Aqui está o que você precisa saber sobre notas para reuniões disciplinares ou outras reuniões formais de funcionários.
Tomando minutos
A ata de uma reunião formal com um funcionário pode constituir evidência importante tanto nos procedimentos internos de sua empresa quanto em quaisquer reclamações judiciais subsequentes. Seja uma reunião disciplinar, de capacitação, ausência ou reclamação, a ata deve ser detalhada e precisa e, se possível, acordada por você e pelo funcionário.
Você também deve considerar a posição da sua empresa em relação à gravação eletrônica e aos funcionários gravarem secretamente as reuniões. É melhor expor sua posição sobre isso claramente por escrito, geralmente no manual do pessoal da sua empresa.
Provisões para anotações ou minutos
Se você estiver realizando qualquer tipo de reunião formal com um funcionário, deve ter um anotador presente, pois pode ser difícil para o presidente dirigir a reunião e também fazer a ata. O anotador deve ser outro funcionário e, de preferência, alguém que não esteja envolvido com o funcionário ou com qualquer circunstância que deu origem à reunião. O anotador não deve participar ativamente da reunião e agirá apenas como um escriba para garantir que tudo discutido seja documentado com precisão.
É uma boa prática notificar os funcionários em sua carta de convite para a reunião que um anotador estará presente e identificá-los pelo nome.
Os funcionários e todos os acompanhantes da reunião também têm o direito de fazer suas próprias anotações.
Documentando a reunião
Para garantir que os pontos mais importantes discutidos na reunião sejam registrados com precisão, o presidente da reunião deve lembrar o funcionário de falar devagar e com clareza para garantir que todos os seus pontos possam ser ouvidos e documentados com precisão pelo anotador da ata.
Embora não seja razoável insistir que o anotador faça um relato literal da reunião, eles devem se esforçar para capturar os pontos principais e anotar quem disse o quê. Se o funcionário ou o presidente da reunião quiser que um ponto específico seja citado, eles podem pedir ao anotador que faça um relato literal de certas palavras ou frases durante o curso da reunião.
Agora é prática comum gastar minutos em um PC ou laptop, em vez de escrever à mão. Isso permitirá que a reunião flua com mais naturalidade.
Combinando as notas ou minutos
Após aprovação do presidente, a ata deve ser distribuída ao funcionário o mais rápido possível. O empregador pode pedir ao empregado que assine uma cópia da ata para confirmar que reflete com exatidão os tópicos discutidos ou, alternativamente, pode afirmar que, a menos que o funcionário levante qualquer objeção, a ata será considerada aprovada. Embora o último tenha menos valor probatório do que o primeiro, tem a vantagem de manter o empregador no controle do processo.
Se o funcionário não aceitar que partes da ata são um reflexo preciso das discussões, ele deve ser solicitado a alterar e devolver ou fornecer sua própria ata da reunião. Se a questão for encaminhada para o tribunal do trabalho, ambas as versões podem ser remetidas e a que não for acordada pode ser destacada para o juiz.
É importante para o empregador que o processo não se prenda a discussões minuciosas ao longo dos minutos.
Gravação Eletrônica
Isso pode ser gravação de áudio ou vídeo. Sua empresa deve considerar sua posição em relação à gravação eletrônica de áudio. Alguns empregadores optam por fazer gravações eletrônicas de reuniões e audiências para obter transcrições literais do que foi dito.
O consentimento deve ser obtido de todas as partes. Existem implicações práticas em gravar reuniões porque, em geral, as pessoas não falam frases fluentes ou estruturadas e, portanto, transcrever gravações pode muitas vezes resultar em dificuldades para contextualizar o que foi dito. Também pode deixar as pessoas desconfortáveis em saber que estão sendo gravadas. Por outro lado, a gravação de reuniões pode evidenciar o tom e a entonação das pessoas, o que pode ajudar mais tarde no tribunal; por exemplo, se um funcionário se tornar particularmente agressivo durante uma reunião disciplinar sobre sua conduta.
Gravações secretas
Houve muitos casos recentes de tribunais em que funcionários gravaram secretamente reuniões no trabalho com seus telefones celulares ou outros dispositivos eletrônicos. Os Tribunais de Emprego geralmente permitem que tais gravações sejam admissíveis como prova. Isso depende das circunstâncias. Gravar secretamente uma reunião com a intenção de prender um gerente pode constituir má conduta, enquanto um funcionário gravar secretamente uma reunião porque se sentiu confuso e vulnerável tem mais probabilidade de ser permitido.
Resumo
Sua empresa deve garantir que suas políticas em relação à documentação de reuniões, seja por minuto ou gravação, sejam claramente declaradas por escrito. Ao convidar funcionários para reuniões ou audiências formais, os empregadores devem destacar quaisquer consequências que possam surgir se um funcionário violar essas políticas.
Alan Finley é consultor da DMH Stallard.
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