A vigilância no local de trabalho é qualquer forma de monitoramento de funcionários realizada por um empregador. Inclui módulos de ponto e presença em sistemas de RH ou de folha de pagamento, sistemas de CFTV para fins de segurança, acesso a edifícios ou zonas dentro de um edifício e monitoramento contínuo de sistemas eletrônicos como computadores, e-mails e mecanismos de busca. Embora os métodos de vigilância existam e sejam utilizados há muitos anos, a monitorização aumentou significativamente à medida que a tecnologia se desenvolveu.
Durante o confinamento, quando os funcionários passaram subitamente a trabalhar a partir de casa, os empregadores pediram cada vez mais aos seus fornecedores de TI que ajudassem na monitorização da atividade do pessoal. Durante anos, os empregadores, apesar dos avanços técnicos que permitiam aos trabalhadores trabalhar a partir de casa, recusaram-se a permitir-lhes que o fizessem. Uma infinidade de desculpas foi apresentada, mas no centro de muitas delas estava a questão da confiança. Como eu, como empregador, saberia que minha equipe estava realmente trabalhando e não assistindo sua TV diurna favorita ou cuidando de seus filhos?
Como estamos agora num ambiente de trabalho pós-Covid e muitos funcionários continuaram a trabalhar a partir de casa, a questão da vigilância deixa de ser uma preocupação de curto prazo para se tornar uma estratégia de longo prazo. Surgem dúvidas sobre o que é legal, o que é ético e o que é uma prática eficaz de gestão de pessoas?
‘Ter que trabalhar com a câmera ligada e o microfone aberto o dia todo, todos os dias, para que seus colegas possam ver você, certamente seria considerado excessivo’
Uma das primeiras notas de cautela com qualquer tipo de vigilância é a consistência.
Você deve ter uma política documentada que todos conheçam e que afete igualmente todos os funcionários, independentemente de estarem trabalhando em casa ou no escritório. Não fazer isso pode levar a alegações de discriminação indireta. Você tem mais mulheres trabalhando em casa do que homens? Você tem mais idosos trabalhando em casa do que no escritório? Você tem mais funcionários com deficiência trabalhando em casa em vez de irem para o escritório? Embora a sua política e procedimentos em torno da discriminação possam não ter a intenção de discriminar, sem uma consideração cuidadosa da demografia específica da sua força de trabalho, a sua política pode colocá-lo em risco de ser infringido pela legislação sobre igualdade.
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Monitorar minha equipe que trabalha em casa é legal?
Supondo que você não esteja fazendo nada que possa levar a uma alegação de discriminação, conforme descrito acima, você pode monitorar sua equipe, mas apenas até o ponto em que seja razoável fazê-lo.
Não existe uma única peça legislativa que lhe dê uma resposta sim/não à questão de saber se é possível monitorizar os seus funcionários enquanto trabalham a partir de casa; no entanto, existem várias leis que devem ser levadas em consideração ao redigir sua política e implementá-la.
- O Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) existe para proteger dados pessoais
- Regulamentos de Telecomunicações (Práticas Comerciais Legais) (Interceptação de Comunicações) de 2000 dá às empresas o direito de monitorar as comunicações em suas próprias redes
- A Lei dos Poderes de Investigação de 2016 aborda a interceptação de dados eletrônicos durante a transmissão
- A Convenção Europeia dos Direitos Humanos protege o direito do funcionário à vida familiar
- O Termo de Confiança implícito (ITTC) que está implícito em um contrato de trabalho
No cerne da legalidade do seu monitoramento estão dois conceitos-chave:
Transparência
Você está sendo honesto e aberto com seus funcionários sobre o fato de estar monitorando sua equipe?
- O que você está monitorando?
- Como você está monitorando?
- O que está sendo feito com as informações coletadas?
- Quem tem acesso a ele?
- Onde está sendo armazenado?
- E por quanto tempo ficará armazenado?
Proporcionalidade
- O que você está tentando alcançar monitorando sua equipe?
- De quanta informação você precisa?
- Existe algum risco específico que foi identificado?
- Você está usando as informações obtidas no monitoramento para fins de treinamento?
O monitoramento da equipe que trabalha em casa é uma ferramenta eficaz de gestão de pessoas?
Se usado corretamente, o monitoramento pode ser usado para medir as contribuições, resultados e comportamento dos funcionários, ajudando-os a melhorar o desempenho individual e do grupo. As empresas podem monitorar os dispositivos da empresa para garantir que não haja violação de segurança, como e-mails de phishing, fraudes ou ataques de malware.
