Por Alice Feilden na Small Business UK – Conselhos e idéias para pequenas empresas e PMEs do Reino Unido
A contabilidade de pequenas empresas pode ser assustadora. Mas, este guia útil ajudará a obter sua contabilidade de pequenas empresas desde o início.
Etapa um: Saiba o que é necessário
É importante manter os registros financeiros desde o início de um negócio, por mais incidentais as despesas ou quão rudimentar o sistema. As empresas com sede no Reino Unido devem estar listadas nas empresas e empresas devem estar registradas no HMRC. Certifique-se de organizar também um sistema de manutenção de registros financeiros, que é legalmente necessário e configure uma conta bancária comercial. Isso permitirá que sua empresa faça um empréstimo, use um cartão de crédito comercial e faça cartão e pagamentos on -line dos clientes.
Etapa Dois: Entenda a contabilidade e contabilidade
A contabilidade de pequenas empresas e a contabilidade de pequenas empresas são frequentemente confundidas entre si ou levadas para significar a mesma coisa. Mas eles não são! A contabilidade é o processo de registro e relatórios da empresa financia e atua como uma parte pequena, mas crucial da contabilidade básica dos negócios.
Por extensão, a contabilidade é o processo de análise e examinar informações financeiras para criar uma estratégia de negócios, estabelecer previsões e tomar decisões.
Como uma pequena empresa, vale a pena entender primeiro os fundamentos da contabilidade coerente, pois há uma obrigação legal de registrar dados financeiros. Você sempre pode se expandir para a contabilidade quando você e sua empresa estiverem prontos.
Etapa três: Escolha de um sistema
No passado, as empresas administravam um livro geral, um livro físico cheio de registros financeiros escritos. Este é talvez o registro contábil mais importante para uma pequena empresa. Hoje em dia, a maioria usa software de computador para manter seus livros e registros, despesas e contas gerais.
Existem três métodos de contabilidade básica para pequenas empresas. Muitos optam pela mais direta e escolhem um software de planilha, algo como o Microsoft Excel ou o Google Sheets, para rastrear finanças. Antes de escolher, é útil saber se você usará um sistema de contabilidade de entrada única ou dupla.
O software de planilha geralmente é barato e direto – muitos proprietários de pequenas empresas descobrirão que já têm o Excel baixado em seus computadores. Mas lamentavelmente, todos nós ouvimos os contos de pesadelos e planilhas do Excel têm suas desvantagens. Famosamente, o JP Morgan perdeu mais de US $ 2 bilhões graças a uma questão de planilha, composta como um único erro que se alimentou de outros cálculos.
Outra opção para a manutenção da pequena empresa é o software de contabilidade contábil de desktop, um programa externo baixado. Exemplos desse tipo de software incluem o QuickBooks Desktop, VT e Sage 50, um sistema de contabilidade de desktop que pode ser usado para compartilhar dados com aplicativos de produtividade usando a nuvem.
O software de desktop pode ajudar a mitigar algumas das falhas inerentes às planilhas. As vantagens para esse tipo de contabilidade de pequenas empresas incluem a capacidade de fazer previsões, o tempo reduzido gasto manualmente inserindo dados e maior suporte e segurança dos provedores. Os pequenos proprietários de empresas, no entanto, podem ser adiados pelo preço mais alto da entrada, precisam atualizar o software e as dificuldades em compartilhar dados.
A opção mais avançada dos três é a contabilidade em nuvem, que usa o software de contabilidade baseado em nuvem. Exemplos de software de contabilidade em nuvem incluem FreshBooks, QuickBooks Online, Zoho Books e Wave. Esse método significa que você não precisa instalar o software no seu dispositivo e pode acessar contas de qualquer lugar do mundo, desde que tenha uma conexão com a Internet. Você nem precisa de um computador – um telefone ou tablet será suficiente.
Reserve um tempo para comprar e dar uma olhada no software disponível no mercado. Alguns dos recursos contábeis básicos mais úteis para pequenas empresas incluem automação de tempo de tempo, que podem ser configurados para ajudar a economizar tempo no faturamento e no manuseio de contas. Este artigo discute alguns dos melhores softwares de contabilidade disponíveis para pequenas empresas.
O software também pode ajudar na preparação de impostos. Os programas oferecem cálculos automáticos, relatórios e vários recursos de taxa de imposto. Renunciar à dor de cabeça do dia de pagamento: também disponível no mercado estão os serviços de folha de pagamento e processamento de pagamentos, o que pode facilitar o pagamento de funcionários.
Cada sistema tem prós e contras individuais, e vale a pena gastar tempo tentando descobrir o que pode funcionar melhor para um negócio individual. Como alternativa, algumas pequenas empresas optam por renunciar a todas as tarefas e terceirizações financeiras, empregando um contador ou contador externo.
Confira alguns dos melhores softwares contábeis para pequenas empresas do Reino Unido, abaixo:
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Etapa quatro: Introdução
Depois de escolher um sistema contábil e se estabelecer, é importante começar a registrar financeiras para obter uma imagem precisa do que está acontecendo sob o capô do seu negócio. Nesta fase, as pequenas empresas devem garantir que estão registrando transações corretamente e na conta certa. Os saldos de contas incompatíveis significam que as empresas não poderão equilibrar ou fechar seus livros a cada trimestre – zero de receitas e despesas e inserindo lucros ou perdas líquidas no balanço – ou tomar decisões financeiras informadas.
As pequenas empresas também podem aproveitar a oportunidade de investigar suas finanças para gerenciar a tributação, estabelecer a folha de pagamento e calcular as margens brutas.
Com os livros equilibrados, você pode começar a usar as contas para gerar relatórios financeiros. Muitos acharão útil criar um balanço – um documento que resume ativos, passivos e ações dentro de um negócio. O balanço mostra a saúde atual de uma empresa e pode indicar coisas como se uma empresa pode expandir ou deve se concentrar no corte de custos.
Da mesma forma, uma declaração trimestral de lucro e perda pode ser um recurso útil para a contabilidade de pequenas empresas. Este documento divide as receitas, custos e despesas durante um período de tempo estabelecido. Um modelo de lucro e perda também pode ser usado para comparar vendas e despesas e fazer previsões.
As declarações de fluxo de caixa são uma parte obrigatória dos relatórios financeiros de uma empresa. Eles são semelhantes às declarações de lucro e perdas, mas não incluem itens não monetários. As declarações de fluxo de caixa ajudam a mostrar onde as empresas estão ganhando e gastando dinheiro, bem como a viabilidade imediata e sua capacidade de pagar contas.
À medida que você cresce, você deseja reavaliar continuamente o método de contabilidade escolhido. Embora uma empresa seja pequena, pode fazer sentido começar com uma simples planilha do Excel, mas à medida que a empresa se expande, você pode pensar em um novo sistema de contabilidade. Eventualmente, talvez você possa crescer grande o suficiente para contratar um contador interno.
Etapa cinco: The TakeAway
Qualquer que seja o sistema de contabilidade e contabilidade de pequenas empresas que você escolher, entender o básico ajudará você a entender sua empresa, tomar decisões comerciais experientes e gerenciar melhor as finanças. Coloque o trabalho mais cedo e economize tempo, dinheiro e mágoa, criando um sistema escalável e coerente desde o início – você sempre ficará satisfeito por fazer isso.
Este artigo faz parte de uma campanha de informações pagas para MVF
Veja também: Noções básicas de contabilidade para empreendedores
O básico da contabilidade de pequenas empresas: dicas e ferramentas para iniciantes apareceram pela primeira vez no Small Business UK.
