Originalmente escrito por Dan Matthews no Small Business
Este ano, como 2020, é de mudança. As alterações no ambiente legislativo que afetam os profissionais da folha de pagamento vieram no topo de mudanças sísmicas na forma como as pessoas trabalham e, frequentemente, como são pagas.
Para uma pequena empresa, as dificuldades podem ser particularmente agudas, com uma força de trabalho em mudança potencialmente levando à redução do quadro de funcionários e novos contratados, bem como cobertura para ausências temporárias. Menos pessoas estão disponíveis para lidar com um número crescente de tarefas e manter o controle das práticas de trabalho fluidas.
Ainda assim, as empresas devem traçar estratégias além do choque de 2020 e buscar oportunidades futuras. Ao fazer isso, você precisa entender como irá pagar por feriados acumulados, lidar com uma força de trabalho que retorna de folga, funcionários em vários locais e como isso afetará o pagamento de despesas.
É uma situação complicada, mas com alguma preparação e o software certo, as empresas em crescimento podem navegar pelos problemas de folha de pagamento com facilidade. Joanne Pringle, gerente de produto da folha de pagamento da Sage, acredita que a solução é criar uma plataforma sólida de informações e processos a partir da qual você pode trabalhar.
“Quando você tem todos os processos definidos mapeados, isso permite que você se concentre nas mudanças quando elas ocorrerem”, explica ela. “Se você não os tiver no lugar para começar, acertar a folha de pagamento é muito mais difícil.
“Com qualquer software, você precisa de um bom ponto de partida. Para a folha de pagamento, certifique-se de que seus registros sejam inseridos com precisão e mantidos atualizados. Alguma coisa mudou com seus funcionários? Se os registros dos funcionários forem precisos, você terá um ponto de partida realmente bom. ”
Esteja preparado para buscar ajuda
Manter as coisas claras e simples nunca foi tão importante, especialmente no contexto de uma pandemia global que provavelmente terá um impacto significativo em fatores como número de funcionários, folgas e horas trabalhadas.
Uma vez que os processos básicos estejam implementados, busque conselhos nas várias fontes disponíveis – e concentre-se no que é importante, filtrando tudo que não irá impactar seus negócios, então procure automatizar todas as tarefas que não precisam ser realizadas por um ser humano.
“Às vezes você sente que deveria saber tudo, mas a verdade é que não pode”, diz Pringle. “Portanto, busque conselhos de profissionais como seu contador e verifique com órgãos governamentais, como HMRC e o Regulador de Pensões, ou acesse recursos digitais úteis, como Sage Advice.
“Em uma empresa em que os indivíduos desempenham muitas funções, é importante automatizar tudo o que puder. Garantir que as tarefas do dia-a-dia sejam atendidas pode ser muito útil, assim como automatizar a entrada de informações, para que você não esteja perseguindo as mesmas pessoas todas as semanas pelo mesmo tipo de detalhes. ”
Automatizar recibos de pagamento e dar acesso online à sua equipe, por exemplo, tem benefícios mais amplos: os funcionários têm informações ao alcance de seus dedos, o que significa que podem responder a perguntas de seu banco ou de um parceiro, por exemplo, e não precisam vir até você com solicitações para dados.
O software certo paga dividendos
O cenário de conformidade muda a cada ano, então os executivos da folha de pagamento devem atualizar os dados e procedimentos regularmente. Esse é um dos motivos pelos quais é vital adotar o melhor software baseado em nuvem, reconhecido pelo HMRC e capaz de fornecer atualizações de conformidade ao vivo.
Pringle diz: “Com o software baseado em nuvem, as atualizações são automáticas, tirando a dor de cabeça das atualizações manuais. O software de folha de pagamento que é reconhecido pelo HMRC, como o Sage Payroll, por exemplo, irá mantê-lo atualizado com a legislação de folha de pagamento mais recente, para que você possa se concentrar nas mudanças em seu negócio e no que elas significam para você. ”
Por exemplo, uma das principais mudanças neste ano fiscal foi no salário mínimo nacional. Como de costume, houve pequenos aumentos no valor que as pessoas recebem, mas, o que é mais significativo, as faixas etárias também mudaram.
Enquanto, anteriormente, as pessoas de 21 a 24 anos estavam na segunda faixa salarial, este ano as de 23 e 24 anos passarão para a faixa superior. Isso pode afetar os custos, portanto, vale a pena revisar as taxas para entender como seu negócio é afetado.
Você deve compreender o impacto que isso tem em seus resultados financeiros, mas um bom software fornecerá informações, ferramentas e processos automatizados para garantir que você entenda os parâmetros do que precisa ser feito.
“Se todos os seus dados forem inseridos com precisão, você pode executar relatórios de salários e agir com base nos resultados”, diz Pringle. “Ele vai informar as decisões e ajudar nas conversas com o proprietário da empresa, se este não for você.
“Entenda os dados em seu software, execute os relatórios e verifique o que os insights lhe dizem. Como comparar a folha de pagamento com 12 meses de intervalo o ajudará a projetar no futuro?
“Obtenha o valor total do seu software. Freqüentemente, temos pouco tempo e apenas queremos concluir o trabalho, mas vale a pena encontrar algum tempo para explorar os novos recursos de seu software para ver como eles podem aprimorar seu processo e ajudar sua empresa a trabalhar de maneira mais inteligente. No caso de Sage, via O que há de novo? Atualizações em produtos, webinars e suporte digital Sage Advice. ”
Os eventos recentes terão um impacto na entrega e conformidade da folha de pagamento nos próximos anos, mas com os planos certos e as melhores ferramentas, você pode enfrentar quaisquer novos desafios que o futuro lhe lance.
Este artigo foi patrocinado pela Sage, líder de mercado global de tecnologia que ajuda pequenas e médias empresas a ter o melhor desempenho
Folha de pagamento: como pequenas empresas do Reino Unido podem acertar
