Escrito originalmente por Chris Leslie no Small Business
Explicada a recuperação da dívida
As empresas vão à falência não apenas porque perdem clientes ou um contrato importante, mas na maioria das vezes porque ficam sem dinheiro, dinheiro que, se recolhido, poderia ter levado a um resultado muito diferente. Mas antes de considerar a nomeação de um terceiro para ajudá-lo a cobrar o que é devido, primeiro examine seus próprios sistemas e procedimentos internos para evitar uma crise. Pergunte a si mesmo o que sabe sobre seu cliente: eles são um bom risco de crédito? Eles têm uma reputação estabelecida? “Conhecer o seu cliente” é o primeiro e, sem dúvida, o mais importante passo para receber o seu pagamento.
Presumindo que meu cliente seja um bom risco de crédito, como posso evitar que uma dívida se torne inadimplente?
Existem alguns aspectos realmente básicos a serem considerados e que podem evitar ter que escalar o problema para um terceiro:
- Você faturou o valor correto, para a pessoa jurídica certa e no endereço certo?
- Você incluiu um pedido de compra (PO) onde um é solicitado?
- Na verdade, você falou com seu cliente no início e perguntou a ele se há um processo específico que você deve seguir?
É incrível quantas faturas não são pagas simplesmente porque nunca acabam nas mãos das pessoas autorizadas a pagá-las.
Isso é especialmente importante hoje.
Lembre-se de que seus contatos provavelmente estão trabalhando em casa ou podem até mesmo ter sido liberados, portanto, suas faturas podem agora ter que ser enviadas para uma pessoa ou endereço de e-mail diferente.
Então, vamos imaginar que você seguiu as melhores práticas, sua fatura está correta e não está em disputa – ou pelo menos não que você saiba. Você ligou para eles para se certificar de que tudo estava em ordem com os produtos fornecidos e a fatura enviada posteriormente? Ao falar com eles, você pediu uma data de pagamento ou até mesmo ofereceu um desconto pelo pagamento antecipado?
Essas dicas simples podem fazer toda a diferença para receber o pagamento ou, pelo menos, identificar um problema com antecedência para que você tenha tempo de considerar as alternativas. É também o tipo de informação que uma agência de cobrança de dívidas terceirizada vai querer saber, portanto, quanto melhor for a papelada, maiores serão as chances de uma cobrança bem-sucedida.
‘Muitos fornecedores menores estão compreensivelmente relutantes em tomar qualquer ação que possa prejudicar um relacionamento futuro’
Fiz tudo o que você sugeriu, mas meu cliente ainda não quer pagar. O que eu posso fazer?
Nesse ponto, você pode decidir nomear uma agência de cobrança de dívidas terceirizada para cobrar o que é devido. Muitos fornecedores menores estão compreensivelmente relutantes em tomar qualquer ação que possa comprometer um relacionamento futuro – especialmente durante esses tempos sem precedentes – mas o envolvimento com uma agência profissional de cobrança de dívidas ajudará a proteger esse relacionamento e deve ser considerado uma boa prática de gestão de crédito.
O que eles podem fazer que eu não posso fazer por mim mesmo?
Esta é uma boa pergunta. A agência seguirá muitos dos caminhos que você pode muito bem ter experimentado. Às vezes, apenas a nomeação de um terceiro pode ser suficiente para fazer com que seu cliente se envolva e pague, e às vezes, também, ele simplesmente precisa de um terceiro para atuar como árbitro quando um relacionamento está sob risco de rompimento. Lembre-se de que as agências de cobrança de dívidas comerciais são especialistas no que fazem.
Como faço para escolher uma agência de cobrança de dívidas?
A recomendação é sempre importante, portanto, antes de instruir uma agência de cobrança de dívidas, converse com outras PMEs / empresas que usam ou usaram seus serviços e avalie se eles são adequados para você.
A maioria das agências de cobrança de dívidas terá depoimentos ou detalhes de seus clientes disponíveis em seu site.
A transparência é igualmente importante, especialmente em relação a quaisquer taxas que possam ser cobradas de você e como são aplicadas, quando são aplicadas e se as taxas mudam conforme o caso avança.
Escolha uma agência de cobrança de dívidas que também entenda o seu setor, sempre que possível. Certifique-se de que seus procedimentos de relatório sejam adaptados às suas necessidades e que as informações sejam fornecidas quando você quiser e não quando eles quiserem que você as tenha.
Em termos de associação comercial, sempre escolha uma agência que seja membro da Credit Services Association (CSA). As agências de cobrança de dívidas membros da CSA atuam em nome de quase todas as principais instituições financeiras, bancos, empresas de cartão de crédito, prestadores de serviços públicos, empresas e o governo. Seus membros administram centenas de milhares de contas comerciais, principalmente em nome de pequenas empresas, recuperando centenas de milhões de libras todos os anos – dinheiro que, por sua vez, é fundamental para ajudar o setor de pequenas empresas a prosperar e crescer. Se estiver usando um membro do CSA, você saberá que eles não estão apenas seguindo o estrito Código de Prática do CSA, mas também seguindo orientações responsáveis sobre como cobrar dívidas durante este período difícil. Você pode ter certeza de que seu cliente será tratado de forma justa e terá a paciência adequada.
