Gastar dinheiro em coisas agora, como itens caros ou viajar, em vez de guardá-lo para a aposentadoria é compreensível. Mas priorizar a poupança para a aposentadoria significa ter uma pensão que proporcione um padrão de vida decente. É aí que entram os regimes de pensões no local de trabalho.
Você ajuda seus funcionários a economizar adicionando automaticamente uma porcentagem de seu pagamento a um fundo de pensão e, em muitos casos, adicionando um pouco mais.
Neste artigo, explicamos por que os regimes de pensões no local de trabalho são um benefício atraente para oferecer aos seus funcionários, como escolher um regime de pensões e suas responsabilidades como empregador.
Responsabilidades do empregador
Desde 2017, é um requisito legal ter um regime de pensões no local de trabalho a partir da data de início das suas funções – o dia em que o seu primeiro membro do pessoal começa a trabalhar para si. Isso é chamado de inscrição automática.
Todos os novos funcionários devem estar inscritos no esquema, desde que sejam:
- Com idades compreendidas entre os 22 e a idade da pensão do Estado
- Ganhe pelo menos £ 10.000 por ano (ou o equivalente em um período de pagamento)
- Normalmente trabalho no Reino Unido
É sua responsabilidade verificar quaisquer alterações na qualificação e manter registros de:
- Os nomes, idades, endereços e ganhos de todos os inscritos
- A data em que as contribuições são pagas em
- Quaisquer pedidos para entrar ou sair
- A referência do seu regime de pensões ou o número de registo
Todos esses registros devem ser mantidos por seis anos, exceto os pedidos de saída, que precisam ser mantidos por apenas quatro anos.
Finalmente, a cada três anos, você é obrigado a reinscrever qualquer funcionário que tenha saído do seu esquema. Você também precisa preencher um formulário de nova desaceleração on-line com o Regulador de Previdência.
Quanto devo pagar na pensão de um empregado?
Você deve pagar pelo menos 3% dos ganhos previdenciários de cada funcionário. Se você configurou uma “pensão de qualificação”, pode restringir os ganhos previdenciários entre £ 6.240 e £ 50.270 (para o ano fiscal de 2022/23) – em seu fundo de pensão. usar uma “pensão qualificada” significa que os rendimentos previdenciários também incluem quaisquer bônus ou comissões, horas extras e auxílio-doença ou pagamento por licença parental. Seu empregado deve pagar um mínimo de 5%.
Ao selecionar um provedor de pensão, você poderá escolher um “regime de pensão qualificado” ou configurar um especificamente para as necessidades de seus funcionários. O provedor de pensão poderá ajudá-lo com isso.
Existem regras específicas sobre as contribuições previdenciárias do empregador quando uma funcionária recebe o salário-maternidade legal. As contribuições patronais devem basear-se no salário/salário da licença pré-maternidade. Ou seja, os valores das contribuições patronais não diminuem quando a empregada está de licença maternidade.
Descubra mais sobre folha de pagamento para pequenas empresas
Os trabalhadores podem sair do regime de pensões?
Sim, os funcionários podem pedir para sair do regime de pensão a qualquer momento, e você deve removê-los no prazo de um mês a partir do pedido.
Se isso ocorrer dentro de um mês depois de eles se tornarem membros ativos do plano de pensão (sua janela de exclusão), você deve reembolsar quaisquer contribuições que eles tenham feito nesse período. O provedor de pensão também reembolsará as contribuições feitas por você e pelo empregado. Se eles saírem após o fechamento da janela de exclusão, os fundos permanecerão em sua pensão até que se aposentem.
Por que é um benefício atraente oferecer aos funcionários
Um plano de previdência no local de trabalho pode ser um requisito legal, mas também é o benefício de trabalho mais comumente anunciado em anúncios de emprego, de acordo com uma pesquisa recente da Moneypenny. De 1.000 anúncios analisados, 41% ofereciam uma pensão como benefício, colocando-o à frente tanto do trabalho em casa (22%) quanto do trabalho flexível (12%).
Mesmo sendo obrigatório, é bom anunciar aos potenciais funcionários que você está cumprindo suas responsabilidades como empregador.
Escolhendo um plano de previdência
Existem vários fatores aos quais você deve prestar atenção ao escolher um plano de previdência no local de trabalho.
Pode ser usado para inscrição automática?
