Escrito originalmente por Melanie Bryan em Small Business
Desmistificando licitações do setor público
Você gostaria de uma introdução a um cliente que:
- Gastar cerca de £ 284 bilhões a cada ano em bens e serviços?
- Emite cerca de 1.500 novas oportunidades de contrato a cada semana?
- Paga na hora certa e não vai à falência?
- Quer que as PMEs sejam fornecedores – premia cerca de 59% dos contratos por valor para pequenas empresas?
Bem, a boa notícia é que você pode – esse cliente é o setor público. Não é à toa que Lord Young nomeou o setor público como o cliente para microempresas que desejam crescer.
Ganhar contratos com o setor público também pode ajudar a estabilizar seu fluxo de caixa. Por exemplo, os contratos de serviços geralmente duram pelo menos um ano e a maioria dos pequenos fornecedores é paga em 30 dias após o envio de uma fatura precisa e muitos são pagos em 14 dias.
E lembre-se de que o setor público é bastante amplo; por exemplo, inclui governo, autoridades locais, NHS, polícia e serviços de bombeiros. Existem também várias outras organizações que usam processos de aquisição semelhantes, incluindo universidades, construção e empresas de serviços públicos.
Além disso, o setor público reconhece que as PMEs podem oferecer melhor valor, serviço de maior qualidade, maior flexibilidade e podem ser mais inovadoras do que empresas maiores. Portanto, quer mais se tornar fornecedor e estabeleceu metas para isso. No entanto, cerca de 75 por cento das PMEs não concorrem para esse trabalho, perdendo um fluxo de receita potencialmente significativo, e outras lutam para ganhar contratos de forma consistente.
As PMEs podem, e fazem com frequência, ganhar esse trabalho, mas para ter sucesso você precisa saber:
- Onde encontrar contratos
- Como navegar nos processos de aquisição
- Quais contratos licitar
- Como redigir um lance vencedor
- Por que os lances costumam falhar
- Como preparar sua empresa para estar “pronta para a oferta”
E isso pode parecer assustador. Mas não precisa ser assim.
Como faço para encontrar contratos?
A boa notícia é que todos os contratos do governo acima de £ 10.000 e todos os contratos das autoridades locais acima de £ 25.000 devem ser anunciados. Na prática, a maioria das autoridades locais anuncia contratos acima de £ 10.000. Então, tudo que você precisa fazer é registrar sua empresa nos portais, certifique-se de ter habilitado a opção de notificação e selecionado os tipos de contratos que deseja ver, e você receberá uma lista de oportunidades potenciais na maioria dos dias. O cadastro nos portais para encontrar oportunidades é gratuito.
Alguns exemplos úteis para começar são:
Para contatos governamentais acima de £ 10.000
- Inglaterra: https://www.gov.uk/contracts-finder
- Escócia: https://www.publiccontractsscotland.gov.uk
- País de Gales: https://www.sell2wales.gov.wales
- Irlanda do Norte: https://e-sourcingni.bravosolution.co.uk e https://etendersni.gov.uk
Para contratos de alto valor com o governo e serviços públicos (normalmente acima de £ 118.000)
- https://www.gov.uk/find-tender
Para oportunidades regionais de autoridade local
- https://procontract.due-north.com
Existem então outros portais para serviços de emergência, NHS, serviços públicos, construção, universidades, etc. Uma pesquisa no Google os encontrará para você.
Como faço para navegar nos processos de compras?
As aquisições do setor público são regidas por legislação que significa que os comissários, (os compradores), devem seguir processos rígidos.
Por exemplo, assim que um concurso for publicado, o comissário só se comunicará com você por meio do portal, para que haja uma trilha de auditoria clara.
Se você fizer uma pergunta, eles devem fornecer a resposta a todos os licitantes que se inscreveram para essa oportunidade, o que normalmente fazem por meio do portal.
