Gerenciando saúde e segurança no local de trabalho

Ame ou odeie, a saúde e a segurança no trabalho vieram para ficar e todos os proprietários de empresas têm a obrigação legal de garantir que seus funcionários trabalhem em um ambiente físico e psicologicamente seguro.

Como empresário, você tem o dever de cuidar de sua equipe, independentemente do número de funcionários em sua organização. Muitos proprietários de empresas acreditam que somente depois de ter mais de cinco funcionários, você deve prestar atenção à saúde e à segurança. O número mágico cinco vem do fato de que você precisa ter uma política de saúde e segurança documentada, uma vez que você tem cinco funcionários, mas isso não significa que você não precisa de saúde e segurança ao expandir seus negócios.

A natureza do seu negócio pode determinar até que ponto você implementa políticas e procedimentos e até mesmo quais políticas e procedimentos você precisa, mas, como ponto de partida, recomendamos que seu contrato de trabalho seja escrito exigindo que todos os funcionários assumam a responsabilidade por sua própria saúde e segurança e de colegas, clientes, fornecedores e quaisquer terceiros.

Também sugerimos que eles sejam obrigados a relatar internamente quaisquer problemas de saúde e segurança com os quais eles próprios não possam lidar.

> Veja também: Como preencher a lacuna de conhecimento sobre saúde e segurança em seu negócio

Saúde e segurança – o que é necessário?

Algumas empresas exigirão avaliações de risco desde o primeiro dia. Os exemplos podem incluir uma empresa de limpeza com funcionários que usam produtos químicos, uma loja de alimentos com cozinha e preparações de alimentos ou uma empresa de jardinagem que usa ferramentas elétricas. É essencial que você implemente os protocolos para proteger sua equipe, seus clientes e sua empresa. A violação dos regulamentos de saúde e segurança pode ser um assunto muito caro, especialmente se a violação resultar em um acidente ou morte.

Em novembro de 2021, a Fairline Yachts em Leicestershire foi multada em £ 230.000 e condenada a pagar os custos de £ 7.410 depois que um de seus funcionários teve sua mão esmagada por uma gaiola que caiu depois que ela foi levantada incorretamente. O incidente ocorreu em dezembro de 2018 e o tribunal considerou que a operação não foi devidamente planejada por uma pessoa “competente”, devidamente supervisionada ou realizada de forma segura. As consequências de tal acidente não são apenas lesões permanentes para o funcionário, mas muito estresse, danos financeiros e de reputação para a empresa.

‘Saúde e segurança é uma entidade viva, que respira e evolui’

Muitas pessoas pensam que o endurecimento da legislação de saúde e segurança é “uma loucura de saúde e segurança”, no entanto, as regras geralmente ficam mais rígidas devido a incidentes graves e em um esforço para evitar que tais incidentes ocorram novamente.

Como empresário, você é totalmente responsável pela saúde e segurança de sua empresa. Você pode nomear uma pessoa competente internamente, educar-se ou nomear um consultor externo para apoiá-lo. O modelo que você escolher será determinado pela natureza do seu negócio e o nível de risco potencial.

Existem cinco estágios principais para o gerenciamento de saúde e segurança em qualquer empresa:

As políticas e procedimentos são legais, bem definidos e devidamente documentados
Suas políticas e procedimentos são comunicados a todos os funcionários, novos iniciantes e quaisquer terceiros relevantes
As pessoas são treinadas adequadamente
As políticas e procedimentos tornam-se incorporados em sua cultura e procedimentos operacionais padrão
Sua saúde e segurança são revisadas regularmente para garantir que ainda esteja adequado para o propósito e atualizado conforme necessário

Políticas e procedimentos

Sua política deve ser escrita dependendo da natureza do seu negócio e dos riscos que podem ocorrer. Sua política define qual é o seu compromisso e seus procedimentos descrevem como você vai cumprir o compromisso e os processos que serão seguidos.

Comunicação

Não faz sentido ter uma política maravilhosa se ninguém a conhece. Contratos de trabalho, manuais de funcionários, procedimentos operacionais internos e sinalização têm um papel vital a desempenhar para garantir que as pessoas saibam o que se espera delas.