Para ser um esquema elegível, seus funcionários não podem ser solicitados a fazer nada para participar do esquema. O regulador de pensões tem uma lista de provedores de pensões adequados.
Quanto custa isso?
Você e sua equipe serão cobrados pelo uso do esquema, por isso é importante comparar os custos de vários fornecedores e encontrar um que complemente a maneira como você administra seus negócios.
Por exemplo, alguns esquemas cobram uma taxa mensal e alguns cobram um custo inicial, enquanto alguns cobram taxas de administração mais baixas para funcionários com salários mais baixos do que os que ganham mais. Os funcionários também podem pagar uma taxa de saída se deixarem o esquema. Os custos são geralmente deduzidos das contribuições previdenciárias feitas.
É regulamentado pelo Regulador da Previdência?
Isso é importante, pois é a prova de que o esquema tem um alto padrão de administração.
Qual método de redução de impostos ele usa?
Existem dois tipos: alívio na fonte (o alívio fiscal é solicitado ao HMRC pelo provedor de pensão) e acordos de pagamento líquido (você calcula o imposto de renda após as deduções da pensão). Escolha o que funciona melhor para seus funcionários e seus salários. O provedor de pensão determinará qual método de redução fiscal é usado.
De acordo com o regulador de pensões, o método que você escolher afetará seus funcionários com salários mais baixos ou mais altos de diferentes maneiras:
- O funcionário que não paga imposto de renda não receberá nenhum benefício fiscal em um Acordo de Pagamento Líquido, mas o Acordo de Pagamento Líquido tende a ter mudanças de membros inferiores.
- O funcionário que estiver sujeito a Imposto de Renda mais alto ou adicional receberá esse alívio adicional diretamente por meio de um Acordo de Pagamento Líquido. Se estiverem num regime de pensões de Alívio na Fonte, podem reivindicar o seu imposto completo através do preenchimento de uma autoliquidação do Imposto sobre o Rendimento.
Oferece opções de investimento?
Qualquer plano de previdência usado para inscrição automática deve oferecer um fundo de investimento padrão, embora os funcionários que desejam escolher seus próprios investimentos devem poder fazê-lo
Usando software de folha de pagamento para esquemas de pensão de inscrição automática
Usar o software de folha de pagamento reconhecido pelo HMRC que está configurado para inscrição automática é uma ótima maneira de gerenciar suas responsabilidades de pensão contínuas como empregador. Pode:
- Armazenar a data de nascimento, salário, número do Seguro Nacional e detalhes de contato dos funcionários qualificados
- Envie automaticamente esses detalhes para o seu provedor de plano de pensão
- Calcular as contribuições previdenciárias para cada período de pagamento
- Calcule o benefício fiscal correto
- Acompanhar pedidos de saída ou adesão ao regime de pensões
- Monitore o status de elegibilidade dos funcionários
- Gerar contracheques e outros documentos
Nem todo software de folha de pagamento é igual quando se trata de pensões. Certifique-se de investigar minuciosamente os recursos de qualquer software de folha de pagamento que considere usar antes de se comprometer com uma assinatura.
Comunicação do esquema aos funcionários
De acordo com a legislação, você deve escrever aos seus funcionários dentro de seis semanas da data de início de suas funções para informá-los de que eles foram colocados em um plano de pensão.
A carta deve incluir uma explicação de como funciona o plano de pensão, sua data de inscrição e informações adicionais do provedor. Seu provedor deve ser capaz de fornecer um pacote de informações que você pode encaminhar para seus funcionários. O regulador de pensões tem modelos de rascunhos que você pode usar.
Conformidade e regulamentação
No prazo de cinco meses a contar da data de início das suas funções, deve preencher uma declaração de conformidade que indique ao Regulador das Pensões como cumpriu as suas obrigações enquanto empregador. Desde que você tenha sua referência PAYE e o número de referência do escritório de contas, você poderá fazer isso on-line em apenas 15 minutos.
Depois disso, você só precisa cumprir as obrigações detalhadas na seção de responsabilidades do empregador acima para permanecer em conformidade.
O SmallBusiness.co.uk se uniu ao Intuit QuickBooks para ajudá-lo a encontrar o software de folha de pagamento certo para o seu negócio. Saiba mais sobre como obter o seu folha de pagamento e finanças empresariais em um só lugar.
Consulte Mais informação
Um guia para o subsídio de doença estatutário para empregadores
