Um guia para terceirizar RH

Empresas com menos de 50 funcionários raramente têm uma equipe de RH. Em vez disso, um gerente sênior que pode ter tido alguma experiência em RH no passado obscuro e distante pode ter sido destacado para o cargo. Isso não apenas deixa sua pequena empresa vulnerável a desafios legais quando os procedimentos de RH não são seguidos rigidamente, como dobrar dessa forma tira tempo de seu trabalho diário.

Ou, se você mesmo está lidando com RH, isso tira o tempo de administrar seus negócios e consome sua própria produtividade – um dos maiores desafios enfrentados por qualquer pequena empresa.

Com a crise do custo de vida em curso, a inflação crescente e as despesas salariais em espiral, as empresas procurarão poupar dinheiro onde puderem.

A terceirização total ou parcial da função de RH pode ser uma maneira econômica de reduzir as despesas gerais, ao mesmo tempo em que se beneficia de habilidades especializadas.

A terceirização de RH geralmente é mais econômica do que ter um funcionário assalariado em tempo integral.

Veja também: Como decidir sobre a política de RH para sua pequena empresa

Obtendo os especialistas em

Uma das razões comuns para a terceirização é ter acesso a níveis mais elevados de experiência, conhecimento ou especialização.

Uma área comum de terceirização é a previdência, onde as regras regulatórias e as mudanças na legislação se tornaram tão complexas que, na maioria dos casos, as organizações firmam um acordo com terceiros para gerenciar o investimento e a administração de seus planos.

O que terceirizar?

O RH abrange uma ampla gama de atividades, normalmente:

Estratégia e definição de objetivos
Recrutamento e seleção
Termos e condições de emprego, tanto estatutários quanto profissionais
Remuneração e benefícios
Relações entre empregados
Apoiar os gerentes de linha em situações de disciplina e reclamação, demissão, gestão de ausências, avaliação de pessoal e redundâncias
Igualdade de oportunidades/gestão da diversidade
Projeto e Desenvolvimento Organizacional
Política de TI, incluindo dados e privacidade
Treinamento e desenvolvimento, incluindo iniciativas de coaching e mentoring

Para apoiá-los, quem cuida de RH também terá que desenvolver políticas e procedimentos, treinar gerentes de linha, informar e consultar funcionários e seus representantes e manter os registros “oficiais” de cada funcionário em seus arquivos pessoais.

É possível que todas ou algumas dessas atividades sejam terceirizadas. Muitas organizações transferem as atividades de recrutamento e seleção para terceiros. A provisão de regimes de benefícios flexíveis, pensões, treinamento e desenvolvimento também se prestam a terceiros.

Prós da terceirização de RH

Obter suporte de melhor qualidade do que o negócio atualmente oferecido internamente
Custo reduzido
Maior eficiência
Acesso a sistemas de TI de RH aprimorados
Informações de gerenciamento aprimoradas (métricas)
Acesso a conhecimentos de RH não disponíveis internamente, como aconselhamento especializado em transferência TUPE
Maior flexibilidade e velocidade de resposta
Risco reduzido

Desvantagens da terceirização de RH

Perdendo controle
Perda de conhecimento local ou conhecimento e experiência internos
Falhas na prestação de serviço
Falta de confidencialidade e segurança
Relacionamentos ruins
Padronização (o provedor faz com que todos os clientes sigam os mesmos procedimentos e práticas)
Os contratos de terceirização de RH podem ser longos, com contratos de 5 a 10 anos não incomuns

Ao escolher um provedor terceirizado, você está estabelecendo um relacionamento potencialmente duradouro, portanto, precisa dedicar um tempo para deliberar sobre o provedor certo.

Quando um provedor for escolhido, será necessário criar acordos de nível de serviço, essenciais para o bom andamento dos serviços terceirizados.

Trabalhando juntos

Os gerentes e outros funcionários precisarão de ajuda e apoio para aceitar os novos acordos. Além disso, o provedor precisará saber o máximo possível sobre sua pequena empresa e seus objetivos.

Se o provedor for oferecer conselhos aos funcionários e gerentes, ele precisará ter acesso aos arquivos e registros dos funcionários e às políticas e procedimentos de RH. Você também precisará garantir que quaisquer transferências de informações sejam devidamente protegidas conforme exigido pela legislação GDPR.

6 passos para terceirizar RH

#1 – Identifique os motivos da terceirização

Se você está pensando em terceirizar o RH, precisa identificar as razões pelas quais deseja fazer isso e qual o impacto que isso terá em seus funcionários.

Por que você precisa terceirizar o RH? É porque sua empresa é muito pequena para ter seu próprio gerente de RH interno? Ou porque você deseja aproveitar a experiência fornecida por um provedor de RH?

Se a resposta for porque você acha que seu atual gerente interno de RH não é adequado para o propósito ou está sobrecarregado pela carga de trabalho, lembre-se de que você pode estar em uma situação de redundância dispendiosa.

#2 – Pense nas alternativas

Claro, você pode pensar em contratar alguém interno para ser seu gerente de RH. Se você decidir contratar um gerente de RH em tempo integral, o salário médio nacional do gerente de RH é de £ 43.000.

Isso se compara a cerca de £ 1.200 a £ 3.600 por ano para gerenciamento de RH totalmente terceirizado, incluindo saúde e segurança, folha de pagamento, etc.

#3 – Considere as implicações internas

Se o motivo da terceirização for de custo, então você precisa analisar cuidadosamente quais são os verdadeiros custos internos e se o custo terceirizado é realmente mais barato. Não pense apenas nos custos conhecidos; levar em conta os custos ocultos, como despedimentos ou reafectação do pessoal que actualmente cobre o trabalho.

#4 – Procure fornecedores adequados

Você pode encontrar o Pequenos negócios guia para provedores de consultoria de RH aqui, que lista sete dos maiores provedores de RH terceirizados.

Ou você pode optar por uma consultoria especializada em RH para PMEs, fornecida pela Enterprise Nation.

Contribuintes regulares para Pequenos negócios quando se trata de questões de RH incluem:

Peça para falar com outro de seus clientes e entrevistá-los sobre o quão satisfeitos eles estão com seu serviço.

#5 – Acordar um acordo de nível de serviço

Um acordo de nível de serviço (SLA) entre sua empresa e o provedor de RH é essencial para esclarecer as expectativas e responsabilidades de ambos os lados.

O SLA deve incluir:

Nomes de ambas as partes
Data de início do contrato e quando termina
Funções que o provedor de RH desempenhará
Metas e objetivos que o provedor de RH visará alcançar
Com que frequência a parceria deve ser revisada, ou seja, definir atualizações regulares de desempenho
Detalhes do pagamento

Ao entrar em detalhes sobre exatamente como você gostaria que os especialistas de RH ajudassem sua empresa, você pode evitar uma abordagem de “tamanho único” e garantir que o serviço seja adaptado às necessidades da própria pequena empresa.

No entanto, é importante garantir que o SLA seja flexível o suficiente para permitir ajustes nas metas, se necessário.

#6 – Transfira suas necessidades de RH

Uma vez que você tenha acordado com seu provedor, você ou alguém de sua equipe terá que gerenciar a transição de RH e, uma vez que seu novo serviço terceirizado esteja funcionando, monitorar e avaliar sua eficácia.

E é claro que você precisará revisar quando o contrato chegar ao fim antes de decidir se deve revisar ou não.