É um truísmo nos negócios que você deve gastar dinheiro para ganhar dinheiro. Dependendo do seu setor e estrutura, isso pode significar investir em TI e software, pessoas, instalações, máquinas, escritórios, equipamentos e muito mais.
Uma característica essencial de qualquer empresário, então, é equilibrar essas despesas com o dinheiro que entra e, idealmente, terminar com um lucro razoável. Nem é preciso dizer que o fracasso nessa área significa problemas até mesmo para os proprietários de negócios mais resilientes.
O problema de gastos excessivos
Chris Bourdeu, CFO da empresa de atendimento de comércio eletrônico byrd, diz que as pequenas empresas devem estar cientes dos gastos, mesmo quando a situação está boa. É fácil desembolsar mais do que o necessário durante os períodos de rápido crescimento quando você está focado em fazer vendas, sem contar os centavos.
“Particularmente nas fases de crescimento, os custos podem ficar fora de controle à medida que os empresários aumentam os gastos para aproveitar as oportunidades de crescimento de alto potencial”, argumenta.
“Com a infraestrutura financeira e contábil muitas vezes ainda não implementada, a gestão tem que fazer chamadas de gastos com base na intuição, em vez de processos de tomada de decisão baseados em ROI claros, muitas vezes permitindo que suas despesas saiam do controle.”
Gastos excessivos podem ocorrer em compras pontuais, por exemplo, por não conseguir encontrar o melhor negócio em um item de dispêndio de capital ou sofrer taxas surpresa, mas de acordo com Bourdeu, despesas como essas normalmente não são o maior fator de risco para empresas em crescimento.
“O compromisso com despesas recorrentes de longo prazo é o que as empresas de alto crescimento com produtos inovadores devem ser mais cautelosas. Locações, contratações permanentes e assinaturas são exemplos típicos de despesas que devem alertar qualquer empresário ”.
Um bom exemplo de onde o dinheiro pode escapar é no departamento de marketing, diz Asif Ahmed, autor de The Finance Playbook for Entrepreneurs, Chartered Accountant e consultor de empresas de alto crescimento.
Isso ocorre porque é uma área de negócios em que é particularmente difícil calcular o benefício direto – ou retorno sobre o investimento (ROI) – de qualquer campanha de marketing individual, porque as empresas tendem a realizar várias ao mesmo tempo.
“Nem sempre é possível entender diretamente que parte de seus gastos está realmente funcionando, então não há uma maneira fácil de economizar”, explica ele. “As equipes de gestão muitas vezes são forçadas a gastar mais do que gostariam para garantir que não percam o que está funcionando.”
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Cuidando de seus centavos
Para controlar os gastos, é importante ter uma boa imagem de suas saídas para que você possa avaliar a economia potencial. De seu fornecedor de água a contratantes de mídia social, faça uma lista de despesas significativas e veja se há algum fruto mais baixo.
“Reveja regularmente o que a empresa está gastando e onde”, aconselha Ahmed. “Pode-se economizar? Existem soluções alternativas? As opções de aquisição geralmente são limitadas para pequenas empresas, mas vale a pena verificar se você está recebendo exatamente o que pagou.
“Negociar as condições mais favoráveis com os fornecedores; até mesmo conseguir condições de crédito de 30 dias pode ser extremamente benéfico, em vez de ter que pagar imediatamente pelas mercadorias, com um longo atraso na recuperação desse investimento. ”
Como uma pequena empresa, muitas dessas decisões de gastos serão feitas por instinto, mas conforme você cresce, há mais oportunidades de coletar dados e fazer escolhas quantitativas e informadas sobre onde o dinheiro é investido.
“Ter uma visão clara das categorias de gastos mensais é um pré-requisito óbvio, portanto, implementar e configurar adequadamente os sistemas financeiros – começando com sua interface bancária – enquanto mantém as coisas simples e automatizadas, é fundamental”, diz Bourdeu. Investir em tecnologia inteligente é outra maneira de reunir mais dados e tomar melhores decisões. O uso de energia, por exemplo, é uma área onde as empresas podem mudar facilmente para um sistema mais claro.
Robert Cheesewright, Diretor de Assuntos Corporativos da Smart Energy GB, diz que muitas pequenas empresas veem o consumo de energia como “um custo que só pode ser estimado”. Mas os medidores inteligentes podem rastrear o uso de energia quase em tempo real, o que significa que você não precisa mais fazer estimativas, além de receber contas precisas que dão clareza sobre seus gastos.
Para empresas de alto crescimento, assegure-se de que as ferramentas e serviços que você compra continuem com boa relação custo-benefício e úteis à medida que suas necessidades se diversificam. A inovação traz incerteza, diz Bourdeu, portanto, antes de se comprometer com despesas recorrentes, certifique-se de que os fluxos de receita associados a elas também sejam recorrentes.
“Antes que um novo fluxo de receita seja garantido, em outras palavras, quando você ainda está em uma fase de teste ou teste, você desejará alocar um orçamento de gastos específico, limitado e pontual, em vez de se comprometer com o longo prazo acordos ”, aconselha.
Em geral, vale a pena estar ciente de seus custos e controlar o que está sendo gasto e onde. Reveja continuamente os orçamentos de sua empresa em busca de sinais de gastos excessivos e, quando descobrir evidências, aja rapidamente para consertar as coisas.
Para obter mais informações sobre os benefícios dos medidores inteligentes ou para organizar uma instalação, visite Smart Energy GB ou ligue para 020 3019 1000.
Este artigo e vídeo são parte de uma campanha de informação paga para Smart Energy GB.