ATUALIZADA: A inscrição automática de pensões (AE) foi introduzida pelo Governo para ajudar os empregados a poupar de forma fiscalmente eficiente para a sua reforma com a ajuda do seu empregador e para reduzir a sua dependência da Pensão do Estado. De acordo com a legislação AE, os empregadores têm a obrigação legal de inscrever automaticamente os funcionários elegíveis em um plano de pensão no local de trabalho e pagar contribuições.
As questões que as empresas mais precisam considerar são:
1. Quando começam as minhas obrigações de inscrição automática nas pensões e o que devo fazer?
2. Qual dos meus funcionários preciso inscrever automaticamente?
3. Que contribuições devo pagar?
4. E se o empregado não quiser aderir ao regime de pensões?
5. Qual é a posição fiscal sobre as contribuições previdenciárias?
6. Que provedor de pensões devo escolher para o meu regime de pensões?
7. Depois de configurar um plano de pensão e começar a avaliar e inscrever automaticamente os funcionários, não há mais nada a fazer, certo?
Quando começam as minhas obrigações de inscrição automática nas pensões e o que devo fazer?
Se a sua empresa já existia antes de 1º de outubro de 2017, você teria recebido uma ‘data de preparação’ do The Pensions Regulator. A data de preparação é o ponto em que você precisaria começar a avaliar seus funcionários e inscrever automaticamente funcionários qualificados em um plano de pensão no local de trabalho.
Para as empresas que começaram a partir de 1º de outubro de 2017, suas obrigações de inscrição automática de aposentadoria começam no dia em que você contrata seu primeiro funcionário. Isso é conhecido como sua ‘data de início de deveres’.
As regras de AE podem ser complexas, mas, em resumo, as empresas devem:
- Ter um regime de pensões
- Avalie regularmente sua força de trabalho para determinar sua elegibilidade para inscrição automática
- Inscrever automaticamente todos os funcionários elegíveis em um plano de pensão e pagar contribuições
- Comunique-se com os funcionários
- Reinscrever funcionários que optaram por sair a cada três anos (conhecido como reinscrição trienal)
- Mantenha registros adequados
- Preencher uma declaração de conformidade com o Regulador de Pensões
Quais dos meus funcionários preciso inscrever automaticamente?
Existem três tipos de trabalhadores para efeitos de inscrição automática de pensões, que são os seguintes:
Titular de emprego elegível – também conhecido como trabalhador tipo 1 – Qualquer funcionário com idade entre 22 anos e a idade de aposentadoria do Estado e que ganhe mais de £ 10.000 por ano deve ser inscrito automaticamente em um plano de pensão. Você tem a obrigação legal de pagar pelo menos um nível mínimo de contribuições (detalhado na próxima seção).
Titular de emprego não elegível – também conhecido como trabalhador tipo 2 – Qualquer funcionário que ganhe mais de £ 6.240 até £ 10.000 por ano, ou qualquer funcionário que ganhe mais de £ 10.000 por ano e tenha menos de 22 anos ou mais do que a idade de aposentadoria do estado, não precisa ser inscrito automaticamente. No entanto, eles têm o direito de aderir ao seu regime de pensões e, se optarem por fazê-lo, você deve pagar pelo menos o nível mínimo de contribuições, como faria para um titular de emprego elegível.
Trabalhador qualificado – também conhecido como trabalhador tipo 2 – Qualquer funcionário que ganhe menos de £ 6.240 por ano, independentemente da idade. Eles não precisam ser inscritos automaticamente e também têm o direito de optar pelo regime de pensão, se assim o desejarem. No entanto, se eles optarem por participar, não há nenhuma exigência legal para você, como empresa, pagar quaisquer contribuições de pensão.
Independentemente da categoria em que se enquadrem, todos os colaboradores devem receber comunicações escritas que definam os seus direitos ao abrigo da inscrição automática.
>Veja também: O guia de RH para pequenas empresas
Que contribuições devo pagar?
O nível das contribuições dependerá de como você calcula o pagamento de pensão. O requisito mínimo é que as contribuições sejam pagas sobre os ganhos de um funcionário entre £ 6.240 e £ 50.270 no ano fiscal de 2023/24 (conhecido como ganhos qualificados). Os níveis atuais nesta base são definidos abaixo.
Contribuição mínima do empregador | Contribuição do empregado | Contribuição mínima total |
3% | 5% | 8% |
Se você calcular as contribuições de pensão em uma base diferente (por exemplo, se elas forem baseadas no salário básico), os requisitos mínimos de contribuição serão diferentes. Desde que você esteja pagando pelo menos o nível mínimo de contribuições, você tem flexibilidade nos níveis de contribuição. Por exemplo, alguns empregadores optam por pagar mais do que a contribuição mínima do empregador, o que, por sua vez, pode reduzir a contribuição mínima que o empregado deve pagar. No entanto, você terá que fornecer um certificado confirmando a base de suas contribuições para o regime e que elas atendem aos níveis mínimos. Este certificado deverá ser renovado a cada 18 meses.
E se um funcionário não quiser aderir ao regime de pensões?
