Então, você precisa de uma fatura autônoma, mas não tem idéia por onde começar ou como deve ser.
Talvez você seja novo no trabalho por conta própria e seja formalmente pago pela primeira vez. Ou pode ser o caso de você trabalhar por um tempo e está um pouco preocupado por não estar fazendo suas faturas corretamente.
Seguiremos você como sua fatura por conta própria deve parecer, completa com um modelo de confiança para mantê-lo no caminho certo.
Leia o guia completo ou vá direto para sua seção preferida:
- O que precisa estar na minha fatura independente?
- Quando devo enviar a fatura?
- Modelo de fatura autônomo
- E se meu cliente não estiver pagando?
O que precisa estar na minha fatura independente?
Temos certeza de que você sabe o que é uma fatura, mas há certos elementos que você deve incluir em sua fatura:
- Nome comercial
- Endereço comercial
- Informações de contato
- Número do IVA (se você tiver um, é isso)
- O nome do cliente, endereço e detalhes de contato
- Número da fatura
- Data da fatura
- Descrição do trabalho
- Quantidade devido
- Termos de pagamento – o prazo para pagamento do cliente e como eles podem pagar, o que acontece se o pagamento for perdido
- Declaração de ‘erros e omissões esperadas’
Mais uma coisa – As faturas enviadas por e -mail devem ser apresentadas no formato PDF como eles são mais fáceis de abrir. A mensagem de email que você envia ao lado deve ser educada e profissional.
““Não coloque seus detalhes de contato em pequenas letras ou fontes sofisticadas; Facilite a leitura ”, disse Amy Knight, especialista em pequenas empresas A Nerdwallet UK.“ Se a pessoa que paga a fatura tiver alguma dúvida, você deseja que ela possa alcançar rapidamente. Um endereço de e -mail difícil de ler pode levar a um atraso no pagamento. ” Verifique novamente os detalhes da empresa para garantir que a fatura alcance a pessoa ou departamento certo, especialmente se você estiver lidando com uma empresa maior.
Nessa nota, Evite usar apelidos, Mesmo se a pessoa para a qual você concluiu o trabalho é um amigo ou parente.
Pode não ser óbvio a princípio, mas vale a pena pensar um pouco da sua fatura. “Não há nada de errado em começar com 001, mas você pode achar útil adicionar algumas cartas para ajudá -lo a corresponder pagamentos a projetos específicos, e alguns proprietários de empresas incluem a data nas faturas”, disse Knight. “Para novos empresários e profissionais recém-trabalhados preocupados em parecer inexperientes, isso torna menos óbvio para o seu cliente que você é novo no faturamento. Por exemplo, se você concluiu um projeto de design da web em março, seu número de fatura pode ser WD-2503001.”
Ela acrescenta que você também deve gastar algum tempo pensando em um sistema de numeração que o ajudará a entender as faturas no futuro. Se você planeja assumir vários clientes, considere incorporar cartas em seu sistema de faturamento para facilitar o rastreamento de pagamentos de diferentes clientes.
A data da oferta é quando os bens ou serviços foram fornecidos, como Knight aponta, enquanto a data da fatura é quando você emitiu a fatura, então coloque a data de hoje se você o enviará hoje. Ambas as datas são legalmente necessárias e são essenciais para manutenção de registros e programação de pagamentos. Para comerciantes únicos que trabalham em projetos digitais, a data de fornecimento pode ser a data em que você concluiu o trabalho ou a data em que a entregou ao cliente.
Antes de acertar o envio, verifique tudo, Will Kogan, gerente geral da Franklin Parcel, disse Pequenas empresas. “É fácil perder coisas como os totais errados ou informações de contato, e um pequeno erro pode atrasar o pagamento. Uma lista de verificação rápida pode realmente ajudar com isso.”
Você deve declarar claramente seus termos de pagamento para que tudo corra o mais suave possível. “Seja sete ou 30 dias, verifique se seu cliente sabe exatamente quando o pagamento é devido. E, se você cobrar taxas atrasadas, não se esqueça de mencionar isso antecipadamente. Isso ajudará a evitar surpresas mais tarde”, disse Kogan.
“Para pequenas empresas, entrar em um ritmo com seu faturamento faz toda a diferença. Se você puder, considere usar o software de faturamento – ele economizará tempo e reduzirá erros, mas sempre manterá um registro manual de backup apenas por precaução”.
Algumas contas bancárias vêm até com software de contabilidade digital. Knight aconselha que, Se você ainda não escolheu o software de contabilidade, priorize -se para verificar as regras em torno de fazer impostos digitais. Em breve, isso exigirá todas as empresas, incluindo pequenos comerciantes, para usar o sistema on -line do HMRC para declarar suas receitas e despesas.
Quando devo enviar a fatura?
Obter o tempo certo mantém o equilíbrio entre manter o seu cliente doce e manter um fluxo de caixa constante.
Quando você fatura, geralmente depende do seu negócio e que tipo de trabalho você faz. A maioria das empresas fatura após a conclusão do trabalhocomo freelancers que oferecem serviços.
Se você vender produtos, é mais provável que você fature no ponto de venda, como saberá se comprou produtos no passado.
Aqueles que oferecem assinaturas, como um serviço de tecnologia ou software, cobrarão na mesma hora todos os meses ou ano, dependendo do que eles oferecem.
A natureza do trabalho pelo qual você está cobrando também será um fator. Se for um projeto caro, pode ser melhor cobrar seu cliente com antecedência ou você pode ter concordado com uma data de cobrança com o cliente com antecedência. Como alternativa, projetos longos podem ser pagos progressivamente ao longo da vida do projeto.
Os acompanhamentos educados podem ser necessários se eles estão demorando o tempo para pagar. Oh, e Se um cliente fornecer um pagamento parcial, envie uma fatura atualizada imediatamente.
Modelo de fatura autônomo
Para aqueles novos em faturar, o uso de um modelo existente garante que você não perca informações que possam impedir que você seja pago imediatamente.
Confira nosso modelo gratuito abaixo, que você pode adaptar ao seu próprio negócio e faturamento, adicionando sua própria marca e logotipo.
E se meu cliente não estiver pagando?
Os pagamentos tardios ainda são uma questão importante, especialmente para empresas menores. Realisticamente, você deve ser pago dentro de 30 dias, mas infelizmente esse é um pensamento fantasioso para algumas empresas.
“Infelizmente, os pagamentos tardios são um problema para milhares de pequenas empresas, então não deixe uma omissão da sua parte dar uma desculpa para empresas maiores”, disse Knight à Knight disse Pequenas empresas.
Algumas empresas oferecem um desconto para os clientes que pagam em um prazo mais curto, como uma maneira de incentivar o pagamento imediatoela disse. Por exemplo, ’10 % de desconto se o pagamento for feito dentro de sete dias.’ “Use essa estratégia com cautela e não ofereça descontos, a menos que haja muito espaço na sua margem de lucro”, disse ela.
Mantenha um registro de todas as suas faturas pendentes para que você saiba quando você deve ser pago. Se atingir um ponto crítico, envie uma carta ao cliente antes de agir.
Para mais informações, leia nosso artigo sobre como lidar com pagamentos atrasados para sua pequena empresa.
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