Veja como eu uso o Notion para ficar no controle da vida

Como empresário, jornalista e homem de interesses variados, percebi desde cedo a importância das ferramentas de organização da vida. Fui um dos primeiros a adotar o Evernote antes de me envolver no OneNote e até hackeei minhas próprias soluções baseadas na web. Isso foi antes de eu descobrir o Notion – uma ferramenta única que se tornou central para gerenciar tudo, desde meus negócios para tarefas domésticas, tarefas escritas, listas de leitura e até mesmo meus pensamentos.

É assim que fico no controle da vida graças ao Notion.

Assim como a Sala Precisa de Harry Potter, o Notion é uma ferramenta que pode ser tão simples quanto um bloco de notas ou tão complexa quanto um sistema de gerenciamento de recursos de cliente totalmente funcional, completo com automações e fluxos de trabalho orientados por IA.

Como defensor do equilíbrio entre vida pessoal e profissional, optei por segregar o Notion em diferentes espaços de trabalho com base nas funções que desempenho. Meu trabalho como jornalista ganha um espaço de trabalho específico enquanto meu negócio ganha outro, e depois há um para meu crescimento pessoal e de vida. Você pode ter quantos espaços de trabalho desejar e, se administrar espaços de equipe compartilhados para coordenação entre empresas, poderá até ter um espaço de trabalho para gerenciar equipes em todos os espaços de trabalho. É uma tela em branco para moldar como desejar.

Quando comecei a usar o Notion, cometi o erro de novato de despejar tudo – notas, links, planilhas – em uma página. Tirar o máximo proveito do Notion requer ação e reflexão deliberadas antes de começar a criar um espaço de trabalho mais adequado às suas necessidades.

Aqui está um exemplo. Há muitas maneiras de criar uma lista de tarefas pendentes. O Notion permitirá que você crie uma lista de verificação padrão para tarefas. Também permitirá criar um banco de dados de tarefas com tags para delegar responsabilidades, ordens de prioridade ou qualquer outro filtro e tag que você queira aplicar a ele. Você pode até aplicar ações nesses bancos de dados. Portanto, se você sempre quis quantificar seu nível de eficiência ao fazer pedidos de mantimentos antes que acabem, você pode. Mas, previsivelmente, isso pode levar a complicações excessivas.

Para contornar esse problema, utilizo modelos. E não faltam opções gratuitas ou pagas. A pesquisa por uma lista de tarefas apresentará dezenas de modelos bem projetados para atender a qualquer necessidade.

Outro recurso que utilizo bastante é o quadro Kanban. Embora seja predominantemente útil para ficar de olho nas metas e roteiros de negócios, também tem sido muito útil para rastrear projetos residenciais de longo prazo. Por exemplo, estou planejando refazer minha sala de estar e o quadro Notion é extremamente útil para rastrear fornecedores, prazos de entrega e muito mais.

Mas não é apenas produtividade. O Notion é muito útil para controlar praticamente qualquer coisa. Eu uso um modelo de finanças pessoais para controlar a entrada e saída de caixa. Ele substituiu meu antigo aplicativo de rastreamento de dinheiro e planilha do Excel por um bom motivo: meus dados não estão vinculados a um arquivo, aplicativo ou mesmo a uma única página. Embora eu tenha uma página detalhando as despesas comerciais, posso facilmente elaborar um gráfico em um painel que criei para meus parceiros e funcionários. Há muita flexibilidade.

Sou um consumidor compulsivo de terror e ficção científica e fico de olho em novas leituras interessantes. Anteriormente, eu apenas os adicionava à minha lista de desejos da Amazon e os esquecia. Agora, tenho uma página de leitura dedicada em meu espaço de trabalho do Notion. Além disso, pode ser configurado com tanta ou pouca informação quanto você desejar.

