Tradicionalmente, retornar de uma viagem significava classificar os recibos e criar manualmente um relatório de despesas. Muitas vezes era uma tarefa que muitos adiavam por semanas. Hoje, com um software de despesas moderno, você pode capturar recibos instantaneamente e enviar solicitações em qualquer lugar, facilitando a vida dos funcionários e de sua equipe financeira.
Essas plataformas simplificam o processo de rastreamento, geração de relatórios e aprovação, garantindo que as pequenas empresas possam gerenciar os orçamentos de maneira eficaz. Os principais recursos incluem aplicativos móveis, rastreamento de despesas em tempo real e integração com sistemas de contabilidade.
Como escolher o software de despesas certo
Você deve procurar estes recursos e benefícios ao escolher o software de despesas:
- Facilidade de uso: Funcionários e administradores devem achar o sistema simples e intuitivo.
- Aplicativo móvel: Essencial para capturar recibos e enviar reclamações em trânsito.
- Aprovações automatizadas: Economiza tempo simplificando o fluxo de trabalho de aprovação.
- Captura de recibo digital: Reduz o risco de perda de recibos e garante a conformidade.
- Rastreamento de quilometragem: Automatiza reembolsos de milhas, economizando tempo e papelada.
- Integração com software de contabilidade: Simplifica os fluxos de trabalho e elimina erros de entrada de dados.
Melhor software de despesas para pequenas empresas
DespesaIn
Simples, acessível e repleto de recursos, o ExpenseIn é uma escolha de destaque para pequenas empresas. Ele oferece um aplicativo móvel para captura de recibos, rastreamento de quilometragem e integração perfeita com sistemas de contabilidade populares como Xero, NetSuite e QuickBooks. Seu modelo de preços centrado no cliente significa que você paga apenas pelos usuários ativos.
Principais recursos:
- Aplicativo móvel: Capture recibos, envie despesas e monitore a quilometragem sem esforço.
- Processos de aprovação automatizados: Fluxos de trabalho personalizáveis para se adequar à estrutura da sua equipe.
- Relatórios em tempo real: Fornece insights claros sobre gastos e conformidade com a legislação tributária do Reino Unido.
- Reconciliação de cartão: Corresponde automaticamente transações com recibos.
- Complementos: Aprovação de faturas para fornecedores e reembolsos de despesas ad-hoc para usuários que não são da folha de pagamento.
Preço: Disponível mediante solicitação. Planos flexíveis de usuários ativos significam que você paga apenas pelos usuários que criam ou enviam despesas em um determinado mês.
Caxton
Caxton oferece uma plataforma financeira completa que simplifica o rastreamento de despesas com recursos como cartões corporativos carregáveis e integração de contabilidade. Você pode gerenciar tudo por meio do aplicativo dedicado da Caxton e sincronizar com seu software de contabilidade para garantir processos de gerenciamento de despesas contínuos.
Principais recursos:
- Aplicativo móvel: Um aplicativo fácil de usar que permite que você e seus funcionários gerenciem despesas em qualquer lugar.
- Cartões de despesas corporativas: Você pode obter quantos cartões de débito em libras esterlinas ou multimoedas precisar.
- Conecte seus outros cartões: Além dos cartões pré-pagos e virtuais, você conecta qualquer cartão à plataforma Caxton para registrar suas despesas comerciais em um só lugar
- Escrituração Integrada: Sincronize com software de contabilidade para rastreamento contínuo.
- Relatórios de despesas automatizados: Reduz o tempo administrativo e os erros, permitindo que os funcionários capturem e carreguem recibos para reconciliação no ponto de compra.
Preço: Disponível mediante solicitação
Spendesk
A Spendesk oferece uma solução abrangente de gerenciamento de gastos feita sob medida para pequenas e médias empresas. Sua plataforma flexível integra rastreamento de despesas, gerenciamento de faturas e orçamento, com níveis de preços escalonáveis para atender às necessidades crescentes.
Principais recursos:
- Cartões e Carteiras: Emitir cartões de débito virtuais e físicos para funcionários.
- Gerenciamento de despesas: Os funcionários podem enviar despesas, pagar faturas e acompanhar gastos em uma plataforma.
- Fluxos de trabalho de aprovação: Políticas de aprovação personalizáveis para melhor controle.
- Integração com Sistemas Contábeis: Sincronize com Xero, QuickBooks e muito mais.
- Acompanhamento de orçamento: Defina orçamentos para equipes e monitore os gastos em tempo real.
Preço: Os planos em níveis incluem Starter, Essentials e Scale, com recursos como coleta automatizada de recibos e relatórios avançados disponíveis em níveis superiores.
Airwallex
Airwallex se destaca por seu alcance global e recursos baseados em IA. É uma ótima opção para pequenas empresas que desejam gerenciar contas em várias moedas e obter visibilidade em tempo real dos gastos, com um único painel para todas as despesas que você pode filtrar e pesquisar facilmente.
Principais recursos:
- Visibilidade de gastos em tempo real: Acompanhe as despesas de sua equipe.
- Entrada de dados alimentada por IA: Reduz a entrada manual e melhora a precisão.
