Escrito originalmente por Katerina Nicolova em Small Business
Oferecer auxílio-quilometragem para funcionários que dirigem a trabalho tornou-se mais popular nos últimos anos. Mas, com as muitas regras do HMRC, pode ser confuso para empregadores e funcionários como esse processo funciona. Este artigo irá guiá-lo através das principais regras que você deve conhecer como empregador que paga o subsídio de milhagem, como empregado que recebe os pagamentos e como trabalhador autônomo – que solicita descontos.
Subsídio de quilometragem para funcionários
Meus funcionários usam seus veículos particulares para viagens de negócios. Devo fornecer a eles o pagamento do subsídio de milhagem?
Como empregador, você não é obrigado a pagar um subsídio de milhagem aos seus funcionários. No entanto, muitos optam por reembolsar seus funcionários por milhagem comercial, pois qualquer coisa paga abaixo ou no mesmo nível das taxas de milhagem aprovadas do HMRC não é relatado à autoridade.
Sua empresa pode optar por pagar o valor exato do subsídio de milhagem conforme declarado pelo HMRC, menos ou mais do que ele.
Se você pagar mais por milha do que a tarifa aprovada, o valor excedente será considerado um benefício pessoal para o seu funcionário e ele terá que pagar imposto sobre esse valor.
Para pagar MAPs (pagamentos de subsídio de milhagem), seus funcionários devem entregar um registro de milhagem, documentando suas viagens de negócios para o mês de acordo com os requisitos do HMRC.
É importante manter os registros de quilometragem fornecidos em arquivo. Se sua empresa for auditada, você provavelmente terá que provar que pagou o valor correto do subsídio de milhagem aos seus funcionários.
> Veja também: 8 dos melhores carros elétricos para locação de pequenas empresas
Como faço para saber quanto subsídio de milhas devo pagar aos meus funcionários?
Se um funcionário seu dirigiu 70 milhas este mês e você fornece uma taxa de 40p por milha, o cálculo é o seguinte:
70 x 0,40 = £ 28
O que meus funcionários devem saber sobre o subsídio de milhagem?
Os funcionários devem saber se recebem MAPs por você e a que taxa por milha. É importante que eles estejam familiarizados com os requisitos do HMRC de um livro de registro de milhagem também.
Seus funcionários devem estar cientes de que, dependendo da taxa com que você os reembolsa, eles podem ter que pagar impostos ou poder reivindicar uma dedução fiscal.
Você paga a seus funcionários um subsídio de milhagem com base nas taxas de milhagem aprovadas do HMRC:
Nesse caso, os funcionários recebem o valor total do subsídio de milhas. Eles não serão tributados adicionalmente e não podem reivindicar uma dedução de impostos sobre sua condução profissional.
Você paga a seus funcionários menos do que a taxa aprovada pelo HMRC:
Se os funcionários recebem menos, eles não são tributados sobre o valor que receberam por dirigir e podem solicitar o Auxílio de Milhagem (MAR).
Você reembolsa seus funcionários mais do que a taxa HMRC aprovada por milha:
Qualquer pagamento acima do valor aprovado por milha será considerado um benefício pessoal para seus funcionários e será tributado como renda.
Que dedução de impostos meus funcionários terão se eu não os reembolsar pelas milhas comerciais com o valor total?
Seus funcionários podem solicitar o Auxílio de Milhagem (MAR). MAR é baseado nas taxas de consultoria do HMRC. Se você reembolsar seus funcionários com 40p por milha, eles poderão reivindicar 5p extras para cada milha percorrida naquele ano como redução de impostos.
Subsídio de quilometragem para autônomo
Eu trabalho por conta própria. Que regras devo seguir quando estou dirigindo para minha empresa?
Como autônomo, você pode reivindicar milhas com um de dois métodos diferentes – despesas simplificadas do veículo ou custos reais do veículo.
Reivindicando milhas com o método de custos reais do veículo significa que você terá deduções para cada centavo gasto em milhagem comercial no ano. Você deve manter todos os recibos de despesas com viagens de negócios. Os custos do veículo que você pode reivindicar incluem:
- Combustível
- Seguro
- Manutenção e serviço automotivo
- Capa de desagregação
- Taxas de licença
- Estacionamento
Este método pode ser benéfico para você se as despesas do seu veículo forem altas devido a, por exemplo, seguro caro ou imposto de circulação. Lembre-se de que pode ser uma maneira demorada de se preparar para seus pedidos de reembolso de impostos anuais.
O método de despesas simplificado é ótimo para evitar cálculos demorados e coleta de recibos. Com ele, você usa uma taxa fixa definida pelo HMRC para calcular seu pedido de subsídio de milhas. A taxa fixa cobre todos os custos do veículo para a sua condução comercial, como combustível, manutenção, depreciação, seguro, imposto rodoviário, etc.
Outras despesas que você pode reivindicar
Como autônomo, você também pode reivindicar qualquer acomodação e alimentação, bem como viajar com outros veículos (por exemplo, passagens aéreas) quando em viagem de negócios.
Como solicitar o subsídio de milhas como autônomo
Independentemente do método escolhido para reivindicar despesas de milhagem como autônomo, você pode reivindicá-lo por meio de sua declaração de imposto de renda de autoavaliação. Você não precisará enviar nenhum comprovante de reivindicação, mas manter seus recibos e registros de quilometragem por cinco anos em caso de auditoria.
Quais são as taxas de quilometragem atuais definidas pelo HMRC?
A taxa de milhagem definida pelo HMRC permanece a mesma desde 2011. As taxas de milhagem atuais são usadas para alívio de milhagem para funcionários e deduções de milhagem para trabalhadores autônomos.
As taxas para 2021 são as seguintes:
- Carros e vans – 45p para as primeiras 10.000 milhas, 25p para cada milha em 10.000 milhas dirigidas para negócios
- Motocicletas – 24p por milha, independentemente das milhas dirigidas
- Bicicletas – 20p por milha, independentemente das milhas percorridas
O que um diário de bordo deve conter, de acordo com os requisitos do HMRC?
Um livro de registro de milhagem é considerado compatível com HMRC se incluir as seguintes informações:
- A data das viagens
- O endereço inicial e final de cada viagem, incluindo códigos postais
- A distância percorrida
Adicional para funcionários:
O valor total do subsídio de milhas que seu empregador pagou a você.
Como faço para manter um livro de registro preciso?
Existem algumas opções para manter um diário de bordo – no papel, como uma planilha ou por meio de um aplicativo. Registros e planilhas de papel exigem que você insira manualmente as informações necessárias de sua milhagem. Usar um aplicativo móvel se tornou popular nos últimos anos pela facilidade de não ter que fazer exatamente isso.
Os aplicativos móveis usam GPS para rastrear sua direção e criar um diário de bordo automaticamente. Se escolher um aplicativo, procure um que crie registros em conformidade com o HMRC que possam ser usados para pagamentos de subsídio de milhagem e desconto de milhagem.
Para saber mais sobre o subsídio de milhagem, leia este guia de milhagem HMRC ou visite o site do HMRC.
Katerina Nikolova é especialista em marketing e comunicação na Driversnote
Leitura adicional
É melhor comprar ou alugar um carro para sua pequena empresa?
Subsídio de quilometragem no Reino Unido – o que é e como funciona?