Que despesas posso reclamar através da minha empresa?

Como a maioria das pessoas sabe, se você está pensando em iniciar um novo negócio ou já administra um, pode reivindicar despesas sobre alguns de seus custos.

Esta é uma ótima maneira de ajudar os empreendedores e dar-lhes mais chances de sucesso. Por que?

Como as empresas pagam impostos sobre seus lucros, quando declaram despesas, esse valor é removido. Portanto, eles pagam impostos sobre um valor muito menor.

Se você for diligente, poderá economizar uma grande quantidade de dinheiro.

Então, o que você pode reivindicar?

As principais categorias de despesas empresariais

Quilometragem de viagens de negócios

Pagamentos de subsídio de milhagem (MAPs) são o que você paga aos seus funcionários pelas viagens feitas para fins comerciais. Você tem permissão para fornecer aos funcionários uma certa quantidade de MAPs todos os anos antes de reportá-los ao HMRC – isso é conhecido como ‘valor aprovado’.

Resolva isso multiplicando as viagens de negócios do seu funcionário durante o ano pela taxa por milha do veículo (veja abaixo).

Se o seu funcionário utiliza mais de um veículo, calcule tudo junto.

Taxas de imposto por milha comercial

Fonte: HMRC

Qualquer valor acima do valor aprovado precisa ser relatado em um formulário P11D. Depois disso, adicione qualquer valor acima do valor aprovado ao salário do funcionário, deduza e pague o imposto normalmente.

Qualquer valor abaixo do valor aprovado não precisa ser relatado ao HMRC, mas seu funcionário poderá obter alívio de subsídio de milhagem sobre o saldo não utilizado do valor aprovado. Você também pode fazer relatórios opcionais separados ao HMRC sobre quaisquer saldos não utilizados sob o Esquema de Relatórios Opcionais de Alívio de Milhas (MARORS). Contate o HMRC para aderir ao esquema.

Equipamento de escritório doméstico

Outra opção bastante conhecida é reivindicar itens como equipamentos de escritório e consumíveis, como tinta de impressora, essenciais para o funcionamento da sua empresa. Observe que esses pedidos de reembolso de despesas não são adequados para pessoas que trabalham em casa.

Reivindique itens que você normalmente usaria por dois anos ou menos como despesa permitida. Isso pode incluir:

• Contas de telefone (fixo), celular, fax e internet
• Postagem
• Papelaria
• Impressão
• Tinta e cartuchos de impressora
• Software de computador que sua empresa usa há menos de dois anos
• Software de computador se sua empresa fizer pagamentos regulares para renovar a licença (mesmo se você usá-la por mais de dois anos)

Se você dirige uma empresa limitada, há uma maneira de reivindicar mais alguns equipamentos.

Por exemplo, se você tiver um laptop, poderá comprá-lo por meio da empresa. Isso o tornará um ativo da empresa e, portanto, será um custo como despesa exigível.

Além disso, você receberá dinheiro diretamente da empresa, pessoalmente, livre de impostos.

Roupas e entretenimento

Seus funcionários também podem solicitar roupas (como contratar um terno elegante para um evento ou uniforme) e a festa anual dos funcionários, desde que o custo per capita não exceda £ 150.

Aluguel e contas

Se você administra seu negócio em casa, também pode reivindicar aluguel, hipoteca e contas cobrando alguns dos custos por meio de sua empresa, embora haja algumas limitações.

O valor do aluguel que você pode reivindicar é baseado no espaço dedicado ao negócio real.

Por exemplo, se você tem um escritório que usa apenas para negócios e que ocupa 10% da metragem quadrada do seu apartamento, você pode reivindicar 10% do seu aluguel como despesas.

Se você trabalhar em um quarto metade do tempo e usá-lo como um quarto normal na outra metade do tempo, só poderá reivindicar 5% do aluguel de volta.

No que diz respeito às contas, elas funcionam de forma semelhante e precisam ser divididas entre aquelas utilizadas na realização de negócios e não.

Se você trabalha fora de casa, pode reivindicar despesas sobre:

• Aluguel para estabelecimento comercial
• Tarifas comerciais e de água
• Contas de serviços públicos
• Seguro de propriedade
• Segurança

Cursos de treinamento

Você pode reivindicar despesas comerciais permitidas para treinamento que lhe forneça o conhecimento e as habilidades para administrar melhor seu negócio. Isso inclui cursos de atualização.

O curso deve ser capaz de ajudá-lo a administrar seu negócio. No entanto, você não pode reivindicar cursos de treinamento que o ajudem a iniciar um negócio ou expandir para uma nova área de negócios – isso inclui qualquer coisa relacionada ao seu negócio atual.

Marketing e assinaturas

Na frente de marketing, você pode reivindicar

• Publicidade em jornais e diretórios
• Publicidade por correio em massa
• Amostras grátis
• Custos do site

No entanto, você não pode reivindicar entretenimento de clientes, fornecedores e consumidores, nem pode reivindicar hospitalidade em eventos.

Além disso, você reivindica periódicos comerciais ou profissionais e associação a órgãos comerciais ou organizações profissionais. Você só pode reivindicar este último se estiver relacionado ao seu negócio. Você não pode reivindicar pagamentos a partidos políticos, taxas de inscrição em academias e doações para instituições de caridade. Dito isso, você poderá reivindicar pagamentos de patrocínio.

Subsídios de capital

Outra área a que devemos ficar atentos são os subsídios de capital, amplamente conhecidos como “fábricas e maquinaria”. Isso inclui coisas como:

• Máquinas
• Luminárias (cozinhas equipadas, banheiros privativos, sistemas de incêndio e CFTV)

Você não pode reivindicar as despesas de algumas dessas coisas e, portanto, deve solicitar um subsídio de capital. No entanto, pode ser uma área bastante complicada. Na maioria dos casos, você pode deduzir o custo total desses itens de seus lucros antes dos impostos, usando o subsídio anual de investimento.

Rastreadores de despesas comerciais

Se você deseja simplificar o processo de despesas da sua empresa, há uma série de ferramentas de software que podem ajudar a tornar a vida mais fácil para você e seus funcionários.

Compare fornecedores agora para encontrar a opção perfeita para o seu negócio.

Há muito mais coisas pelas quais você pode reivindicar despesas e o HMRC tem uma lista completa aqui.

Se você quiser reivindicar, obviamente precisará de provas dessas despesas. Certifique-se de acompanhar todas as suas faturas, recibos e papéis e guarde-os em um local seguro.

Mantenha-os bem organizados também para economizar muito tempo no futuro.

Uma última coisa a ter em mente é que o HMRC pode voltar e solicitar comprovante de despesas até seis anos após serem reivindicadas.

Então, se você está pensando em descartar seus papéis assim que o HMRC aceitar suas contas, pense novamente. Se você não puder fornecer provas quando solicitado posteriormente, poderá ser solicitado a devolver o dinheiro.

Leitura adicional sobre despesas comerciais

Navegando pelas despesas comerciais como uma empresa limitada – Emily Coltman, contadora-chefe da FreeAgent, dá algumas dicas sobre como negociar o campo minado das despesas comerciais

Como assumir o controle das despesas do seu negócio – O dinheiro é a força vital dos negócios, mas muitas vezes os empreendedores gastam mais dinheiro do que o necessário, prejudicando o fluxo de caixa. Veja como controlar melhor as despesas do seu negócio

Reivindicar despesas com telefones celulares como parte do seu negócio – Qual é a política padrão para despesas com telefones celulares? Você pode reivindicar alguma coisa do fiscal pelo uso comercial de telefones celulares?