Não há como fugir disso – se você administra uma pequena empresa, também precisa administrar sua contabilidade. Às vezes, isso pode parecer um trabalho cansativo e demorado, especialmente se você não tiver 100% de certeza do que está fazendo.
Você provavelmente também achará um pouco trabalhoso, já que não começou seu negócio para pesquisar caixas de recibos, inserir dados em planilhas ou ler extratos bancários às onze horas da noite.
Aqui está a boa notícia. Com a abordagem e as ferramentas certas, você pode garantir que todos os aspectos da contabilidade quando se trata de sua pequena empresa sejam meticulosamente cuidados, sem se sentir estressado ou sacrificar muitas horas por mês.
Neste artigo, mostraremos como.
Cobre:
- O que é escrituração?
- Posso fazer minha própria contabilidade?
- Como facilitar a contabilidade
- Quais recursos de software devem ser observados
O que é escrituração?
Usar “contabilidade” e “contabilidade” de forma intercambiável é comum, mas os dois termos têm significados diferentes. Você precisará saber a diferença, porque a contabilidade não é algo que você possa resolver sozinho (embora você ainda precise de um alto envolvimento nisso).
Então, como eles se comparam?
A contabilidade é o processo de registrar todo o dinheiro que entra e sai do seu negócio
Isso envolve coletar e armazenar informações financeiras, como recibos, faturas e extratos bancários. Você precisa fazer algum práticas de contabilidade por lei, e a precisão é essencial para pagar a quantia certa de imposto ao HMRC a cada ano.
A contabilidade é o processo de interpretar dados financeiros e criar relatórios e previsões
Isso ajuda você a entender a saúde financeira e o desempenho do seu negócio. Há muito mais envolvido nisso, e é por isso que você deve colaborar com um contador certificado para aproveitar ao máximo seus dados financeiros.
Dito isto, talvez você não precise fazer isso ainda. Se o seu negócio ainda é pequeno, a contabilidade deve ser sua primeira prioridade por dois motivos:
- Para garantir que você está fazendo tudo certo do ponto de vista legal e reduzir o risco de ser multado
- Porque sem uma contabilidade sólida e precisa, qualquer contabilidade que você fizer será baseada em conjuntos de dados falhos ou incompletos. Isso significa que quaisquer insights que você tentar obter não serão confiáveis
Depois de encontrar seu ritmo e obter uma base sólida da contabilidade, considere como um contador pode ajudá-lo a fortalecer sua pequena empresa com mais conhecimento de suas finanças.
Posso fazer minha própria contabilidade?
Você certamente pode. E isso não tem que ser difícil, chato ou demorado. Embora muitas tarefas se enquadrem na contabilidade, há cinco itens essenciais que você precisa fazer para manter as coisas funcionando de forma tranquila e legal.
Nos primeiros dias, você será capaz de gerenciar tudo isso sem muitos problemas. Mas, à medida que sua empresa cresce (junto com o volume de sua atividade financeira), se tornará mais econômico contratar um contador ou guarda-livros para tomar as rédeas enquanto você se concentra em tarefas de maior valor agregado.
Enquanto isso, veja o que você precisa fazer regularmente para manter os livros limpos:
#1 – Grave tudo
Manter um registro preciso de todas as transações de entrada e saída é a principal tarefa da contabilidade e uma obrigação legal para o seu negócio. Isso significa que cada vez que você faz uma compra ou recebe um pagamento, as informações precisam ser armazenadas, junto com o valor.
Esses registros financeiros serão usados posteriormente para sua declaração de imposto, portanto, a precisão é essencial. Manter os recibos por até seis anos também é recomendado.
#2 – Reconciliar transações
Você já deve ter ouvido o termo “conciliação bancária”. Esta é uma tarefa importante de contabilidade que envolve examinar seu extrato bancário e compará-lo com seus registros financeiros. Linha por linha, você precisará certificar-se de que todos os débitos e créditos do extrato aparecem em seus registros.
Esse processo ajuda a identificar erros como gastos ou cobranças inexplicáveis e pagamentos em duplicidade ou entradas de registros. Ver essas coisas antecipadamente ajuda você a investigar e fazer correções antes que elas causem problemas mais tarde.