- Gerenciamento de despesas em movimento: Envie despesas e aprovações instantaneamente através do aplicativo.
- Fluxos de trabalho de aprovação multinível: Permite definir critérios de envio de despesas e aprovar instantaneamente despesas recebidas do seu celular
- Suporte multimoeda: Guarde e transfira fundos globalmente com facilidade. Reembolsar os funcionários em sua moeda, em sua conta bancária local.
Preço: O plano mais básico custa £ 0/£ 19 por mês, com a tarifa gratuita disponível desde que você deposite ou mantenha um mínimo de £ 10 mil em sua conta todos os meses.
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Musgo
Moss é uma solução completa de gerenciamento de despesas, ideal para pequenas empresas que desejam automatizar processos e controlar orçamentos de maneira eficaz. Ele oferece um forte foco na integração contábil e no rastreamento de recibos com tecnologia OCR.
Principais recursos:
- Cartões: Emita cartões corporativos virtuais e físicos ilimitados.
- Captura de recibo OCR: Automatiza o processamento de recibos e a entrada de dados.
- Aprovações avançadas: Personalize fluxos de trabalho de aprovação de acordo com sua estrutura.
- Integração: Sincronize com sistemas Xero, QuickBooks e ERP como SAP.
- Insights do painel: Dados em tempo real sobre tendências de gastos e orçamentos.
Preço: Disponível mediante solicitação. Depende dos módulos, complementos e número de usuários.
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Civica (anteriormente MyExpenses)
O Civica oferece recursos avançados como rastreamento de quilometragem por GPS e monitoramento de emissões de carbono, tornando-o ideal para empresas com equipes de campo ou com foco na sustentabilidade. Ele se integra aos principais bancos e softwares de contabilidade para facilidade de uso.
Principais recursos:
- Aplicativo móvel: Capture recibos, registre despesas e monitore a quilometragem em qualquer lugar.
- Conformidade com a Política: Regras integradas garantem a adesão às políticas da empresa.
- Recursos de sustentabilidade: Rastreie as emissões de carbono das viagens dos funcionários.
- Dados e insights: Obtenha uma visão holística de todos os seus dados, com mais de 100 relatórios que podem ajudá-lo a revelar tendências e insights essenciais sobre suas despesas.
- Segurança robusta: Os sistemas de segurança aprimorados do Civica garantem que seus dados estejam protegidos contra malfeitores.
Preço: Disponível mediante solicitação.
SAP Concur
SAP Concur é uma opção robusta para pequenas empresas ou com necessidades complexas. Seu poderoso pacote inclui Concur Expense, Travel e Invoice, que se integram perfeitamente para gerenciamento de despesas de ponta a ponta.
Principais recursos:
- Gerenciamento de despesas: Automatiza e agiliza o rastreamento de despesas, desde a captura até a aprovação.
- Gestão de viagens: Reserve voos, hotéis e muito mais, aplicando políticas corporativas.
- Automação de faturas: A tecnologia OCR captura e processa faturas com eficiência.
- Integrações abrangentes: Conecte-se com ERPs, sistemas de contabilidade e parceiros de viagens.
- Análise: Painéis de dados inteligentes oferecem uma visão geral abrangente dos seus dados
Preço: Baseado em transações e personalizado de acordo com as necessidades do negócio.
Rydoo
Rydoo é uma plataforma de gerenciamento de despesas com tecnologia de IA projetada para simplificar o processo de despesas para empresas de todos os tamanhos. Com ferramentas avançadas de automação e controle de gastos em tempo real, Rydoo oferece uma solução eficiente para gerenciamento de despesas da empresa.
Principais recursos:
- Monitoramento de despesas alimentado por IA: Auditoria Inteligente detecta e sinaliza automaticamente reclamações não conformes ou suspeitas, simplificando a conformidade e reduzindo a supervisão manual.
- Digitalização fácil de recibos: Envie despesas em apenas 10 segundos com detalhes de recibo preenchidos automaticamente, como comerciante, valor, IVA e moeda.
- Aprovações instantâneas: Os recursos de aprovação em tempo real permitem que os gerentes revisem e apliquem políticas de despesas em qualquer lugar.
- Reconciliação Automatizada: Combine despesas com transações de cartão de crédito ou elimine totalmente a reconciliação com os cartões de despesas Rydoo.
- Integrações perfeitas: Conecte-se a mais de 35 plataformas, incluindo Microsoft Dynamics 365, SAP, Slack e TravelPerk, para fluxos de trabalho sincronizados.
Preço: 8 euros por usuário por mês (cobrado anualmente) para o plano Essentials, voltado para empresas em crescimento. 10€ por utilizador por mês para o plano Pro, que se destina a expandir empresas. Preços personalizados para clientes grandes e empresariais.
Ao escolher o software de despesas certo, as pequenas empresas do Reino Unido podem economizar tempo, reduzir erros e focar mais no crescimento. Quer você precise de uma simples captura de recibos ou de uma solução abrangente para gerenciamento de orçamentos e viagens, existe uma plataforma adaptada às suas necessidades.
Veja também: Navegando pelas despesas comerciais como uma empresa limitada