Existem vários processos diferentes que o setor público pode usar, mas o mais comum requer que você:
- Preencha um questionário de seleção de fornecedores
- Isso pede informações sobre sua empresa que permitem que o comissário decida se você é uma empresa com a qual o setor público poderia contratar e se você atende aos requisitos básicos do contrato
- Por exemplo, serão solicitadas informações sobre suas contas para garantir que você tenha capacidade financeira e estabilidade para cumprir o contrato
- Somente se você passar nesta fase, suas respostas ao resto da proposta serão avaliadas
- Responda a um conjunto de perguntas para garantir que você tenha a capacidade “técnica” e capacidade para entregar o contrato
- Programações de preços completas
Você também pode ser convidado a comparecer a uma entrevista ou fazer uma apresentação como parte do processo de licitação.
Para ajudar, as organizações do setor público sempre explicam como avaliarão sua proposta, incluindo as notas e ponderações de cada pergunta.
Uma coisa que muitas empresas não percebem é que os contratos com um valor inferior a £ 10.000 não estão sujeitos às mesmas regras de aquisição. Normalmente, o setor público precisa apenas obter três propostas. É aqui que os relacionamentos que você constrói com os compradores são importantes, pois essas oportunidades não precisam ser anunciadas.
> Veja também: Por que as empresas menores ainda lutam para ganhar contratos com o governo?
Licitar ou não licitar?
A decisão de licitar é uma decisão comercial. Algumas coisas que você vai querer pensar incluem:
- Nós entendemos a especificação?
- Cumprimos todos os critérios?
- Os termos e condições do contrato são aceitáveis?
- Podemos ter lucro?
- Quais são os riscos?
- Podemos entregá-lo se ganharmos – e precisamos trabalhar com outras empresas ou freelancers para entregá-lo?
- Estamos certos de por que eles deveriam nos escolher?
- Temos o tempo e as habilidades para redigir uma proposta vencedora?
Como faço para escrever um lance vencedor?
Talvez surpreendentemente, a pesquisa mostra de forma consistente que as duas principais razões pelas quais as empresas não ganham licitações são que elas não …
- Responda à pergunta que foi feita
- Faça backup de reivindicações com evidências
É importante lembrar que todas as perguntas são feitas para entender se você tem a capacidade e a capacidade de entregar os bens ou serviços definidos nas especificações fornecidas pelo comissário.
O comissário quer que você demonstre que:
- Entenda o que eles estão pedindo
- Pode evidenciar um histórico de entrega de bens ou serviços semelhantes aos padrões que eles especificaram
- Ter a equipe e os recursos certos para entregar o contrato
É aqui que um grande redator de lances vale seu peso em ouro, principalmente quando você está começando. Eles não apenas podem ajudá-lo a navegar no processo de aquisição, mas também sabem o que os comissários estão procurando, podem ajudá-lo a evitar as armadilhas e mostrar sua capacidade da melhor forma para obter a pontuação máxima. Eles também economizam tempo.
Por exemplo, uma linha comum que vejo repetidamente escrita em lances é “temos experiência em …”. Minha resposta imediata é: prove! Qualquer um pode dizer que é experiente, mas se eu for o comissário, como posso saber se você realmente é?
Então, se eu fosse responder para mim mesmo sobre a escrita macia, eu diria algo como:
“Tenho mais de 10 anos de experiência ajudando PMEs a ganhar contratos com o setor público. Apoiei mais de 500 para ganhar mais de £ 172 milhões em contratos e treinei mais de 1.000 para melhorar suas habilidades de licitação.
“Fui contratado por organizações, incluindo autoridades locais, polícia, universidades e organizações de infraestrutura (e eu citaria uma seleção) para ajudá-los a entender os problemas que as PMEs enfrentam quando licitam seus contratos, diversificar suas cadeias de abastecimento e aumentar o conhecimento e as habilidades em licitações de PMEs .
“Eu representei os pontos de vista das PMEs em licitações para organizações, incluindo a Associação de Governo Local e Grupo de Estratégia do Gabinete do Governo. A qualidade e o impacto do meu trabalho foram reconhecidos por meio de vários prêmios relevantes, incluindo Excelência Governamental em Aquisições, Melhor Compromisso com Fornecedor e Consultor de Negócios do Reino Unido. ”
Esperançosamente, isso ilustra a diferença que as evidências fazem para a força de sua resposta.
Escrever um lance vencedor leva tempo.
