De todas as tarefas que acompanham a vida diária do escritório, a gestão de despesas deve ser a mais tediosa.
Não há nada pior do que vasculhar sua carteira depois de um evento de trabalho, apenas para descobrir que você perdeu metade dos recibos da enorme conta que você e sua equipe destruíram.
Depois, há o problema das despesas de processamento. Muitas empresas ainda dependem de sistemas desajeitados e datados que exigem horas de administração e deixam os funcionários sem dinheiro por semanas a fio.
Insira o cartão virtual.
Provedores de cartões virtuais como Airwallex afirmam oferecer uma solução para todos os seus problemas de despesas. Mas eles são tudo o que eles querem ser? Continue a ler para saber mais.
O que são cartões virtuais?
Em primeiro lugar, o que diabos são cartões virtuais?
Bem, eles não são muito diferentes dos cartões de débito e crédito físicos, pois estão vinculados a uma conta central, vêm com um número de cartão e data de validade e podem ser usados para pagar coisas on-line e quando você estiver fora de casa.
A diferença é que esses cartões existem inteiramente no mundo digital. Eles não têm contrapartida física.
Isso significa que eles podem ser criados facilmente – você não precisa esperar dias para que seu novo cartão chegue ao seu escritório – e facilmente cancelados. Isso também os torna mais seguros, pois seus dados são menos propensos a serem roubados ou clonados por fraudadores.
Essa é a premissa básica de um cartão virtual. Mas há muitos recursos adicionais que alguns provedores de cartões virtuais oferecem às empresas que podem ajudá-lo a otimizar seus sistemas de despesas. Aqui estão alguns deles.
Controles de gastos
Se você está no comando de uma grande equipe, a ideia de dar a todos acesso às finanças da sua empresa pode ser assustadora.
Muitas vezes, as empresas optam por emitir cartões apenas para membros da equipe sênior. Mas ter apenas um ou dois cartões de empresa pode ser um pesadelo logístico, principalmente para equipes remotas.
Também pode significar que os membros da equipe júnior pagam as despesas comerciais do próprio bolso e esperam semanas para serem reembolsados. Não é uma experiência de funcionário ideal.
Cartões virtuais resolvem esse problema. Você pode emitir cartões para todos os seus funcionários e definir limites de gastos mensais, semanais ou diários para cada cartão.
Alguns provedores também permitem que você estabeleça limites com os quais os funcionários dos comerciantes podem gastar, congele cartões em um toque e acompanhe quem está gastando o quê em tempo real a partir de uma única plataforma.
Reconciliação mais suave
Há duas maneiras pelas quais os cartões de visita virtuais podem ajudar na reconciliação.
Em primeiro lugar, você pode criar novos cartões para despesas específicas. Por exemplo, você pode criar um cartão apenas para gastos com publicidade on-line ou para um evento específico ou campanha de marketing. Você saberá então que qualquer gasto nesse cartão está relacionado a essa despesa, evento ou campanha específica.
Em segundo lugar, os provedores de cartões virtuais modernos têm aplicativos que permitem que os usuários carreguem instantaneamente recibos para aprovação e adicionem categorias para cada despesa.
Imagine que seu funcionário está comprando cafés em uma reunião com o cliente. Eles pagam com seu cartão de visita virtual, carregam o recibo para aprovação e categorizam a despesa como ‘entretenimento do cliente’, tudo isso enquanto esperam que o barista termine seu latte art.
Provedores sofisticados também sincronizam com seu software de contabilidade, para que as categorias de despesas sejam automaticamente inseridas em suas contas. Isso facilita a vida da sua equipe financeira e significa que você não precisa mais vasculhar extratos bancários tentando lembrar para que serve cada despesa.
Proteção contra fraudes
Os cartões virtuais são muito mais seguros do que os cartões físicos.
Para começar, é quase impossível para os ladrões clonarem um cartão virtual. Mas além disso, você pode criar cartões que expiram instantaneamente.
Digamos que você esteja fazendo um grande pagamento a um fornecedor e esteja preocupado com a fraude do cartão. Você pode criar um cartão especificamente para esse pagamento e configurá-lo para expirar assim que o pagamento for processado com sucesso.
Como é tão fácil criar e cancelar cartões virtuais, não importa quantos você use. Ao configurar os cartões para expirar quando quiser, você pode garantir que seus fundos estejam sempre protegidos.
Gastos sem fronteiras
Nem todas as empresas de cartões virtuais oferecem esse recurso, mas definitivamente vale a pena pesquisar.
A maioria das empresas do Reino Unido pode esperar pagar algumas despesas comerciais em moeda estrangeira. Seja para assinaturas SaaS, fornecedores internacionais ou despesas diárias enquanto viaja para o exterior.
A Airwallex é um exemplo de provedor de cartão virtual que permite gastar em várias moedas sem pagar altas taxas.
Ao se inscrever no Airwallex, você receberá uma conta comercial global, na qual poderá coletar e manter várias moedas. Você pode usar seu cartão virtual Airwallex para gastar esses fundos sem taxas de transação. Se você não tiver a moeda correta em sua conta, poderá converter fundos a uma taxa de apenas 0,5 a 1%, significativamente mais barata do que os bancos de rua.
As empresas podem cortar milhares de libras em taxas de câmbio usando essa solução alternativa.
Funcionários felizes
Um benefício intangível, mas não insignificante, dos cartões virtuais é que eles fazem os funcionários se sentirem capacitados.
Em vez de recorrer ao CFO sempre que quiserem pagar uma pequena despesa comercial, seus funcionários podem usar seu próprio cartão.
Os cartões virtuais fazem com que os membros da equipe se sintam confiáveis por seus negócios. Eles garantem que ninguém fique de fora e nunca haja discussões embaraçosas sobre reembolso.
Nem todos os cartões virtuais são criados iguais
A maioria dos bancos agora oferece cartões virtuais. No entanto, embora esses cartões venham com benefícios básicos, como proteção contra fraudes e controles de gastos, eles não necessariamente vêm com todos os recursos de gerenciamento de despesas que algumas FinTechs oferecem.
Os bancos também tendem a cobrar taxas mais altas por cartão emitido, dando a você menos liberdade para criar e cancelar novos cartões. E você pode esperar que sejam cobradas as taxas bancárias usuais ao pagar em moeda estrangeira.
Você deve usar cartões virtuais em seu negócio?
Há muitos benefícios em usar cartões de visita virtuais e não há muitas desvantagens.
Se você tem uma equipe grande ou pequena, eles oferecem uma maneira fácil de gerenciar gastos, remover gargalos e reduzir a administração. Eles também fornecem uma melhor supervisão dos gastos diários de sua empresa e maior responsabilidade quando se trata de despesas individuais de funcionários.
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