Os funcionários têm o direito de desistir dentro de 30 dias após a inscrição automática e, se o fizerem dentro desse prazo, têm direito a receber o reembolso de quaisquer contribuições pagas durante esse período. Os funcionários podem interromper as contribuições a qualquer momento após esse ponto, mas não terão direito ao reembolso de contribuições anteriores. Os funcionários também devem deixar claro que, se optarem por sair, isso afetará o pagamento que receberão na aposentadoria.
Os funcionários só podem optar por sair depois de terem sido inscritos automaticamente. Se você tiver um novo funcionário avisando que não deseja ingressar no plano de pensão, ele ainda deverá ser inscrito automaticamente e poderá optar por sair após esse ponto.
Os empregadores não estão autorizados a encorajar os empregados a optar por sair do regime de pensões e existem sanções financeiras significativas para as empresas que o tenham feito.
Qual é a posição do imposto sobre contribuições de inscrição automática de pensões?
As contribuições de pensão do empregador são uma despesa permitida e, portanto, podem ser compensadas com os lucros para fins de imposto sobre as sociedades.
As contribuições de pensão dos funcionários qualificam-se para isenção fiscal e a maneira pela qual a isenção fiscal é concedida dependerá do tipo de acordo oferecido pelo provedor de pensão. Em resumo, existem dois arranjos:
Acordo de pagamento líquido: as contribuições são deduzidas do pagamento bruto, portanto, os indivíduos recebem automaticamente seu benefício fiscal total antecipadamente.
Arranjo de isenção na fonte: as contribuições são deduzidas do salário líquido, com o provedor de pensão adicionando automaticamente uma isenção fiscal de 20 por cento à contribuição para a pensão. Os contribuintes com taxas mais altas precisariam reivindicar qualquer isenção fiscal adicional do HMRC.
Qual provedor de pensões devo escolher para o meu plano de inscrição automática de pensões?
Há uma série de provedores de pensões que oferecem esquemas de pensões no local de trabalho que são adequados para inscrição automática. Há uma série de fatores a serem considerados ao escolher um provedor de pensão. Esses incluem:
Cobranças – As cobranças afetarão o valor dos fundos de pensão de seu funcionário, por isso é importante que você considere a estrutura de cobrança operada por seu provedor. Todos os provedores cobrarão uma taxa anual que geralmente é expressa como uma porcentagem do valor da pensão do indivíduo (geralmente chamada de taxa anual de administração). Esta taxa é paga pelos membros individuais e é deduzida pelo provedor de pensão. Além disso, alguns provedores também cobrarão dos empregadores uma taxa inicial ou contínua para operar o plano de pensão.
Ao considerar as cobranças, você deve levar em consideração o suporte e a gama de serviços que recebe. O mais barato não é necessariamente o melhor.
Serviço – O provedor de pensões escolhido será capaz de fornecer um bom nível de serviço, tanto para você como empregador quanto para seus funcionários? A má administração pode levar a reclamações de funcionários e trabalho adicional para você, pois você gasta tempo resolvendo problemas com o provedor.
opções de investimento – Todas as contribuições previdenciárias são investidas em um fundo de investimento padrão, a menos que um indivíduo opte por selecionar seus próprios fundos na faixa oferecida pelo provedor de pensão. Você deve perguntar ao seu provedor qual é o objetivo da opção de investimento padrão.
Suporte de comunicações – Você é obrigado a emitir comunicações aos funcionários com relação à inscrição automática. Na maioria dos casos, essas comunicações tendem a ser emitidas pelo provedor de pensões; no entanto, você deve se certificar de que seu provedor de pensões pode e fará isso. Mesmo quando o provedor emite as comunicações, é sua responsabilidade como empregador garantir que as comunicações sejam enviadas, contenham a redação necessária e sejam emitidas dentro dos prazos exigidos.
Depois de configurar um plano de pensão e começar a avaliar e inscrever automaticamente os funcionários, não há mais nada a fazer, certo?
Errado! A inscrição automática é um processo contínuo, por isso é importante que você considere isso em seus processos comerciais regulares.
Você deve revisar seu provedor de pensão regularmente para garantir que ele continue atendendo às suas necessidades e às de seus funcionários. Você pode mudar de provedor de pensão, se desejar. Isso deve ser concluído como parte de uma revisão anual de governança que também garantirá que seus processos e registros de inscrição automática continuem em conformidade de forma contínua.
O registro automático pode ser complexo. Felizmente, existem muitos lugares onde você pode obter suporte. O site do Regulador de Pensões contém informações úteis sobre inscrição automática e seu provedor de folha de pagamento, se você usar um, deve ser bem versado em inscrição automática. Os consultores de benefícios para funcionários podem fornecer aconselhamento e suporte contínuos com relação à inscrição automática e ajudá-lo a escolher e revisar seu provedor de pensão.
Por fim, lembre-se de que, embora os empregadores tenham certas obrigações de inscrição automática, se você estiver focado em fazer isso corretamente, poderá usar seu plano de pensão no local de trabalho como uma ferramenta valiosa para ajudar a recrutar e reter os melhores funcionários para sua empresa.
James Brown é consultor de benefícios para funcionários da IFAs Chase de Vere.
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