Os pedidos de compra são juridicamente vinculativos?

O que precisa estar em um pedido de compra?

É importante compreender as implicações legais dos pedidos de compra. Afinal, se você se deparar com um cliente que se recusa a pagar uma fatura ou receber uma fatura no valor de duas vezes o valor declarado em um pedido de compra (PO), você precisa entender sua posição.

Portanto, um pedido de compra é juridicamente vinculativo? E, além das ramificações legais, existem outras vantagens em criar POs? Aqui, Paul Barnes, MD do MAP, uma função de finanças terceirizada para agências de criação digital, fornece suas percepções de pedido de compra.

Os pedidos de compra são um contrato legal

Se você emitir ou receber um pedido de compra, é um documento juridicamente vinculativo, uma vez aceito. Em essência, é um contrato entre o comprador e o vendedor. Como fornecedor, se você levantar um pedido de compra e enviá-lo ao seu cliente, isso os notificará de suas obrigações legais de pagar a você o valor acordado. Como cliente, você precisa estar ciente de que, ao receber uma OC, isso o obriga a pagar o valor do pedido de compra. Se o valor estiver incorreto, isso deve ser contestado imediatamente e uma nova ordem de compra emitida. Deixar de contestar uma OC no momento da emissão o colocará em uma posição jurídica fraca.

Os POs são, portanto, extremamente úteis no processo de cobrança do pagamento, pois garantem uma transação tranquila. Afinal, o cliente não poderá alegar que não aprovou o serviço ou as mercadorias se o fornecedor tiver evidências de que um pedido de compra foi recebido.

O que precisa estar em um pedido de compra?

Elaborar um PO é simples. Você só precisa garantir que todas as informações importantes sejam incluídas. Isso deve incluir a data em que você emitiu o PO; bens / serviços que o cliente deseja comprar de você; o tipo e a quantidade de itens pedidos; o preço acordado; termos de pagamento; custos de entrega e detalhes; e quaisquer outros termos e condições. Também é aconselhável incluir um número de OC que pode ser citado na fatura e em qualquer correspondência com o fornecedor.

> Veja também: Pedidos de compra explicados para uma pequena empresa

Benefícios de POs

Os OPs são muito importantes do ponto de vista jurídico, mas também oferecem uma série de outros benefícios que não devem ser subestimados. Esses incluem:

Controle de gastos – Da perspectiva do comprador, os pedidos de compra fornecem um importante controle de gastos para que nenhuma compra seja feita fora do orçamento.

Reconciliação mais fácil – O comprador pode ter a certeza de que as faturas de compra recebidas se coadunam com os ‘acordos’ estipulados nas ordens de compra. Sem esse nível de controle, erros e disputas são mais prováveis. E quando o fornecedor pode ‘combinar’ um pedido de compra e uma fatura, isso pode acelerar o processamento do pagamento.

As despesas podem ser previstas no início – Os pedidos permitem que o comprador preveja suas despesas no estágio mais inicial possível – quando o pedido de compra é criado e aprovado pela primeira vez – em vez de esperar que a fatura de compra seja recebida no sistema contábil.

Relatórios financeiros aprimorados – Como você dependerá menos do fornecedor para fornecer uma fatura para que o custo “chegue ao final do mês”, você pode melhorar seus relatórios financeiros. Ao acumular para despesas com base em ordens de compra, você tem uma imagem muito mais precisa de sua posição financeira.

O processo de pedido de compra

Então, o que acontece quando um pedido de compra é emitido e sai de sua caixa de saída? Aqui estão as principais etapas do processamento do pedido de compra:

Uma OC é levantada depois de acordar um preço e enviada para a empresa compradora
O comprador recebe o pedido de compra e o aprova (ele então se torna juridicamente vinculativo)
Os bens / serviços são fornecidos pelo fornecedor
O fornecedor levanta uma fatura com referência ao número da OC
A fatura e o pedido de compra são combinados
A fatura é aprovada e processada
A fatura é paga
O PO está fechado

Aumente suas chances de ser pago

Embora os pedidos de compra sejam essenciais para o pagamento, eles são apenas um lado do processo de cobrança do pagamento. O pagamento dentro do prazo também depende da fatura e do processo de recebimento de dinheiro. Para aumentar suas chances de ser pago sem problemas, é aconselhável fazer o seguinte:

Certifique-se de que tudo o que o cliente exige está na fatura. Inclua o número da OC como padrão, bem como uma descrição do seu produto / serviço e, se necessário, quem autorizou a compra. Pergunte ao seu cliente se algo em particular precisa constar da fatura para que o processamento não seja interrompido.
Envie um e-mail ao cliente uma ou duas semanas antes do vencimento da fatura, dizendo “Algum problema com o pagamento desta fatura dentro do prazo?” Isso então fornece a oportunidade ideal para eles contestarem antes do vencimento.
Tenha um processo consistente de busca de faturas para evitar que qualquer fatura fique seriamente atrasada. Uma solução automática de busca de faturas é um grande investimento, pois alguns clientes pagam repetidamente com atraso (e só pagam depois de insistir repetidamente!)
Declare que você adicionará uma taxa fixa e juros à fatura (Lei de 1998 sobre o pagamento atrasado de dívidas comerciais (juros)) se ela não for paga dentro de um determinado prazo. Esta legislação estatutária terá precedência e pode ser aplicada desde que você não tenha quaisquer termos de pagamento atrasados em seu contrato.

> Veja também: Como lidar com atrasos no pagamento

Seja experiente em pedidos de compra

Os pedidos de compra são documentos vitais para permitir transações tranquilas. Como são juridicamente vinculativos uma vez acordados, tanto o fornecedor quanto o comprador devem cumprir este contrato. POs também são documentos realmente úteis de outras maneiras, garantindo que os gastos permaneçam dentro do orçamento e ajudando com previsões e relatórios antecipados. Como uma pequena empresa, é importante adquirir o hábito de levantar e solicitar POs, pois, sem eles, as disputas de pagamento e problemas de fluxo de caixa são muito mais prováveis.

Paul Barnes é o diretor-gerente do MAP.