Treinamento

O treinamento apropriado é essencial. Pode ser garantir que sua pessoa competente seja competente, seus socorristas tenham qualificações atualizadas, seus bombeiros façam atualizações regulares e seus socorristas de saúde mental estejam confortáveis com suas funções e responsabilidades. Se sua equipe estiver trabalhando em altura ou levantando objetos pesados, garantir que eles sejam capazes de fazer isso a segurança é uma parte essencial de sua política e procedimentos.

Pode ser necessário trazer instrutores externos, enviar pessoas para cursos ou adquirir um programa online. Qualquer que seja o mecanismo certo para o seu negócio, certifique-se de que sua equipe seja devidamente treinada e, quando necessário, qualificada.

Consulte também: Você deveria terceirizar saúde e segurança para sua pequena empresa?

Cultura

Em alguns negócios, isso virá mais naturalmente do que em outros, mas a saúde e a segurança devem ser incorporadas à cultura de todo o negócio. Pequenos exemplos são garantir que as portas corta-fogo sejam fechadas e extintores de incêndio não sejam usados como batentes de portas.

Análise

Saúde e segurança não são atividades pontuais que depois são arquivadas. É algo que vive, respira e evolui em sua empresa, o que a recente pandemia de Covid destacou de maneiras que a maioria dos proprietários de negócios jamais poderia imaginar.

A temida avaliação de risco

Para criar ambientes de trabalho seguros para a Covid, cada empregador teve que realizar avaliações de risco e, em seguida, exibir o pôster do governo dizendo aos funcionários e terceiros relevantes o que eles haviam feito. Na prática, isso não é diferente do que a maioria das empresas deveria estar fazendo, mas muitas vezes não o fazia.

A principal ferramenta para gerenciar a saúde e a segurança de maneira eficaz é uma avaliação de risco.

O Health and Safety Executive (HSE) possui um extenso website com muitos recursos úteis e gratuitos. Você pode baixar um modelo de avaliação de risco apropriado de seu site. Esteja ciente de que é apenas um modelo e deve ser usado e preenchido com a devida consideração para garantir que seja apropriado para o seu negócio. Você deve considerar a natureza do seu negócio e seu ambiente específico.

Ao realizar avaliações de risco, é importante compreender os diferentes termos usados:

Um perigo é algo com potencial de causar danos
Um risco é a probabilidade de o dano ocorrer

O HSE recomenda que os empregadores sigam cinco etapas básicas na realização de avaliações de risco:

Etapa 1: procure os perigos
Etapa 2: decida quem pode ser prejudicado e como
Etapa 3: avaliar os riscos e decidir sobre a adequação das precauções existentes
Etapa 4: registre suas descobertas
Etapa 5: analise e revise as avaliações conforme necessário

Etapa 1: procure os perigos

A identificação de perigos pode ser feita caminhando pelo local de trabalho, consultando os funcionários e mantendo registros de quaisquer perigos encontrados. A gama de riscos presentes dependerá da natureza do negócio, mas pode incluir:

perigos físicos, por exemplo, máquinas, ruído, eletricidade, incêndio, vibração, trabalho em altura, etc.
riscos ergonômicos, por exemplo, espaço de trabalho, layout da estação de trabalho, movimentos repetitivos, etc.
perigos de substâncias químicas /, por exemplo, amianto, detergentes de limpeza, tintas, produtos químicos, etc.
perigos biológicos, por exemplo, bactérias e vírus

Etapa 2: Decida quem pode ser prejudicado e como

Os regulamentos exigem que os riscos para funcionários e não funcionários sejam considerados na avaliação de risco. Portanto, quando apropriado, os riscos para clientes, clientes, contratados, membros do público e usuários do serviço – por exemplo, estudantes ou pacientes – precisam ser documentados.

Os empregadores também devem identificar as pessoas que podem enfrentar um risco maior e o HSE identifica especificamente as grávidas e as novas mães, bem como os jovens trabalhadores. Se você tiver funcionários ou terceiros com deficiência, precisará garantir que o risco para essas pessoas também seja identificado na avaliação de risco. Um exemplo pode ser um usuário de cadeira de rodas que não pode usar o elevador em caso de incêndio.