> Veja também: Como perseguir dívidas e receber o pagamento
Eles também devem ser autorizados pela Autoridade de Conduta Financeira (FCA)?
É um equívoco comum que todas as agências de cobrança de dívidas exijam autorização da FCA para cobrar qualquer tipo de recuperação de dívidas. Eles não o fazem e o fato de não serem autorizados não deve ser visto como uma “bandeira vermelha” automática. Na verdade, eles só poderão obter a autorização da FCA se estiverem perseguindo dívidas ao abrigo de contratos de crédito ou aluguel ou empréstimos peer-to-peer regulamentados. A FCA só concederá autorização a empresas que efetivamente realizem atividades por ela regulamentadas. Portanto, uma agência que lida exclusivamente com, digamos, dívidas de serviços públicos provavelmente não terá uma autorização da FCA.
É de notar também que alguns tipos de firmas, como as sociedades de advogados, que realizam atividades de cobrança serão muitas vezes regulamentadas não pela FCA, mas sim pela Autoridade Reguladora dos Solicitadores.
Portanto, embora muitas agências tenham de fato autorização da FCA para algumas ou todas as suas atividades, se não tiverem, não veja isso como negativo. Verifique se eles são regulamentados de outra forma ou se estão sujeitos a um código do setor relevante, como o CSA, que aplica os mesmos requisitos rigorosos para dívidas regulamentadas e não regulamentadas. Em caso de dúvida, peça-lhes que definam quais são os padrões profissionais ou regulamentares aos quais estão sujeitos e analise a resposta da mesma forma que você verificaria para confirmar uma reivindicação de filiação a um órgão da indústria.
Qual é o processo que uma agência de cobrança de dívidas passará para recuperar meu dinheiro?
Antes de iniciar qualquer trabalho, a agência analisará sua própria papelada com você – os termos e condições que você concordou com seu cliente, qualquer contrato em vigor e qualquer papelada de suporte para construir seu caso. De posse dessas informações, a agência normalmente iniciará o processo de cobrança via carta e telefone, informando que a cobrança da dívida foi atribuída a ela para cobrança. O valor total pendente será acordado e incluirá quaisquer juros de mora estatutários aos quais você tenha direito.
Eles descobrirão rapidamente, por exemplo, se um cliente não está pagando porque teve de dispensar sua equipe e está aguardando o recebimento de um empréstimo do governo; nesse caso, a questão é de tempo.
Alternativamente, eles avaliarão se não há razões válidas para o motivo pelo qual uma dívida não foi liquidada e negociarão um acordo apropriado (por exemplo, um pagamento adiantado e parcelas subsequentes) para a satisfação de seu cliente, se possível.
Se não for possível chegar a um acordo para pagar a dívida ou se um cliente não estiver conseguindo se comprometer, convém encaminhar a questão aos tribunais. Isso normalmente é o último recurso e pode depender de vários fatores, mas eles podem ser discutidos com você. Também pode depender do prazo para julgamento e execução, especialmente no clima atual, com atrasos significativos sendo relatados no processo legal. Se um caso for a tribunal e o julgamento for feito em seu favor, um oficial de justiça será nomeado para recuperar seu dinheiro ou bens no valor que você deve. A grande maioria dos casos é resolvida sem a necessidade de ação judicial.
Todas as agências de cobrança de dívidas operam o mesmo modelo?
Não, existem vários modelos e estruturas de carregamento. Muitos operam com base em “comissão” (assumindo que nenhuma ação legal é necessária). Se forem bem-sucedidos, recebem uma comissão sobre o dinheiro que recuperarem. O valor varia de acordo com a idade da dívida, o tamanho do saldo pendente e o país de onde o dinheiro está sendo coletado (lembre-se de que você pode estar trabalhando com clientes no exterior). Algumas agências oferecem um serviço de “apenas carta – intervenção de controle de crédito” (ou seja, uma carta antes da ação, e-mail ou serviço de texto) e outras um modelo “sem cobrança, sem taxas”. A agência de cobrança de dívidas poderá oferecer-lhe o modelo / taxa mais adequado ao seu tipo de dívida e ao serviço que procura. Muitas vezes, como dito anteriormente, a intervenção de um terceiro é suficiente para um cliente liquidar o que está pendente.
Quando devo contratar uma agência de cobrança de dívidas?
O conselho geral para quando uma fatura está atrasada – e você não conseguiu fazer com que o cliente se envolvesse razoavelmente com você sobre como resolver isso – é que não deve esperar. Embora possa ser mais difícil encontrar novas receitas agora, é importante garantir que o trabalho árduo que você já colocou em seu negócio seja pago.
Minha agência de cobrança de dívidas estará atenta à situação do meu cliente?
sim. Os agentes de cobrança de dívidas são treinados para serem empáticos e flexíveis, levando em consideração as circunstâncias do cliente para que eles possam se adaptar facilmente para dar-lhes os períodos adequados para respirar ou negociar mais tempo para pagar ou uma liquidação, e também podem encaminhá-los para quaisquer fontes de conselhos que podem estar disponíveis para eles.
Chris Leslie é executivo-chefe da Credit Services Association
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