Quando você administra uma pequena empresa por meio de uma sociedade limitada, pode acabar pagando pelos custos relacionados ao trabalho da empresa usando seu próprio cartão de crédito ou débito pessoal.
Como você pode registrar essas chamadas despesas diretas nas contas da sua empresa e ter certeza de não pagar imposto extra quando a empresa reembolsar as despesas?
Emily Coltman FCA, contadora-chefe do provedor de software de contabilidade online FreeAgent, explica.
Rastreando suas despesas
Se você mesmo paga os custos da empresa, é importante controlar esses custos separadamente dos custos que são pagos com a conta bancária da empresa. Isso ocorre porque você precisa saber quanto a empresa tem em sua conta bancária para pagar contas cruciais como salários e impostos. Se você misturar despesas do próprio bolso com custos que a empresa já pagou, poderá entrar em pânico porque o saldo bancário da empresa parece menor do que realmente é.
Além disso, se os livros da sua empresa forem verificados pelo HMRC, o primeiro lugar que eles verão é o seu registro do que está na conta bancária da empresa. Se eles encontrarem uma incompatibilidade entre esse registro e o extrato bancário, eles podem chegar à conclusão de que você está ocultando renda deles e impor exigências fiscais maiores.
Cuidado com os reembolsos tributáveis
Quando você incorre em despesas em nome da empresa, registrá-las nos livros da empresa como um custo é chamado de ‘reivindicação’ dessas despesas. A empresa pode então reembolsá-lo pelo que você reivindicou. Você precisa pensar se o HMRC tratará qualquer reembolso da empresa como receita tributável para você.
Se a empresa estiver reembolsando você apenas pelas despesas com as quais o HMRC está satisfeito, o reembolso não será tributado.
Mas as regras podem ser bastante complexas em termos do que os HMRC estão satisfeitos. Por exemplo, como diretor de uma sociedade limitada, você normalmente pode reivindicar o custo de alimentos e bebidas que compra quando está fora de casa a negócios. Mas você não conseguiria recuperar o custo de um lanche que fez em casa para levar para comer durante uma viagem, sem pagar imposto extra quando a empresa pagar de volta.
Você também não poderia reivindicar o custo das roupas que comprou para usar no trabalho, mesmo que só use essas peças no trabalho, por exemplo, o custo de um terno para um arquiteto ou advogado. Se você reivindicar isso, deverá pagar imposto extra quando a empresa o reembolsar.
As exceções à regra do vestuário são:
- Um uniforme que o identifica como membro de sua profissão, por exemplo, uniforme de enfermeira, ou
- Roupas de proteção, como botas com biqueira de aço para um trabalhador da construção civil, ou
- Uma fantasia de artista, por exemplo, uma roupa de mago para usar como mágico infantil.
Se você reivindicá-los, sua empresa poderá reembolsá-lo sem a cobrança de impostos extras.
Não perca em despesas esquecidas
Existem certas despesas que os diretores de empresas muitas vezes esquecem que podem reivindicar – o que é uma pena, porque os custos omitidos não apenas aumentam a conta de impostos da empresa, mas também deixam o diretor fora do bolso.
As duas ‘despesas esquecidas’ clássicas são:
- Quilometragem para viagens de negócios no próprio carro do diretor. Você pode reivindicar 45p / milha para as primeiras 10.000 milhas viajadas no ano fiscal, 25p / milha depois disso. Tenha cuidado com o que conta como ‘viagens de negócios’, embora, por exemplo, as viagens entre a sua casa e um ‘local de trabalho permanente’ não contam e se você reclamar por isso, o reembolso será tributado.
- Custos para trabalhar em casa. Você normalmente seria capaz de reivindicar alguns de seus custos de funcionamento doméstico se estiver trabalhando em casa por necessidade, e não por escolha, e estiver realizando um trabalho que rende dinheiro para a empresa em casa, em oposição a tarefas puramente administrativas, como escrever suas contas. O governo disse que trabalhar em casa como resultado da pandemia de coronavírus, por exemplo, durante um bloqueio ou porque seus clientes fecharam suas instalações, conta como trabalhar em casa por necessidade. Dê uma olhada no guia do FreeAgent aqui para ver quanto você pode reivindicar.
Se você tiver qualquer dúvida sobre se pode reivindicar uma despesa específica sem pagar imposto extra quando sua empresa o reembolsar, fale com seu contador para obter mais conselhos.
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