Etapa 3: avaliar os riscos e decidir sobre a adequação das precauções existentes

Freqüentemente, é difícil medir e avaliar os riscos, pois pode ser bastante subjetivo. Para garantir a maior objetividade possível, um sistema de pontuação é frequentemente usado. Uma fórmula comumente aceita é:

Risco = probabilidade x impacto

Tanto a probabilidade quanto o impacto são pontuados de 1 a 3, onde 1 é baixo e 3 é alto.

Cada perigo identificado deve ser pontuado de 1–3 para ambos os critérios e o risco irá, portanto, variar de 1–9, onde um perigo com uma pontuação de risco de 1 não é provável de ocorrer, mas se ocorrer, o impacto é mínimo e um perigo com uma pontuação de risco de 9 é altamente provável de ocorrer e, se isso acontecer, o impacto será severo.

Algumas organizações irão então codificar os riscos por cores usando um sistema de semáforo, tornando mais fácil identificar os maiores riscos que precisam de fatores de mitigação colocados em prática.

Etapa 4: registre suas descobertas

Os empregadores com cinco ou mais funcionários devem registrar, por escrito, os resultados de suas avaliações de risco. Não existe um formulário estatutário específico que deve ser usado, no entanto, os “achados significativos” da avaliação de risco devem ser registrados. Isso incluirá registros das precauções já implementadas para reduzir os riscos e qualquer ação adicional tomada ou a ser tomada para reduzir o risco.

Os resultados também devem fornecer detalhes suficientes para provar que uma avaliação de risco “adequada e suficiente” foi realizada. Isso incluirá:

detalhes do trabalho
equipamento ou processo sendo avaliado
as pessoas em risco
os perigos envolvidos e o nível de risco.

Etapa 5: revisar e revisar as avaliações conforme necessário

Conforme identificado acima, gerenciar saúde e segurança não é uma atividade empresarial do tipo fazer uma vez e esquecer. As avaliações de risco devem ser atualizadas regularmente, especialmente se houver riscos identificados que precisem ser gerenciados. Além de ter um cronograma de revisão regular, talvez semestral, pode ser necessário realizar revisões e atualizações provisórias como resultado de qualquer uma das seguintes situações:

um incidente ou acidente ocorreu para um perigo que já foi avaliado quanto ao risco
um incidente ou acidente ocorreu para um perigo que não foi previamente avaliado
o local de trabalho é reorganizado
um novo processo ou nova tecnologia foi introduzida
há uma mudança significativa na lei

Saúde e segurança psicológica

Quando as pessoas falam sobre saúde e segurança, geralmente estão se referindo ao ambiente físico em que as pessoas estão trabalhando.

Mas também existe a obrigação legal dos empregadores de garantir que o ambiente de trabalho seja psicologicamente saudável e seguro.

Isso pode envolver avaliações de risco, especialmente quando os funcionários estão trabalhando em ambientes de alta pressão ou por conta própria como trabalhadores por empréstimo.

No entanto, uma organização também precisa ter políticas e procedimentos em vigor para evitar bullying, assédio e discriminação, os quais podem ter graves repercussões na saúde mental do funcionário. Como em outras políticas de saúde e segurança, a documentação, a comunicação e o treinamento são essenciais.

Se o ambiente no qual os funcionários estão trabalhando for tóxico e inseguro, um funcionário pode entrar com uma ação por violações da legislação de saúde e segurança, bem como da legislação trabalhista. Os empregadores devem garantir tolerância zero a qualquer comportamento tóxico e inaceitável e qualquer violação dessas políticas deve ser tratada imediatamente de acordo com a política disciplinar da empresa.

Vigilância de Saúde

Além das avaliações de risco, alguns empregadores podem ser obrigados a fornecer vigilância sanitária aos funcionários. Este é um exame de saúde, geralmente fornecido por um médico para funcionários que trabalham em ambientes específicos. Os exames médicos típicos podem incluir exames de sangue, função pulmonar e / ou exames clínicos para os efeitos fisiológicos ou psicológicos do trabalho.

A vigilância sanitária também é especificamente exigida por outros regulamentos, tais como Regulamentos de Controle de Vibrações no Trabalho de 2005, Regulamentos de Controle de Chumbo no Trabalho de 2002, Regulamentos de Controle de Substâncias Perigosas para a Saúde de 2002 e Regulamentos de Controle de Ruído no Trabalho de 2005.

Donna Obstfeld é fundadora e especialista em RH na prática de RH DOHR