Se você já é um dos 3,1 milhões de comerciantes individuais no Reino Unido, saberá que há muito o que aprender e fazer como proprietário de uma empresa. Quando você trabalha para si mesmo, muitas vezes você está fazendo malabarismos com vários chapéus e é por isso que a contabilidade é muitas vezes uma tarefa que muitos comerciantes preferem esquecer.
Se você é um empresário individual estabelecido ou está pensando em trabalhar por conta própria e se tornar autônomo, conhecer e descobrir mais sobre contabilidade para comerciantes individuais, conhecer a terminologia e obter um bom processo de contabilidade, é um dos coisas mais benéficas que você pode fazer para ajudar o seu negócio.
‘Não faça contabilidade apenas porque você deve – faça porque isso ajudará você e sua empresa’
Qual a diferença entre autônomos e autônomos?
Esses termos são frequentemente usados de forma intercambiável para descrever indivíduos que trabalham por conta própria, mas há uma diferença. Os comerciantes individuais (ou proprietários individuais) são uma das três formas legais de negócios privados no Reino Unido. As outras duas são parcerias e empresas. Autônomo é o termo dado a empresários individuais e parcerias (efetivamente, dois ou mais comerciantes individuais).
Se você está pensando em se estabelecer por conta própria e ainda não se registrou como comerciante individual no HMRC, pode descobrir como se configurar como comerciante individual aqui.
>Veja também: O que é um empresário individual? Um guia para pequenas empresas
O que é contabilidade e por que é importante?
A contabilidade é o processo de manter registros precisos das atividades financeiras do seu negócio de comerciante individual – em termos mais simples – acompanhar o dinheiro que sua empresa ganha e gasta e manter o controle de quanto dinheiro você tem no banco.
A contabilidade precisa e regular é importante porque ajuda um comerciante individual a:
- Acompanhe a lucratividade geral e entenda quais partes do negócio são menos lucrativas do que outras
- Garantir que eles tenham registros precisos como prova das despesas incorridas e para ajudar a apoiar e enviar seus retornos de autoavaliação
- Planeje as obrigações fiscais e evite multas desnecessárias
- Orçamento para despesas
- Gerenciar fluxo de caixa
- Acompanhe a receita para garantir que você se registre para o IVA quando precisar
- Calcule suas obrigações de IVA (se estiverem registradas no IVA)
Se você estiver registrado no IVA, a menos que se registre no IVA de taxa fixa, sua contabilidade terá um pouco mais de trabalho, pois você precisará rastrear e registrar o IVA pago nas despesas relevantes.
>Veja também: Empresários individuais e IVA
Qual a diferença entre escrituração e contabilidade?
A contabilidade é o processamento diário de suas transações financeiras. A contabilidade é o processo de coletar essas informações e relatá-las ou analisá-las – por exemplo, enviar sua declaração de imposto e garantir que os registros estejam em conformidade com os métodos contábeis tradicionais. A boa notícia é que, como empresário individual, se sua renda for inferior a £ 150.000 por ano – você pode adotar o que é chamado de regime de caixa, o que significa que você só precisa acompanhar as receitas e despesas conforme e quando elas são recebidas ou pagas.
Quais registros preciso manter e por quanto tempo?
Você deve manter registros de:
- Dinheiro que você ganha e gasta (receitas e despesas) e todos os recibos e faturas relevantes
- Qualquer receita de subsídio que você receber e quaisquer cálculos relevantes
- Qualquer outra renda pessoal (para sua declaração de imposto de autoavaliação)
- Todos os registros de folha de pagamento se você for um empregador
Costumava haver muito mais flexibilidade quanto ao formato de seus registros, o que significava que você não precisava usar software de contabilidade e poderia acompanhar seus registros em Excel ou papel, mas a partir de 6 de abril de 2024, a implementação de Tornar o imposto digital para autoavaliação do imposto de renda (mais sobre isso abaixo) significa que todos os comerciantes individuais precisarão manter registros contábeis digitais e terão que começar a usar algum tipo de software de contabilidade.
Você precisa manter seus registros por pelo menos cinco anos após 31 de janeiro após o final do seu ano fiscal. Portanto, para o ano encerrado em 5 de abril de 2022, você precisaria manter esses registros até 31 de janeiro de 2028.
