Parece que a cada ano que passa o fisco fica mais poderoso. Dado o estado precário das finanças do governo do Reino Unido, isso talvez não seja surpresa. A dívida nacional do Reino Unido está atualmente em £ 2,6 trilhões e temos um déficit anual de £ 328 bilhões.
À luz disso, o Tesouro precisa de cada centavo de receita tributária que puder reunir, e a responsabilidade recai sobre o HMRC para coletá-la. Uma das maneiras de fazer isso é identificar áreas onde percebem que a arrecadação de impostos não é tão alta quanto poderia ser ou onde está sendo perdida.
Em seguida, eles usam equipes internas para realizar investigações aprofundadas, em indivíduos e empresas, a fim de recuperar qualquer imposto que possa ter sido evitado ou evadido.
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A pandemia apenas aumentou esse problema de lacuna fiscal, com o HMRC procurando extrair o máximo possível das investigações para compensar toda a receita perdida devido à interrupção do Covid-19.
‘As investigações fiscais custam às pequenas empresas uma média de £ 18.400 cada’
A receita tributária gerada por investigações em indivíduos e pequenas empresas aumentou para uma média de £ 18.400 por investigação, acima dos £ 17.500 do ano passado.
Além disso, as pequenas empresas podem ser visadas porque não dispõem de recursos especializados internos para lidar com uma investigação de forma eficaz.
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Uma das áreas que as PMEs precisam estar atentas é uma possível revisão de sua folha de pagamento para verificar se ela está sendo executada de acordo com as regras e regulamentos do Guia Adicional do Empregador para PAYE e NICs publicado pelo HMRC.
Neste artigo, abordarei o que provavelmente será verificado em uma auditoria de conformidade PAYE e a melhor forma de se proteger do fiscal.
Por que a folha de pagamento provavelmente cairá sob o olhar do fiscal
PAYE (pay-as-you-earn) é o sistema no Reino Unido que o HMRC usa para coletar imposto de renda e contribuições para o seguro nacional dos funcionários da organização à medida que ganham seus salários. Você, o empregador, deduz tudo isso dos salários de seus funcionários e depois envia para o HMRC mensalmente ou trimestralmente.
Operar uma folha de pagamento tornou-se, ao longo dos anos, cada vez mais complexo com a adição de requisitos legislativos, como relatórios de RTI e inscrição automática de pensão. Essa maior complexidade significa que, a menos que você saiba exatamente o que está fazendo, pode não ter certeza se está em conformidade com todas as suas obrigações PAYE.
O HMRC está muito ciente disso entre as PMEs e, portanto, realiza uma auditoria PAYE para avaliar o nível de conformidade da folha de pagamento. Nos casos em que descobrir problemas, o HMRC calculará o imposto e o NI perdidos nos últimos seis anos. No entanto, essa não é uma regra rígida e rápida, pode ser estendida com penalidades aplicadas a critério do HMRC.
O que o HMRC verificará?
Representantes do HMRC realizarão verificações nas seguintes áreas principais:
- Uso correto dos códigos de imposto dos funcionários
- Folhas de trabalho para deduções PAYE
- Onde PAYE não foi usado, evidência de pagamentos em dinheiro
- Administração correta para novos funcionários e desligamentos
- Reconciliação dos registros com o Final Full Payment Submission (FPS) e/ou Employer Payment Summary (EPS) para o ano fiscal
- Conformidade com todos os regulamentos da NIC
- Conformidade com o salário mínimo nacional
- Direito ao trabalho e verificações de identidade mantidas
- Benefícios concedidos aos funcionários, em linha com regras triviais de benefícios
- Pagamentos de despesas e sua divulgação
- Utilização de freelancers e subcontratados em relação às regras fiscais do IR35
PAYE áreas onde é provável que surjam inconsistências
Com as auditorias PAYE sendo bem estruturadas quanto ao que os agentes do HMRC estarão procurando, é possível antecipar o que pode causar problemas. Isso não apenas ajuda a identificar áreas de preocupação no curto prazo, mas também garante que você possa planejar e mitigar quaisquer problemas que ocorram, em primeiro lugar, estando ciente dos processos necessários para garantir que tudo permaneça acima dos limites.
As áreas onde os problemas podem surgir incluem:
- Pagamentos a pessoas suspeitas de ‘autônomos’
- Despesas de montante fixo
- Aquisição de gasolina para uso privado
- Pagamentos aos cônjuges para viagens e estadia
- Pagamentos brutos a funcionários casuais
- Recompensas da equipe
- Viajar para o trabalho de casa e de casa para o trabalho
- Viagens não relacionadas a atividades comerciais, como passeios sociais e feiras comerciais
- O uso de uma casa como escritório para fins de despesas
- O sistema de benefícios triviais
- Gastos médicos
- Entretenimento
- Telefone de casa
- Assinaturas do clube
- Despesas relacionadas ao almoço
- Roupas
- Alojamento
- Onde bens e serviços foram fornecidos gratuitamente/abaixo do valor de mercado
- Trabalho realizado na casa de um funcionário
O que você deve fazer se for selecionado para uma auditoria PAYE?
Dadas todas as coisas diferentes que o HMRC está revisando e procurando, não é incomum que inconsistências sejam descobertas. Para se proteger contra isso, pode ser aconselhável pedir aos seus consultores que conduzam uma revisão dos dados salariais e salariais de seus funcionários. Eles podem então identificar quaisquer discrepâncias potenciais de PAYE e NI antes de uma visita.
No caso de o fiscal já ter realizado suas verificações, seria aconselhável procurar aconselhamento profissional para ajudá-lo a negociar qualquer possível acordo com o HMRC.
O que lembrar em uma auditoria PAYE?
Em geral, uma auditoria PAYE não deve induzir à noite sem dormir. Muitas vezes, as inconsistências descobertas pelo HMRC são simples erros contábeis que podem acontecer em empresas menores que não possuem grandes departamentos financeiros.
É por isso que é importante trabalhar com um consultor profissional confiável para evitar anomalias e inconsistências em seus relatórios financeiros. Isso não apenas tira a pressão da possibilidade de uma auditoria PAYE, mas também facilita os pagamentos de impostos no final do ano e a previsão do orçamento.
Ercan Demiralay é sócio de escritório de contabilidade Wellers
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