estratégias simples que você pode implementar para obter rapidamente mais controle sobre o orçamento da sua empresa.
Desde o gerenciamento do uso de energia até o estabelecimento de metas e a capacidade de resposta às mudanças nas circunstâncias, aqui estão nossas principais dicas para o controle do orçamento de pequenas empresas.
Estabeleça metas claras e delegue
O controle inteligente do orçamento começa com o estabelecimento de objetivos de negócios claros e metas financeiras de curto e longo prazo, incluindo metas de receita, margens de lucro e planos de crescimento. Esses objetivos servirão como base para o seu processo orçamentário e fornecerão uma direção clara para o seu planejamento financeiro.
Se sua empresa tiver chefes de departamento, ou mesmo se tiver apenas alguns membros de equipe cobrindo diferentes funções, delegar o controle orçamentário a esses indivíduos para funções comerciais específicas compartilhará a carga administrativa e tornará mais fácil cumprir suas metas e gerenciar custos com sucesso.
Acompanhe e monitore suas despesas
Você deve acompanhar e monitorar regularmente suas despesas para garantir que está cumprindo seu orçamento. A melhor maneira de fazer isso é usando um software de contabilidade, que permite automatizar o controle de despesas, analisar dados de negócios e prever custos e receitas projetados.
Você pode gerar relatórios financeiros para mostrar tendências ao longo do tempo, que podem ser usados para detectar quaisquer discrepâncias entre o orçamento planejado e os gastos reais que possam impactar seu fluxo de caixa. Isso permite que você responda rapidamente a quaisquer alterações antes que elas se tornem um problema.
Categorize despesas e implemente processos consistentes
Organize suas despesas em categorias fixas e variáveis. As despesas fixas, como aluguel e salários, permanecem relativamente constantes ao longo do tempo, enquanto as despesas variáveis, como publicidade e matérias-primas, podem mudar com base nas atividades empresariais. Ao categorizar suas despesas, você terá uma compreensão mais clara de onde e por que está gastando dinheiro e poderá identificar áreas para possíveis economias.
Monitore e controle seu uso de energia
O uso de energia empresarial é uma despesa que você pode controlar e, com um medidor inteligente, é mais fácil do que nunca.
Os medidores inteligentes permitem que você monitore o uso e os custos de energia ao longo do tempo, para que você possa ver quanta energia você usou e quando.
Você pode então identificar onde pode estar desperdiçando energia e fazer melhorias para ser mais eficiente. Isto pode ser tão simples como desligar as luzes e os aparelhos quando não estão em uso ou investir em equipamentos energeticamente eficientes.
Trocar de fornecedor
Quer se trate de energia, software ou banda larga, mudar para um fornecedor que ofereça um negócio melhor ao seu negócio é uma das medidas de controle orçamentário mais fáceis e proativas que você pode tomar.
Você deve revisar regularmente o mercado e comparar cotações para ver se consegue encontrar um fornecedor mais econômico ou simplesmente uma tarifa melhor com o mesmo fornecedor. Desde que não esteja vinculado a quaisquer termos contratuais que o impeçam de o fazer, no caso da energia e da banda larga, a mudança pode muitas vezes ser organizada para si pelos seus antigos e novos fornecedores, o que significa menos trabalho para si, e mais tempo para gastar no crescimento do seu negócio.
Revise e revise seu orçamento
As circunstâncias não permanecerão as mesmas e o seu orçamento também não. Quer os eventos globais aumentem o custo das matérias-primas ou os planos de crescimento precisem de ser reformulados, à medida que as necessidades do seu negócio e as condições do mercado mudam ao longo do tempo, reveja o seu orçamento e faça os ajustes necessários para ter em conta essas mudanças.
Por exemplo, se suas despesas excedem consistentemente o orçamento em uma área específica, identifique a causa e tome medidas para reduzir custos. Ou se você estiver constantemente abaixo do orçamento, reavalie seus objetivos e considere investir em novas oportunidades de crescimento.
Reduza custos desnecessários
Mesmo com software de contabilidade avançado, nem sempre é fácil ver exatamente como as despesas se traduzem em valor significativo para o seu negócio, mas o desperdício não surge apenas na forma de utilização de energia.
Se você suspeitar que algo representa um custo desnecessário, realize uma análise de custo-benefício para verificar se o primeiro compensa o segundo.
Por exemplo, se você possui uma assinatura de software de uma plataforma que não utiliza ou que não está ajudando a produtividade da sua equipe, cancele-a. Se você está gastando dinheiro em uma campanha publicitária no Facebook que está obtendo muito pouco engajamento, abandone-a e explore canais de marketing mais valiosos. Se você oferece uma linha de produtos ou serviços que não está vendendo, talvez seja hora de retirá-los e repensar sua estratégia.
Pensamentos finais
A tarefa de controlar o orçamento do seu negócio nunca terá fim. Mas, ao aplicar as estratégias descritas acima, pode ser um exercício gratificante para você e sua equipe, ajudando-os a aliviar a carga administrativa, a assumir o controle de suas finanças e a liberar tempo e recursos que podem ser direcionados para o crescimento do seu negócio.
E lembre-se, você não está sozinho. Delegue a gestão de despesas a colegas responsáveis, comunique medidas de controle orçamentário de forma eficaz à sua equipe e invista em tecnologia que gere valor real para o seu negócio.
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Este artigo faz parte de uma campanha de informação paga da Smart Energy GB.