Se você precisa trabalhar no Microsoft Outlook, pode muito bem fazê-lo de maneira inteligente. Aqui estão várias dicas para ajudá-lo a trabalhar com mais eficiência em todas as versões disponíveis do Outlook. Todas as nossas dicas foram testadas usando o Outlook 2021, mas algumas dicas também funcionam de forma semelhante com o Outlook 2019 e 2016.
Este artigo foi traduzido do alemão para o inglês e originalmente publicado em pcwelt.de. As capturas de tela abaixo permanecem em alemão.
Dica 1: faça backup e restaure configurações de perfil, assinaturas e contas de e-mail
O Outlook 2016/2019 e o Outlook 2021 salvam suas configurações de perfil – incluindo contas de email, pastas favoritas, configurações e informações sobre os servidores necessários – no registro do Windows. Se você exportar as chaves correspondentes, poderá transferir grande parte das configurações do Outlook para um novo computador ou restaurá-las no caso de novas instalações.
Para restaurar, você só precisa clicar duas vezes no arquivo de registro exportado e todas as configurações de e-mail serão integradas ao Windows novamente. As etapas são as seguintes:
- Abra o editor de registro com regedit.
- Navegar para HKEY_CURRENT_USER\SoftwareMicrosoft\Office16.0\Outlook\Profiles
- Você verá cada perfil como uma chave separada abaixo do Perfis chave. Clique com o botão direito do mouse no perfil que deseja exportar e selecione Exportar no menu de contexto. Aí está o seu backup!
Para restaurar seu backup, clique duas vezes no arquivo de registro exportado e importe-o para o Windows.
Quer fazer backup de suas assinaturas do Outlook também? O Outlook salva as assinaturas no diretório ” C:\Users\
Dica 2: dirija-se às pessoas diretamente nos e-mails
Se você enviar um e-mail para vários destinatários, poderá endereçar os destinatários individuais diretamente no texto do e-mail usando o sinal @. Se você pressionar o sinal @ no texto, poderá selecionar uma pessoa do catálogo de endereços e escrever um texto para essa pessoa específica. Essa pessoa é automaticamente inserida como destinatário do e-mail, caso ainda não o seja.
Dica 3: mova os compromissos entre meses e semanas na exibição do calendário usando arrastar e soltar
Se você clicar e segurar um compromisso no calendário do Outlook, poderá arrastá-lo da exibição atual para o calendário à esquerda e soltá-lo. O Outlook move o compromisso para então e mostra o novo dia no lado direito da exibição do calendário. Isso permite que você ajuste os detalhes do compromisso. Isso é útil para mover rapidamente um compromisso ao longo de vários meses ou semanas, mas também para alternar um compromisso entre dias na mesma semana.
Dica 4: altere as linhas de assunto dos e-mails para uma pesquisa mais eficaz
Na área de leitura do Outlook, bem como na janela de um e-mail aberto, o assunto é visível no topo. Se você clicar na área de assunto, poderá editá-la. Isso tem várias vantagens. Por exemplo, você pode ajustar o assunto diretamente na janela de e-mail ao responder ou encaminhar, ou integrar informações importantes, como números de clientes ou números de pedidos. Como o Outlook também indexa essa área, você pode encontrar e-mails com linhas de assunto eficazes com mais facilidade por meio da pesquisa.
Dica 5: Use módulos de texto no Outlook
Se você usa certas passagens de texto com frequência, pode salvá-las como módulos de texto no Outlook. Para fazer isso, selecione o texto em um e-mail e escolha “Inserir -> Peças rápidas -> Salvar seleção no catálogo de peças rápidas” na janela do editor. Isso permite que você recupere facilmente o texto a qualquer momento. (Se “Peças rápidas” não aparecer, você encontrará o comando na extremidade direita da barra de ferramentas pelas … reticências.)
Thomas Joos
A inserção de módulos de texto em e-mails é feita através do mesmo menu clicando no módulo de texto salvo ou escrevendo o nome do módulo de texto no e-mail. O Outlook então reconhece os módulos de texto salvos e você pode inseri-los de forma rápida e fácil.
Dica 6: Automatize sua caixa de entrada com Quicksteps
As “etapas rápidas” do Outlook permitem que você atribua várias ações a e-mails para classificá-los, como categorizar um e-mail, marcá-lo como lido e movê-lo para uma pasta específica. Melhor ainda, tudo isso pode ser feito com um clique do mouse depois de configurar o Quicksteps.
Se você abrir um e-mail e clicar com o botão direito nele para abrir o menu de contexto, encontrará “Etapas rápidas -> Gerenciar etapas rápidas“. É aí que mora a mágica. Selecione “Novo” para criar um novo Quickstep e, em seguida, selecione “Editar” e insira um nome na parte superior da janela para salvá-lo para uso futuro rápido e fácil no menu Quicksteps. O “Adicionar ação” permite ajustar as etapas exatas a serem executadas ao selecionar esta etapa rápida em um e-mail, como atribuir uma categoria ou movê-la para uma pasta específica. Você pode excluir o Quicksteps clicando no ícone da lixeira.
Thomas Joos
Se você arrastar um e-mail para o ícone de contatos na parte inferior esquerda enquanto mantém pressionado o botão direito do mouse, poderá criar contatos a partir de e-mails. O Outlook lê as informações de contato relevantes e preenche os campos correspondentes automaticamente. Você pode, é claro, editar os campos posteriormente, se necessário. Para ajudar na futura edição de informações de contato, o Outlook exibe o conteúdo do email como texto dentro do contato. Qualquer informação que você não precisa, você pode simplesmente deletar.
Thomas Joos