#3 – Monitore o fluxo de caixa
O fluxo de caixa é a quantidade de dinheiro que entra e sai do negócio. “Cash in” inclui todo o dinheiro pago a você pelos clientes (e quaisquer subsídios do governo, por exemplo), enquanto “cash out” inclui tudo, desde pagamentos de fornecedores e salários de funcionários até contas de serviços públicos e aluguel.
É muito importante ficar de olho no fluxo de caixa, porque se ele parar, seu negócio não poderá funcionar. Ao verificar regularmente o dinheiro disponível, você pode gerenciar melhor como paga os fornecedores, investe em estoque ou até mesmo estende seu crédito, se necessário.
Lembre-se de considerar mais do que apenas quanto está no banco. Pense em quanto você deve atualmente, quanto os clientes lhe devem, quando os pagamentos precisam ser feitos ou são esperados e quanto IVA você é responsável.
#4 – Cuidado com pagamentos atrasados
Em algum momento, todas as empresas terão clientes que não são os mais pontuais quando se trata de pagar o que devem.
Há muitas razões pelas quais isso pode acontecer, mas do seu ponto de vista, não pode durar muito. Atrasos na entrada de dinheiro no negócio podem afetar o quão flexível você pode ser e até impedir que você faça compras básicas.
Para manter o fluxo de caixa, você precisa perseguir os clientes que ainda têm faturas pendentes. Lembre-se de ser específico sobre quando você espera ser pago, mas sempre seja educado e profissional.
Também é uma boa ideia perguntar como você pode apoiá-los para ultrapassar a linha – seja permitindo que eles paguem de uma maneira diferente ou dividindo os pagamentos em partes menores.
#5 – Pagar impostos
Não importa o tipo de negócio que você administra, você precisa pagar impostos sobre o dinheiro que ele ganha. Existem alguns tipos diferentes de impostos, cada um com seus próprios critérios, regras e processos.
Em última análise, é sua responsabilidade entender o que se aplica a você e como e quando enviar sua declaração de imposto ao HMRC.
Fazer isso sozinho é possível (mesmo simples com software), mas se você não tiver certeza, essa é uma tarefa que você pode querer pagar a um contador ou contador para fazer.
Principais tipos de impostos
Imposto de Renda | taxa de corporação | Imposto sobre Valor Agregado (IVA) |
---|---|---|
Isso é pago por proprietários e comerciantes individuais usando um sistema chamado Autoavaliação | Isso é pago por empresas limitadas, empresas estrangeiras com filial ou escritório no Reino Unido, clubes, cooperativas e outras associações não incorporadas | O IVA é um imposto cobrado sobre a maioria dos bens e serviços vendidos por empresas registradas no IVA. Se for você, você precisará cobrar as taxas de imposto aplicáveis sobre o que vender e enviar devoluções ao HMRC |
Fonte: Sábio
Dica profissional: Há um novo esquema sendo lançado pelo HMRC chamado Making Tax Digital. Isso traz novos requisitos para você manter todos os registros contábeis digitalmente, usar software compatível para enviar sua declaração de imposto e muito mais. Isso já está em vigor para o IVA e será lançado para a Autoavaliação do Imposto de Renda em abril de 2024.
Como facilitar a contabilidade
Essas cinco tarefas de contabilidade parecem muito para se pensar, mas você pode tornar as coisas significativamente mais fáceis seguindo três regras de ouro. Combine isso com um software de contabilidade ou contabilidade de qualidade e você ficará em dia com seus livros todos os meses sem suar a camisa.
Adote uma abordagem ‘pouco, mas frequentemente’
Uma das principais razões para a contabilidade ser um trabalho demorado, estressante e tedioso é que muitas pessoas deixam as responsabilidades individuais se somarem. Ao adiar, você o torna maior e aumenta as chances de erros.
É melhor adotar uma abordagem proativa e trabalhar em tarefas com mais frequência por períodos menores. Bloqueie o tempo limite frequente em seu calendário dedicado a cada tarefa e defina-os para ocorrer novamente nos intervalos necessários (mensal, semanal e diário).
Quanto mais você fizer isso, mais rápido você ficará, e eventualmente se tornará um hábito.
Digitalize tudo
Quando se trata de contabilidade, o papel pode ser infinitamente problemático. Sejam notas rabiscadas, documentos financeiros ou recibos, as cópias impressas geralmente são perdidas ou danificadas. E você pode garantir que os que desaparecerem serão os que você mais precisa.
