Adquirir maus hábitos com a contabilidade da sua empresa é uma espiral descendente que pode custar-lhe tempo e dinheiro, além de tornar desnecessariamente complicado lidar com as finanças da sua empresa. Aqui estão alguns erros comuns de contabilidade e como evitá-los.
#1 – Deixar muito tempo
A contabilidade não é a mais agradável das tarefas de negócios. Sempre há algo mais divertido para fazer, como fazer marketing, construir sua rede de clientes ou até mesmo fazer café. Mas não vai desaparecer, e o HMRC pode multá-lo por não manter registros precisos para o seu negócio. E quanto mais tempo você deixar, mais difícil se torna passar por toda essa papelada.
Reserve uma hora por semana para fazer seus livros, para que você sempre tenha informações precisas e oportunas sobre o lucro e o caixa de sua empresa, e para que a contabilidade nunca se torne uma tarefa muito gigantesca.
>Veja também: Cinco maneiras de limpar seus livros de negócios
#2 – Lixo dentro, lixo fora
Certifique-se de fazer sua contabilidade com precisão, caso contrário você não tem esperança de ter nenhuma informação útil sobre o seu negócio – e também a conta do seu contador será muito maior por causa do esforço extra que eles têm que gastar para desfazer a bagunça.
Você pode achar que tem uma ótima maneira de organizar suas finanças, mas tem certeza de que categoriza todas as suas despesas corretamente? Seu sistema está mais desatualizado e confuso do que precisa? Ou talvez você esteja inserindo suas faturas e contas incorretamente e dando dor de cabeça ao seu contador porque ele precisa organizar os dados para você.
Certifique-se de usar um sistema simples e robusto que facilite a inserção de todos os seus dados com precisão e eficiência, e certifique-se de não fazer nenhuma alteração na maneira como registra seus números mês a mês. Dessa forma, seu contador pode verificar facilmente os números em busca de erros contábeis.
Lembre-se também de que, se sua empresa tiver que cumprir as regras do Making Tax Digital (MTD), você terá que manter seus livros digitalmente e não ter nenhuma redigitação manual de dados, portanto, os livros de caixa manuscritos estarão fora e quaisquer planilhas que você usar devem ser capazes de conversar entre si e com os sistemas do HMRC sem problemas.
#3 – Seja consistente
Se você tiver transações em sua empresa que se repetem regularmente, como uma assinatura mensal, certifique-se de colocá-las na mesma categoria todas as vezes, caso contrário, quando seu contador verificar se você inseriu todos os seus custos e reivindicou o valor máximo permitido para impostos, eles terão que gastar mais tempo procurando os custos que foram para lugares diferentes – o que novamente significa uma conta mais alta para você.
Por exemplo, se você assinar um pacote SaaS de contabilidade, não o classifique Consumíveis de computador em um mês e Assinaturas no próximo. Atenha-se a uma categoria de custo para evitar confusão desnecessária e erros contábeis e facilitar o registro dessa assinatura ao importar seus dados bancários para suas contas.
>Veja também: Navegando nas despesas de negócios como uma empresa limitada
#4 – Complicação excessiva
Pode haver áreas do seu software de contabilidade que não sejam relevantes para o seu negócio; por exemplo, nem toda empresa precisa emitir faturas. Isso é absolutamente bom. Não perca tempo postando entradas desnecessárias.
Outro exemplo poderia ser se você não está tendo tempo para pagar um fornecedor, você não precisa lançar uma fatura em seu sistema de contabilidade. Se você estiver pagando no prego, basta registrar essa transação como um pagamento do banco.
#5 – Muito esforço manual
Você também não precisa lançar todas as transações manualmente.
Faça uso de software de gerenciamento de despesas, como Dext ou o próprio aplicativo móvel do FreeAgent para fotografar suas despesas em movimento e fazer com que elas sejam carregadas automaticamente em suas contas, economizando o incômodo de manter seus recibos.
E por que perder tempo baixando extratos bancários e carregá-los? Verifique se o sistema de contabilidade on-line que você usa tem feeds bancários disponíveis para seu banco, pois isso permitirá que você insira seus dados bancários automaticamente em suas contas.
A contabilidade nunca será a tarefa mais emocionante do seu negócio, mas também não precisa ser a pior.
Emily Coltman FCA é contadora-chefe da empresa de software de contabilidade FreeAgent
Leitura adicional
Cinco impostos para pequenas empresas que você precisa conhecer