O que faço com minhas faturas e recibos?
Você deve sempre garantir que tenha os recibos e faturas relevantes para apoiar qualquer despesa para apoiar suas declarações de impostos se o HMRC entrar em contato. Você não precisa manter cópias em papel, desde que as tenha armazenado digitalmente (e tenha backup). Também recomendamos anexar esses recibos e faturas ao registro relevante em seu software de contabilidade. Isso pode parecer um aborrecimento, mas se você tiver uma consulta do HMRC ou seu contador precisar verificar alguma coisa – se seus recibos estiverem em uma caixa de sapatos ou em seus e-mails, a única pessoa que pode lidar com essas consultas é você. Ter recibos e faturas anexados à transação relevante em seu sistema de contabilidade significa que você sempre tem as informações à mão e evita uma dor de cabeça potencialmente grande.
Criação de software fiscal digital e contábil
Você provavelmente já ouviu falar em Making Tax Digital. Já existe há alguns anos, mas até agora estava relacionado ao IVA. A próxima fase do Making Tax Digital será aplicada aos comerciantes individuais. Tornar o imposto digital para autoavaliação do imposto de renda (também conhecido como MTD para ITSA) será a nova maneira de relatar renda de trabalho autônomo e propriedade ao HMRC e será aplicada a comerciantes individuais com receita comercial superior a £ 10.000. A partir de 6 de abril de 2024, em vez de preencher uma autoavaliação anual, você precisará usar um software de contabilidade compatível com MTD para acompanhar seus registros financeiros e enviar atualizações trimestrais de imposto de renda ao HMRC. Você pode saber mais detalhes aqui. As parcerias não precisarão fazer isso até abril de 2025.
Qual é o melhor software de contabilidade para empreendedores individuais?
Você nunca terá falta de fornecedores de software de contabilidade para escolher.
Embora possa ser tentador optar pelo mais barato ou gratuito, certifique-se de fazer sua pesquisa primeiro para encontrar algo que não apenas o ajude a manter registros precisos, mas também o ajude a economizar tempo e a tomar melhores decisões de negócios. A vantagem de usar algo como Xero ou Quickbooks é que nunca faltarão pessoas que saibam como usá-lo. No entanto, existem muitos outros provedores para escolher. Alguns bancos, como o Natwest, também apoiam pequenas empresas, oferecendo acesso gratuito ao FreeAgent.
Comece perguntando a colegas comerciantes individuais e descubra o que eles usam e o que eles gostam sobre isso – lembre-se de que o que é certo para um comerciante individual pode não ser certo para outro.
Ele tem a funcionalidade que você precisa ou deseja?
- A capacidade de fazer upload de recibos ou faturas facilmente ou integrar com algo como Dext ou Hubdoc. Para economizar tempo, você deve procurar uploads que incluam OCR (o que significa que ele lê as faturas e preenche vários campos
- Recursos de integração – em seu negócio, você pode usar outro software para suas vendas ou gerenciamento de estoque, portanto, você desejará encontrar um software que possa se integrar a isso
- Feeds bancários automáticos com o seu banco
- Orçamento – se você puder colocar um orçamento em seu software de contabilidade, é mais provável que você acompanhe o desempenho de sua empresa para que possa se adaptar conforme e quando necessário
- Relatórios – você pode relatar as informações de que precisa em seu negócio ou ele tem flexibilidade para adaptar relatórios para isso?
- Mais importante, é compatível com MTD?
Experimente uma avaliação gratuita – como se sente? É intuitivo? Como é o suporte?
Preciso configurar uma conta bancária separada para minha empresa?
Embora você não precise, ter uma conta bancária separada para seu trabalho autônomo tornará sua contabilidade muito menos complicada e significa que você não precisa filtrar todas as suas despesas pessoais. Alguns comerciantes em nome individual chegam a criar duas contas para que possam reservar poupanças para as suas obrigações fiscais à medida que vencem.
Que despesas posso reclamar?
As regras para comerciantes individuais são diferentes das empresas limitadas, mas se as despesas forem “permissíveis” por HMRC, você poderá compensá-las com sua renda autônoma para calcular seu lucro tributável. Detalhes completos podem ser encontrados no site do HMRC.