Embora inicialmente tenha me interessado pela ideia de uma biblioteca virtual de livros para ler, completa com capas, achei isso desnecessário para meu caso de uso. Insira ainda outro banco de dados. Ele me dá uma visão geral de cada livro que desejo ler, permite marcá-los por status de leitura e filtra os livros que já li. Este banco de dados alimenta meu painel pessoal, onde posso facilmente dar uma olhada no próximo livro da minha lista de leitura. Muito legal.

Estou até usando-o como substituto do Pocket com o Web Clipper que o acompanha. Se eu encontrar um artigo interessante no Chrome, basta tocar no botão e o artigo será salvo automaticamente. Como alguém que gosta da arquitetura modernista soviética, fico atento a lugares e monumentos interessantes quando estou viajando. Esse é apenas um caso de uso, mas registrá-lo em viagem e país torna muito mais fácil revisitá-lo. Posso até marcar páginas por interesse e encontrá-las em um só lugar.

Como eu disse, as possibilidades são infinitas, e hoje me deparei com um plugin do Notion que pode acessar sua conta do Spotify e criar um banco de dados de todas as músicas que você já ouviu. É como o Last.FM, mas infinitamente flexível, pois você pode agir com base nesses dados e criar coisas como o seu próprio Spotify Wrapped ou fazer análises mais profundas. Vinculando um diário de humor ao tipo de música que você está ouvindo? Sim, é factível.

A vantagem de construir um segundo cérebro no Notion é que a própria ferramenta está em constante evolução para atender a diversas necessidades. Embora anteriormente fosse possível criar formulários usando plug-ins de terceiros, a Notion anunciou recentemente uma ferramenta de formulário integrada. Assim como o Formulários Google, ele cria um banco de dados de respostas. No entanto, a vantagem aqui é que posso usar essas respostas em todo o meu espaço de trabalho, em vez de elas ficarem bloqueadas em uma planilha.

Já estou pensando em maneiras de usá-lo em meus negócios, sendo as pesquisas com clientes um caso de uso importante. Enquanto isso, embora eu já tenha optado por um software profissional de gerenciamento de faturas, alguns modelos permitem gerar faturas, rastreá-las e até mesmo produzir cópias em PDF – perfeito para freelancers ou qualquer pessoa que esteja começando.

Um uso muito legal do Notion é a possibilidade de publicar qualquer página e subpágina na internet. Você pode até usá-lo como um site rudimentar, se desejar. Aproveite o plano premium e você pode até ter um domínio personalizado. Mas eu discordo.

Juntamente com todos os outros casos de uso de que falei, o Notion também é o depósito de lixo para minha base de conhecimento doméstica. Senha da minha máquina de lavar inteligente? Verificar. Como acessar backups de fotos? Verificar. O que fazer se minha complicada rede Wi-Fi cair? Verifique novamente. Isso é exposto na internet por meio do recurso mencionado e minha família e amigos próximos têm acesso a ele. Isso me poupa de ser o solucionador de problemas do grupo e é útil enquanto estou viajando.

Entre os modelos úteis e os recursos de publicação na web, você pode até criar páginas de viagens em grupo ou talvez uma página com detalhes para uma festa em casa, completa com links para o Google Maps, rotas e muito mais, e compartilhá-la com um grupo. Realmente é limitado apenas pela sua imaginação.

Muito do que falei poderia ser feito com um bloco de notas, com o Planilhas Google ou mesmo apenas mantendo-o na memória? Claro. No entanto, usar o Notion como um segundo cérebro para descarregar datas, tarefas e atividades me torna mais eficaz. Você também não precisa se comprometer com o Notion. Não faltam aplicativos de aumento de produtividade, desde Obsidian até Anytype. No entanto, lembre-se de que todos eles apresentam uma curva de aprendizado um tanto acentuada, a menos que você seja um usuário muito básico.

No entanto, o fato é que desde que mergulhei no mundo das ferramentas de organização da vida como o Notion, não preciso mais pensar muito sobre minha lista de tarefas, leituras ou viagens. Posso apenas dar uma olhada em nomes, lugares ou datas. Algumas horas de organização eficaz não apenas me tornaram mais produtivo e organizado, mas também mais calmo. Isso não tem preço.