Quanto mais você puder digitalizar, melhor. Sua manutenção de registros será muito mais precisa, você poderá pesquisar, acessar e compartilhar os dados de que precisa quase instantaneamente, e tudo poderá ser copiado com segurança.
Qualquer forma de digitalização trará benefícios, mas o uso de software dedicado para sua contabilidade torna isso significativamente mais fácil, pois muito disso pode ser automatizado (mais sobre isso abaixo).
Faturar com eficiência
Já abordamos por que o fluxo de caixa saudável é tão importante. Certifique-se de estabelecer um processo de faturamento que seja o mais eficiente possível. Você deseja faturar assim que o trabalho for concluído e aceito e perseguir os pagadores atrasados persistentemente (mas bem).
Tente pensar em outras maneiras de melhorar seu processo, como dividir grandes trabalhos em vários estágios de faturamento, usar modelos personalizáveis, automatizar tarefas sempre que possível e configurar faturas rolantes para clientes recorrentes.
Se você seguir essas três regras de ouro, reduzirá as horas necessárias para manter os livros limpos, evitará muitas dores de cabeça e manterá o fluxo de caixa.
Quais recursos de software devem ser observados
Para realmente capacitar suas habilidades de contabilidade, você deve usar uma solução de software de contabilidade ou contabilidade de qualidade. Por quê? Porque todas as cinco tarefas mencionadas acima podem ser pelo menos parcialmente (se não totalmente) automatizadas.
Sim, isso significa:
- Reduza horas para segundos para muitas tarefas individuais
- Garanta mais precisão na manutenção de registros
- Faça a descoberta antecipada de erros e corrija-os mais cedo
- Torne a conformidade sem esforço
- Tenha backups seguros e frequentes de todas as suas informações
- Obtenha visibilidade em tempo real do fluxo de caixa
Existem muitas soluções de alta qualidade por aí que o ajudarão a conseguir tudo isso. E quando você considera o valor monetário das horas que você gasta fazendo contabilidade em papel ou usando ferramentas genéricas como planilhas, o software geralmente é incrivelmente econômico.
Ao decidir qual software escolher, considere o nível de suporte que o provedor inclui, pois isso será essencial se você for novo na contabilidade.
Depois de saber qual provedor estará facilmente disponível para ajudar, procure esses recursos essenciais de software:
Captura de registros digitais – Algumas soluções permitem que você use um aplicativo de smartphone ou um scanner de mesa para capturar tudo, desde documentos a recibos, e pode puxar automaticamente os dados diretamente para o sistema.
Reconciliação automática – Os softwares que se integram diretamente com os bancos podem conciliar automaticamente as transações com os registros digitais armazenados no sistema. Isso significa literalmente que uma tarefa chave de contabilidade é feita para você.
Funcionalidade móvel – Ser capaz de acessar o software em um dispositivo móvel permite que você cumpra seu cronograma de contabilidade, mesmo quando estiver em movimento. Dessa forma, você pode evitar que as tarefas se acumulem simplesmente porque você não teve acesso ao seu sistema.
Automação fiscal – O software de fornecedores respeitáveis calcula automaticamente o seu imposto de acordo com a legislação mais recente (mesmo quando muda) e permite que você envie ao HMRC com facilidade.
Armazenamento em nuvem seguro – O software baseado em nuvem armazenará e fará backup de seus dados com segurança, portanto, se você tiver algum problema no local, terá a tranquilidade de saber que suas informações estão seguras e ainda acessíveis.
Descubra como a Sage Accounting pode ajudá-lo a gerenciar seus livros
Assuma o controle de seus registros financeiros
Quando você começa no negócio, cuidar das finanças pode parecer um pouco intimidante.
Mas, ao dedicar um tempo para entender completamente as cinco principais tarefas de contabilidade, você pode assumir o controle de seus registros financeiros e construir uma base sólida para quaisquer atividades contábeis futuras.
Atenha-se às três regras de ouro e considere usar uma solução de software de qualidade que possa automatizar grande parte do trabalho, e você poderá manter livros precisos e compatíveis com apenas algumas horas de trabalho por mês.
Ryan Grundy é redator de conteúdo da Sage
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