Dica: Cuidado com os conselhos de um colega empresário – eles podem ser bem intencionados, mas você pode acabar sendo mal informado sem querer e alegando coisas que não deveria.
Quais impostos devo pagar e quando?
Imposto de Renda
- Como empresário individual, você paga imposto de renda sobre seu lucro tributável. Atualmente, isso é relatado em uma declaração de imposto de autoavaliação para cada ano fiscal (que termina em 5 de abril), mas em breve será enviado digitalmente sob o MTD ITSA. O pagamento é devido até 31 de janeiro após o final do ano fiscal.
- Se a sua fatura de imposto de autoliquidação (incluindo seguro nacional de classe 4) for superior a £ 1.000, você também terá que fazer o pagamento por conta para o próximo ano fiscal (31 de janeiro do ano fiscal a que se refere e até 31 de julho após o ano fiscal se refere a)
Seguro Nacional
- Se você trabalha por conta própria – normalmente pagará dois tipos de seguro nacional – Classe 2 e Classe 4, sujeito ao valor do lucro tributável que obtiver. O valor que você precisa pagar mudará a cada ano, portanto, sempre é melhor verificar o site do GOV.UK para obter as taxas atualizadas
- Isso será pago ao mesmo tempo que o seu imposto de renda
CUBA
- Se sua renda tributável exceder o limite de £ 85.000 em qualquer período de 12 meses consecutivos, você também precisará se registrar para o IVA. Muitos comerciantes individuais são pegos porque assumem que é o ano fiscal deles. Você precisa se registrar para o IVA se excedeu o limite nos últimos 12 meses ou sabe que vai ultrapassá-lo nos próximos 30 dias
- As declarações de IVA são geralmente feitas trimestralmente e são devidas (juntamente com o pagamento) um mês de calendário e sete dias após o trimestre de IVA relevante
PAYE e Seguro Nacional
- Se você contratar funcionários, precisará se registrar como empregador e, em seguida, precisará coletar o imposto PAYE e o seguro do funcionário de seus funcionários e pagá-lo junto com o Seguro Nacional do empregador ao HMRC em uma base mensal ou trimestral. Para a maioria das empresas independentes, o Seguro Nacional do empregador é frequentemente reduzido graças a algo chamado Subsídio de Emprego, que ajuda as empresas elegíveis a reduzir a responsabilidade anual do seguro nacional do empregador em até £ 5.000.
Como empresário individual, preciso de um contador ou guarda-livros?
Não necessariamente. Se você tem tempo, inclinação e capacidade cerebral, não há razão para que você não possa fazer isso sozinho, mas vale a pena obter algum treinamento inicial ou encontrar alguém que possa revisar o que você está fazendo para garantir que você esteja no caminho certo. caminho certo e fazer as coisas corretamente.
Se você decidir que deseja obter ajuda de um contador ou contador, certifique-se de não optar apenas pela opção mais barata. Faça alguma pesquisa, verifique se eles estão qualificados, veja as avaliações, peça recomendações e fale com eles pessoalmente. Você precisa se sentir confortável trabalhando com eles e saber que eles vão apoiar você e sua empresa da maneira que mais lhe convier.
Dicas de contabilidade se você for um empresário individual
- Não deixe sua contabilidade para a última hora
- Mantenha o dinheiro reservado para o imposto de renda e o Seguro Nacional – reservar 30% do lucro tributável deve cobrir isso com um pouco de sobra
- Conheça seus prazos fiscais em termos de arquivamento e pagamento
- Confira o site GOV.UK para vídeos, webinars ao vivo, outro suporte ou para receber atualizações por e-mail
- Fique de olho no seu fluxo de caixa. Não importa quanto dinheiro você ganhe se ficar sem dinheiro para pagar as dívidas quando elas vencerem.
- Não faça apenas a contabilidade porque você deve – faça porque isso ajudará você e sua empresa. Se você realmente não entende / não tem inclinação ou tempo – encontre um contador
- Certifique-se de ter um seguro adequado
- Em caso de dúvida, sempre procure aconselhamento profissional de um contador ou contador
Kate Gloudemans é cofundadora da Sprout Consulting, que fornece serviços de suporte contábil e consultoria estratégica de negócios para negócios éticos, sustentáveis e orientados por propósitos
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