Originalmente escrito por Alice Feilden no Small Business
A contabilidade de pequenas empresas pode ser assustadora. Mas, este guia prático ajudará a obter a contabilidade da sua pequena empresa desde o início.
Etapa um: saber o que é necessário
É importante manter registros financeiros desde o início de um negócio, não importa quão incidentais sejam as despesas ou quão rudimentar seja o sistema. As empresas sediadas no Reino Unido devem estar listadas na Companies House e as empresas devem ser registradas no HMRC. Certifique-se de organizar também um sistema de manutenção de registros financeiros, o que é legalmente exigido, e de abrir uma conta bancária comercial. Isso permitirá que sua empresa contraia um empréstimo, use um cartão de crédito empresarial e receba pagamentos com cartão e online de clientes.
Etapa dois: entender a escrituração e a contabilidade
A escrituração contábil de pequenas empresas e a contabilidade de pequenas empresas costumam ser confundidas ou significam a mesma coisa. Mas eles não são! A contabilidade é o processo de registrar e relatar as finanças da empresa e atua como uma parte pequena, mas crucial, da contabilidade empresarial básica.
Por extensão, contabilidade é o processo de análise e exame de informações financeiras para criar uma estratégia de negócios, estabelecer previsões e tomar decisões.
Como uma pequena empresa, vale a pena primeiro entender os fundamentos de uma contabilidade coerente, pois há uma obrigação legal de registrar dados financeiros. Você sempre pode expandir para a contabilidade quando você e sua empresa estiverem prontos.
Etapa três: Escolha de um sistema
No passado, as empresas geriam um livro-razão geral, um livro físico cheio de registros financeiros escritos. Este é talvez o registro contábil mais importante para uma pequena empresa. Hoje em dia, a maioria usa software de computador para manter seus livros-razão e registrar entradas, despesas e contas gerais.
Existem três métodos básicos de contabilidade para pequenas empresas. Muitos optam pelo mais simples e escolhem um software de planilha, como o Microsoft Excel ou o Google Sheets, para controlar as finanças. Antes de escolher, é útil saber se você usará um sistema de contabilidade de entrada única ou dupla.
O software de planilhas geralmente é barato e simples – muitos proprietários de pequenas empresas descobrirão que já fizeram o download do Excel em seus computadores. Mas, infelizmente, todos nós ouvimos as histórias de pesadelos e planilhas do Excel que têm suas desvantagens. Notoriamente, o JP Morgan perdeu mais de US $ 2 bilhões graças a um problema de planilha, agravado como um único erro que alimentou outros cálculos.
Outra opção para manutenção de pequenas empresas é o software de contabilidade de desktop, um programa externo baixado. Exemplos desse tipo de software incluem QuickBooks Desktop e Sage 50cloud, um sistema de contabilidade de desktop que pode ser usado para compartilhar dados com aplicativos de produtividade usando a nuvem.
O software de desktop pode ajudar a mitigar algumas das falhas inerentes às planilhas. As vantagens desse tipo de contabilidade para pequenas empresas incluem a capacidade de fazer previsões e reduzir o tempo gasto manualmente
entrada de dados e maior suporte e segurança dos fornecedores. Os proprietários de pequenas empresas, no entanto, podem ser desencorajados pelo preço mais alto de entrada, pela necessidade de atualizar o software e pelas dificuldades em compartilhar dados.
A opção mais avançada das três é a contabilidade em nuvem, que usa software de contabilidade baseado em nuvem. Exemplos de software de contabilidade em nuvem incluem var appWikiRequestUrl = “https://appwiki.nl”;
QuickBooks Online, Zoho Books e Wave. Este método significa que você não precisa instalar software em seu dispositivo e pode acessar contas de qualquer lugar do mundo, desde que tenha uma conexão com a Internet. Você nem precisa de um computador – um telefone ou tablet é suficiente.
Reserve um tempo para fazer compras e dar uma olhada nos softwares disponíveis no mercado. Alguns dos recursos básicos de contabilidade mais úteis para pequenas empresas incluem automação que economiza tempo, que pode ser configurada para ajudar a economizar tempo no faturamento e no manuseio de contas. Este artigo discute alguns dos melhores softwares de contabilidade disponíveis para pequenas empresas.
O software também pode ajudar na preparação de impostos. Os programas oferecem cálculos automáticos, relatórios e vários recursos de taxa de imposto. Esqueça a dor de cabeça do dia de pagamento: também estão disponíveis no mercado serviços de folha de pagamento e processamento de pagamentos que podem facilitar a remuneração dos funcionários.
Cada sistema tem prós e contras individuais e vale a pena gastar tempo tentando descobrir o que pode funcionar melhor para uma empresa individual. Alternativamente, algumas pequenas empresas optam por renunciar a todas as obrigações financeiras e terceirizar, empregando um guarda-livros externo ou contador.
var appWikiRequestUrl = “https://appwiki.nl”;
Etapa quatro: primeiros passos
Depois de escolher um sistema de contabilidade e se estabelecer nele, é importante começar a registrar as finanças para obter uma imagem precisa do que está acontecendo sob o capô de sua empresa. Nesse estágio, as pequenas empresas devem se certificar de que estão registrando as transações corretamente e na conta certa. Saldos de contas incompatíveis significam que as empresas não serão capazes de equilibrar ou fechar seus livros a cada trimestre – zerando receitas e despesas e inserindo lucros ou perdas líquidas no balanço patrimonial – ou tomar decisões financeiras informadas.
As pequenas empresas também podem aproveitar a oportunidade de investigar suas finanças para gerenciar a tributação, configurar a folha de pagamento e calcular as margens brutas.
Com os livros equilibrados, você pode começar a usar as contas para gerar relatórios financeiros. Muitos acharão útil criar um balanço – um documento que resume os ativos, passivos e patrimônios de uma empresa. O balanço patrimonial mostra a saúde atual de uma empresa e pode indicar coisas como se um negócio pode se expandir ou se deve se concentrar em cortar custos.
Da mesma forma, uma declaração trimestral de lucros e perdas pode ser um recurso útil para a contabilidade de pequenas empresas. Este documento divide receitas, custos e despesas ao longo de um período de tempo estabelecido. Uma declaração de lucros e perdas também pode ser usada para comparar vendas e despesas e fazer previsões.
As declarações de fluxo de caixa são uma parte obrigatória dos relatórios financeiros de uma empresa. Eles são semelhantes às declarações de lucros e perdas, mas não incluem itens que não sejam de caixa. Os demonstrativos de fluxo de caixa ajudam a mostrar onde as empresas estão ganhando e gastando dinheiro, bem como a viabilidade imediata e sua capacidade de pagar as contas.
Conforme você cresce, você vai querer reavaliar continuamente o método de contabilidade escolhido. Embora uma empresa seja pequena, pode fazer sentido começar com uma planilha Excel simples, mas como a empresa
expande você pode querer pensar sobre um novo sistema de contabilidade. Eventualmente, talvez, você possa crescer o suficiente para contratar um contador interno.
Etapa cinco: a lição
Seja qual for o sistema de contabilidade e escrituração de pequenas empresas que você escolher, entender o básico o ajudará a entender sua empresa, tomar decisões de negócios inteligentes e gerenciar melhor as finanças. Comece o trabalho o quanto antes e economize tempo, dinheiro e dores de cabeça configurando um sistema escalável e coerente desde o início – você sempre ficará satisfeito por ter feito isso.
Noções básicas de contabilidade para pequenas empresas: dicas e ferramentas para iniciantes