Administrando minha própria pequena empresa, entendo perfeitamente os desafios que isso traz. Mas normalmente você tem apenas quatro semanas para redigir uma proposta e, se quiser ganhá-la, precisa torná-la uma prioridade, garantindo que terá as pessoas certas e tempo para isso.
> Veja também: Como redigir uma proposta bem-sucedida
Por que os lances falham?
Curiosamente, os principais motivos não mudaram desde que comecei a licitar, há 30 anos – e todos eles são totalmente evitáveis. Negócios não …
- Siga as instruções
– Eles estabelecem claramente o que você precisa fazer – se não fizer isso, você corre o risco de ser desqualificado
- Responda a todas as perguntas e não as responda totalmente
– Uma regra geral é que você pode avaliar os detalhes que eles procuram pelo número de palavras que permitem para cada resposta. Se eles estabeleceram um limite de mil palavras e você escreveu apenas 700, então provavelmente você não forneceu detalhes suficientes
- Forneça evidências para apoiar suas respostas
– Você precisa ‘provar’ que tem a experiência e os conhecimentos necessários
- Escreva respostas claras que o comissário possa entender e atribuir notas para
– Não se trata do seu estilo de escrita, mas da tendência de assumir que os outros entendem o que você faz, como o faz e seu jargão interno e abreviaturas. Os comissários só podem atribuir notas pelo que está realmente escrito na resposta. Sempre peça a uma pessoa independente para ler suas respostas para garantir que façam sentido
- Escolha as pessoas certas para assistir a uma entrevista ou apresentação
– É muito comum as empresas aceitarem membros da equipe que não leram ou compreenderam a proposta e, portanto, não podem responder às perguntas feitas ou contradizer sua resposta enviada
– Como um aparte, tenha cuidado com membros da equipe muito entusiasmados. A apresentação ou entrevista faz parte da sua inscrição. Não ofereça nada durante estes que você não pode entregar dentro do preço que você já enviou.
O que posso fazer agora para preparar a proposta da minha empresa?
Se você acha que uma licitação do setor público pode ser para você, há várias coisas que você pode fazer agora para começar a preparar a licitação de sua empresa:
- Encontre a ajuda que você precisa
– Dependendo do seu nível de experiência, você pode precisar de um advogado para verificar os termos e condições contratuais, um contador para ajudá-lo com as programações de preços, treinamento de propostas e um redator de licitações para ajudá-lo a navegar no processo e redigir uma proposta vencedora
– Você também vai querer construir relacionamentos com outras empresas ou freelancers se precisar fazer parceria com eles para entregar um contrato - Cadastre-se nos portais
– Lembre-se de selecionar a opção de notificação e escolher os tipos de contratos que deseja ver
– Comece a solicitar documentos para contratos semelhantes aos de seu interesse para se familiarizar com o questionário de seleção de fornecedores e tipos de perguntas que são feitas - Revise seu perfil público e bens ou serviços através dos olhos de um comprador do setor público
– Você parece ser uma empresa com a qual eles poderiam fazer negócios e que tem a capacidade e a capacidade certas?
- Entenda sua competição
– Embora você provavelmente conheça bem a sua concorrência habitual, você já pensou contra quem poderia estar concorrendo nesses tipos de contratos?
- Conheça seus compradores potenciais
– Você sabe o que eles compram e por quê? Entender o que é importante para eles e o contexto no qual estão comprando ajuda a construir relacionamentos e escrever lances vencedores
– Se você está interessado em contratos abaixo de £ 10.000, então construir relacionamentos com potenciais compradores é extremamente importante
- Classifique o básico
– Você tem as políticas certas em vigor?
– Se precisar deles, você tem credenciamentos ou registros atualizados?
Você tem cópias eletrônicas dos principais documentos, incluindo contas e apólices de seguro?
- Reúna suas evidências
– Fatos, números, depoimentos, estudos de caso
Ganhar contratos com o setor público pode ser uma ótima maneira de expandir seus negócios. Isso pode ser adequado para sua pequena empresa?
Melanie Bryan é fundadora da consultoria de negócios, caridade e empresas sociais WhyNotChange
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