Dividir minhas tarefas entre vários aplicativos me tornou mais produtivo

Acho que a maioria de nós precisa de um pouco de ajuda quando se trata de manter o controle de nossas tarefas, e é por isso que os aplicativos de produtividade são tão populares. Todo mundo tem um sistema que funciona para eles, e algumas pessoas usam aplicativos multifuncionais poderosos que funcionam como um sistema completo.

Para mim, segmentar meus aplicativos tem se mostrado útil. E não me refiro apenas a usar um aplicativo de tarefas separado do meu aplicativo de notas. Na verdade, agora uso vários aplicativos apenas para minha lista de tarefas, e isso realmente me ajudou a fazer mais.

Durante anos, usei o TickTick para me manter organizado. A capacidade do aplicativo gratuito de adiar lembretes repetidamente e configurar tarefas recorrentes tem sido muito importante para meus hábitos propensos à procrastinação.

Mas nos últimos 12 meses também assistimos a alguns desenvolvimentos que fizeram com que o meu sistema habitual começasse a falhar. Passei de um emprego de tempo integral para freelancer em vários sites. Comecei a precisar fazer mais tarefas domésticas e compras, pois meus custos médicos limitavam consideravelmente meu orçamento para entrega e ajuda extra.

Ao mesmo tempo, minha saúde piorou muito, aumentando minha fadiga e confusão mental e resultando em tarefas mais atrasadas. Para tratar o agravamento da minha dor crónica e das enxaquecas crónicas, recebi medicamentos adicionais que afectaram ainda mais a minha clareza mental e o meu esquecimento.

Este é o contexto em que me encontrei – esgotado e com meus sistemas existentes para lidar com meu TDAH falhando. Comecei a evitar as notificações que recebia do TickTick, à medida que mais e mais tarefas eram ignoradas.

Enquanto isso, as coisas que eu estava tentando rastrear mentalmente estavam caindo no esquecimento. Eu estava atrasado nas tarefas, sempre me esquecia de marcar compromissos e sentia que não havia como controlar a situação. Mudar para outro aplicativo de lista de tarefas também não parecia a escolha certa.

Gostaria de dizer que percebi intuitivamente que separar minhas tarefas em diferentes aplicativos reduziria parte do cansaço das notificações que estava enfrentando, mas me deparei com isso por acaso. Tudo começou quando experimentei o Donetick, que se tornou um dos meus aplicativos auto-hospedados favoritos.

O aplicativo é focado no gerenciamento de tarefas e, como escrevo sobre aplicativos auto-hospedados para trabalho, achei que valeria a pena experimentar. Eventualmente, percebi que isso me permitia controlar essas tarefas domésticas de uma forma menos cansativa.

Embora eu tenha definido essas tarefas para repetição automática em determinados intervalos com base na data de conclusão, não defini lembretes para a maioria delas. Em vez disso, eu verificaria o aplicativo semanalmente para ver se algo precisava ser feito no fim de semana.

De repente, eu estava em dia com minhas tarefas de uma maneira que não fazia antes. Coisas que eu sempre me preocupava em esquecer, como lembrar a última vez que troquei a areia da cama dos meus gatos, não eram mais uma preocupação.

Eu ainda tinha que administrar meus níveis de energia e dor, então havia fins de semana em que tive que pular ou adiar certas tarefas. Mas não sentia essa vergonha e sobrecarga constante com as tarefas que estava lutando para priorizar.

A peça final do quebra-cabeça se encaixou quando experimentei outro aplicativo, o Jotty Page. Este foi mais uma vez um aplicativo auto-hospedado que eu estava testando para o trabalho, que oferece suporte a listas de verificação, quadros Kanban e notas.

Decidi adicionar algumas das minhas tarefas pessoais ao aplicativo, mas também listas de compras, algumas tarefas de trabalho que precisavam de controle de tempo e alguns projetos de hobby. Sua interface limpa facilitou isso para mim e reservei-a para tarefas que não eram urgentes.

Por exemplo, algumas de minhas tarefas pessoais concentravam-se em coisas que preciso fazer nas próximas semanas. Isso incluía o serviço de carro que vinha adiando há meses, o orçamento de eletricista que ainda não havia solicitado depois de semanas e listas de itens que precisava comprar para a casa e meus projetos de reforma.

Essas tarefas são importantes o suficiente para que eu precise de um lugar para colocá-las, para poder verificar quando tiver um momento. Mas eles não são tão urgentes a ponto de precisar agrupá-los com as tarefas mais urgentes que adiciono ao TickTick.

Cada vez que tentei adicionar esses tipos de listas ou tarefas ao TickTick no passado, fiquei sobrecarregado. Isso porque eles apareceram com as mesmas tarefas de alta prioridade que eu estava lutando para concluir, criando uma sensação geral de ansiedade quando abri o aplicativo.

Ao usar vários aplicativos, parei de esquecer as coisas com tanta frequência. Recebi aquele orçamento de eletricista, o que me levou a finalmente substituir as luzes do meu apartamento. Hoje, felizmente, trouxe meu carro de volta da primeira revisão em mais de dois anos.

Como separei as funções do meu aplicativo, o TickTick parou de parecer uma fonte de ansiedade e pude realmente começar a adicionar lembretes úteis ao aplicativo novamente. Enquanto isso, Donetick elimina a carga mental de tentar lembrar quando foi a última vez que troquei o filtro da fonte do gato ou troquei a areia da cama.

Ser capaz de despejar essas tarefas em aplicativos separados, sem que um aplicativo se torne uma fonte única de tudo, desde tarefas urgentes até coisas que preciso manter em mente, significa que estou realizando mais. Não me lembro dessas tarefas aleatoriamente nos momentos em que estou tentando relaxar, como quando estou tentando adormecer.

Como cada aplicativo faz as coisas de maneira diferente, não sinto que estou apenas replicando a mesma funcionalidade em aplicativos diferentes. No entanto, separar os tipos de tarefas que uso para cada aplicativo torna as coisas mais simples em geral.

Embora eu não ache que esse sistema funcione necessariamente para todos, se você está se sentindo como eu, talvez seja hora de agitar as coisas. Em vez de experimentar aplicativos que prometem fazer tudo e deixar você sobrecarregado, talvez tente distribuir suas tarefas entre aplicativos com diferentes capacidades.