O funcionário médio gasta oito horas e 42 minutos por semana redigindo e-mails – dos quais apenas 42% provavelmente serão lidos na íntegra, de acordo com a pesquisa. Uma pesquisa com 4.000 funcionários de pequenas empresas no Reino Unido descobriu que eles redigem uma média de 99 e-mails por semana, gastando pouco mais de cinco minutos em cada um.
Mas eles estimam que seus e-mails são totalmente lidos e compreendidos pelos destinatários em menos da metade das vezes (42%).
Descobriu-se também que quatro em cada dez não se dão ao trabalho de ler um e-mail com mais de oito frases, o que é considerado “muito longo”.
E os entrevistados excluem ou não leem um e-mail, com base apenas no assunto, em média seis vezes por dia – deixando 31% perdendo algo importante.
O estudo, encomendado por Folgatambém revelou que 27% dos funcionários de pequenas empresas do Reino Unido consideram o e-mail uma forma de comunicação “desatualizada”.
Parte de sua frustração ocorre porque é fácil interpretar mal o tom (55%) ou porque eles perdem e-mails nas pastas “Spam” ou “Lixo eletrônico” (48%).
Outros disseram que sua caixa de entrada fica facilmente entupida com e-mails que não são relevantes para eles (44%) e há uma expectativa de permanecerem “formais” (35%).
Este ponto específico é mais uma luta para as gerações mais jovens, com 45% da Geração Z e 38% dos millennials a sentirem-se assim – em comparação com apenas 28% da Geração X e 22% dos Baby Boomers.
Enquanto isso, os entrevistados mais jovens também eram mais propensos a dizer que os e-mails não valem a pena (30% da Geração Z e 24% dos millennials) em comparação com as gerações mais velhas (17% da Geração X e 12% dos baby boomers).
Deirdre Byrne, chefe do Slack no Reino Unido e Irlanda, disse: “O e-mail é a barata da Internet – ele simplesmente não morre.
“No entanto, quando se trata de comunicação empresarial, a investigação revela que esta tecnologia com 50 anos não é adequada à sua finalidade.
“Os funcionários de pequenas empresas estão perdendo um dia útil a cada semana redigindo e-mails – que muitas vezes não são lidos – em detrimento do trabalho produtivo.
“Cabe aos líderes adotar tecnologia que ajude a agilizar a comunicação e o compartilhamento de conhecimento, acelere o trabalho com IA e automação e que mantenha todos engajados e focados em um trabalho mais significativo e impactante.
“O e-mail pode nunca desaparecer totalmente, mas se conseguirmos ir além da tirania da caixa de entrada, poderemos fazer uma enorme diferença no trabalho hoje.”
O estudo também descobriu que outras pessoas que não digeriram completamente um e-mail deixaram 68% com a sensação de que suas perguntas não foram respondidas e 46% com uma dúvida à qual já responderam.
E quase metade (46%) foi abordada pelo nome errado no início de um e-mail.
Quase seis em cada dez (57%) sentem que a sua empresa depende do e-mail porque é a forma como as coisas sempre foram feitas, além de ser barato (57%) e porque todos parecem usá-lo (47%).
Mas 40 por cento sentem-se atolados no trabalho por causa de tarefas domésticas, como enviar e-mails – sendo a Geração Z mais propensa a sentir-se assim (52 por cento).
Filtrar e-mails irrelevantes (49%), responder a e-mails (35%) e encontrar informações internas necessárias para sua função (23%) também dificultam o sucesso em sua função.
Como resultado, 22% sentem que a sua produtividade seria impactada positivamente se a sua empresa dependesse menos do e-mail.
A investigação, realizada através da OnePoll, revelou que 29 por cento acreditam que as ferramentas de IA aumentarão a sua produtividade – com apenas 10 por cento a acreditar que isso teria um efeito negativo.
A substituição de tarefas manuais e repetitivas foi vista como o principal atrativo para a IA (51%), seguida pelo recebimento de respostas imediatas (41%) e pela liberação de tempo de foco para outras tarefas (41%).
Ali Rayl, vice-presidente sênior de gerenciamento de produtos da Slack, acrescentou: “A estrutura de trabalho hoje é profundamente diferente de como eram os empregos no passado.
“Agora temos plataformas de produtividade e ferramentas específicas para cada trabalho ao nosso alcance, para nos ajudar a aproveitar ao máximo o nosso tempo e talentos.
“Quando integramos o nosso local de trabalho – a forma como comunicamos e as ferramentas que utilizamos para realizar o trabalho, que inclui cada vez mais a IA – promovemos uma ligação mais profunda, uma comunicação mais rápida, maior clareza através do contexto partilhado e, em geral, perdemos menos tempo.
“As informações não podem passar despercebidas quando há um único lugar onde todos na empresa podem ir para encontrar informações.”