Em alguns casos, a monitorização pode ser utilizada para ajudar a prevenir a intimidação e o assédio, que registaram um aumento decepcionante durante o confinamento, uma vez que alguns funcionários foram deixados isolados e expostos a comportamentos inadequados, sem colegas ou gestores a quem recorrer.
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Os resultados do monitoramento podem ser usados para fins disciplinares, quando as pessoas não cumprem os padrões estabelecidos pela empresa, ou para fins de capacidade, quando um mecanismo de apoio adicional pode ser implementado caso o funcionário não esteja desempenhando o nível exigido.
O que é monitoramento excessivo?
Pode-se argumentar que, devido ao trabalho remoto, avaliar o desempenho e o comportamento é mais difícil para o empregador. No entanto, existem diferentes estilos de monitorização e, embora alguns sejam úteis para ambas as partes, outros podem ser considerados excessivos, pois podem ser vistos como comprometedores da privacidade dos funcionários. É difícil imaginar como monitorar as teclas digitadas ou fazer capturas de tela em intervalos aleatórios pode dar ao empregador uma ideia do desempenho do funcionário.
Ter que trabalhar em uma chamada ao vivo do Teams com a câmera ligada e o microfone aberto o dia todo, todos os dias, para que seus colegas possam ver que você certamente seria considerado excessivo e demonstraria falta de confiança entre empregador e funcionário, mas alguns empregadores exigiram esse nível de “engajamento” de sua equipe que trabalha em casa. Eles argumentam que se o funcionário estivesse no escritório, estaria visível e audível o tempo todo e, portanto, o mesmo deveria se aplicar quando estivesse trabalhando em casa. No entanto, visitar a casa de alguém pode ser considerado uma invasão de privacidade.
As informações de monitoramento podem ser enganosas e imprecisas. Eles se preocupam com quantidade, e não com qualidade. Concentrar-se nos resultados ou resultados deve ser muito mais útil para o empregador e fornecer-lhe informações mais significativas para tomar decisões na empresa e fornecer apoio aos seus empregados que trabalham em casa.
Qual será o impacto sobre a equipe se você monitorá-la?
Embora os funcionários não queiram sentir-se isolados, precisem de fazer parte de uma equipa para garantir um trabalho eficaz e queiram ser vistos e conhecidos para ajudar no desenvolvimento da sua carreira, também querem ser confiáveis e capacitados para cumprir os requisitos do negócio.
Confiança e confiança são fundamentais para monitorar sua equipe enquanto ela trabalha em casa. Estudos relataram um impacto negativo no bem-estar psicológico e na confiança como resultado do monitoramento dos funcionários. Isto deve-se à diminuição da autonomia e pode ser considerado uma forma de microgestão, que pode levar a uma maior exaustão, níveis mais baixos de envolvimento e maior rotatividade do pessoal.
Como posso apoiar efetivamente minha equipe sem monitorar cada movimento seu?
Embora você possa continuar monitorando para fins de segurança de TI, verificando e-mails, sites e unidades externas, você pode querer considerar qual monitoramento adicional você realmente precisa e como você pode alcançá-lo da melhor forma. A resposta fácil nem sempre é a melhor resposta. O monitoramento geral com análise de sinais de alerta pode ser econômico e eficiente em termos de tempo, mas pouco contribui para o moral, a confiança e o desempenho a longo prazo.
Se você está preocupado com o desempenho ou a produtividade de um funcionário, considere primeiro lidar com isso individualmente. Isso pode incluir verificar regularmente o funcionário e/ou definir objetivos SMART claros, que você pode revisar em intervalos diferentes. Envolveria compreender quais são as causas do mau desempenho e se isso está relacionado com o trabalho a domicílio ou com outra coisa.
Posso monitorar minha equipe enquanto eles estão trabalhando em casa?
É legal monitorar sua equipe, mas é essencial fazê-lo como empregador responsável.
Uma política empresarial clara e devidamente comunicada é essencial. Isto pode ser conseguido declarando os motivos da monitorização, quais os dados que serão monitorizados e como os dados serão processados, fazendo com que os funcionários concordem explicitamente com estes termos (isto é vital para a transparência e a justiça) e garantindo que são utilizados de forma proporcional.
Você também deve ter uma política de reclamações que permita aos funcionários levantar preocupações e avaliá-las de forma independente.
É importante manter todas as suas políticas e procedimentos revisados anualmente para garantir que ainda estejam em conformidade com a legislação trabalhista, a jurisprudência e as melhores práticas.
Donna Obstfeld é fundadora e especialista em RH da prática de RH DOHR
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