Escrito originalmente por Dan Matthews em Small Business
Com a rápida aproximação do final do ano da folha de pagamento, sua empresa deve encontrar clareza no caos para cumprir suas obrigações de relatórios. Aqui estão os detalhes de que você precisa.
Apesar de tudo, os prazos do HMRC são os mesmos de sempre e espera-se que as organizações registrem P11Ds, anotem os benefícios e despesas, observem o tempo de execução da folha de pagamento final e, é claro, paguem as obrigações fiscais.
Steven Watmore, gerente de produtos de folha de pagamento da Sage UK & Ireland, diz que as empresas devem agir agora. Ele recomenda criar uma lista de verificação de responsabilidades e cuidar das tarefas o mais cedo possível.
Ele diz: “Comece observando as mudanças práticas que podem afetar seus prazos. Verifique se você tem uma semana 53, um período extra da folha de pagamento que não foi contabilizado. Se você tem uma folha de pagamento semanal e processa no domingo, vale a pena dar uma olhada.
“Há alguma tarefa que você normalmente só trabalharia face a face com seus funcionários? Se você costuma trabalhar em um escritório, pode usar a tecnologia de nuvem e soluções digitais para superar o problema.
Ele continuou: “Pode variar de distribuições de P60s até a coleta de dados de que você precisa para sua folha de pagamento final do ano, como horas extras e despesas.”
Em geral, o melhor conselho é estar preparado e não deixar nada para o último minuto. Watmore recomenda cobrir o básico, como garantir que você tenha acesso aos códigos fiscais bem antes do prazo final de 6 de abril para o início da folha de pagamento do novo ano fiscal.
O mesmo se aplica a medidas simples e práticas. Uma fonte constante de frustração é preparar suas informações apenas para descobrir que esqueceu os detalhes de login do HMRC. Portanto, faça login o quanto antes para compensar os problemas mais tarde.
Não espere até o final do ano, porque a equipe do HMRC estará tão ocupada quanto todas as outras pessoas nessa época e talvez você não consiga resolver os problemas com a rapidez necessária.
Alterações na folha de pagamento de final de ano devido à Covid
A pandemia levou a algumas mudanças nas operações normais, tanto em termos de procedimentos quanto, potencialmente, da forma de seu negócio.
Por exemplo, é possível que mais pessoas tenham saído, ingressado ou até mesmo readmitido sua empresa nos últimos 12 meses do que durante um ano ‘normal’. Você deve contabilizá-los com precisão e deixar os detalhes claros para o HMRC.
Lembre-se também de que as autoridades fiscais não fornecerão papelaria P60 este ano, portanto, é uma boa ideia mudar para uma solução digital, caso ainda não tenha feito isso. Os fornecedores de software, como o Sage, têm uma gama de serviços que oferecem documentos online para lhe poupar complicações.
Watmore da Sage tem outro conselho: “Certifique-se de verificar seus relatórios para ver quais pagamentos foram feitos aos funcionários pelo trabalho que realizaram, mas também pelo trabalho coberto pelo esquema de licença.
“Prepare-se, pois pode haver questionamentos dos funcionários sobre o ano da folha de pagamento dos valores que recebem, principalmente se o salário caiu neste ano.
“Você precisa planejar a reconciliação de seus pagamentos HMRC, certifique-se de registrar com precisão o que você pagou e reivindicou, e verifique se você pagou seu imposto e Seguro Nacional e se suas contas estão em dia.
“Se houver qualquer ajuste ao Seguro Nacional, para reivindicações do regime de retenção de empregos ou contra o seu subsídio de emprego, leve isso em consideração ao verificar seus números.”
Sage está trazendo clareza à confusão com informações de acesso gratuito em Sage.com. Isso inclui tudo que você precisa saber sobre as mudanças devido à pandemia de coronavírus, mas também um hub Brexit e guias para outras áreas, como Open Banking e Tornando o imposto digital.
Os centros de suporte são projetados para serem claros e fáceis de usar, com uma variedade de ferramentas para apoiar as empresas que precisam.
A Sage também atende às necessidades de seus clientes com suporte estendido por telefone, que inclui estar disponível nos finais de semana; Perguntas e respostas ao vivo, onde os usuários podem ouvir conselhos úteis; e webinars, vídeos e guias escritos.
Mudanças legislativas a serem observadas
Felizmente, o governo introduziu apenas mudanças limitadas na lei que afeta os profissionais da folha de pagamento. Mas, de acordo com Watmore, ainda há ajustes a serem observados.
Ele diz: “Há um novo empréstimo estudantil escocês, semelhante aos que já temos, e ainda será em um formulário HMRC, mas as taxas são ligeiramente diferentes para as pessoas empregadas na Escócia.
“O IR35, aplicado ao trabalho fora da folha de pagamento, é um grande tópico. Isso é principalmente para empresas maiores com empreiteiros em sua folha de pagamento. Mas isso pode afetá-lo se você também administrar uma empresa terceirizada.
“Há uma mudança no próprio processo de fim de ano da folha de pagamento: o Early Year Update (EYU) não é mais usado para corrigir os envios ao HMRC feitos depois de 19 de abril.
“Ele está sendo substituído por um envio de pagamentos completos (FPS) atualizado. Mas isso é opcional há dois anos, então, para muitas pessoas, isso não mudará e seu software de folha de pagamento deve cuidar disso.
“Uma mudança importante é o Salário Mínimo Nacional este ano. Como de costume, há pequenos aumentos no valor que as pessoas recebem, mas o mais significativo é que as faixas etárias também mudaram. ”
Enquanto, anteriormente, as pessoas de 21 a 24 anos estavam na segunda faixa salarial, este ano as pessoas com 23 ou mais anos passarão para a faixa superior. Isso pode impactar os custos, então vale a pena revisar as taxas para entender como seu negócio é afetado.
E embora muitos dos detalhes da próxima declaração de orçamento em 3 de março sejam um segredo bem guardado, é importante entender o que os vários anúncios podem significar para você.
O próximo ano
A mudança parece ser a única consistente no momento, então é importante que seu software de folha de pagamento esteja não apenas atualizado, mas adaptável a futuras incógnitas.
Por exemplo, o esquema de licença deve terminar em abril, mas já foi estendido antes e pode acontecer novamente. Portanto, modelo para funcionários que retornam ao trabalho, mas também para mudar os padrões de trabalho.
Seus funcionários continuarão trabalhando remotamente? Em caso afirmativo, como isso afetará a forma como as informações são transmitidas entre a empresa e sua equipe? Isso, além de outros fatores, podem entrar em jogo.
Em geral, diz Watmore, a mensagem principal é permanecer vigilante, fazer o melhor para entender o ambiente turbulento de negócios e estar à frente preparando-se com antecedência ”.
Ele acrescenta: “Veja o que pode ser necessário mudar em seus processos e como você pode adotar o software para tornar a vida muito mais fácil, bem como mais adaptável, ao longo de 2021.
“Cerca de 50% dos funcionários do setor privado no Reino Unido são pagos com o software Sage, então, quando se trata de folha de pagamento no final do ano, conhecemos nosso trabalho e estamos aqui para ajudar. Descubra mais em Sage.com. ”
Este artigo foi patrocinado pela Sage, líder do mercado global de tecnologia que ajuda pequenas e médias empresas a ter o melhor desempenho
Como comandar a folha de pagamento no final do ano durante a Covid-19