Todas as empresas que contratam funcionários e lhes pagam mais do que o limite inferior de ganhos – atualmente £ 120 por semana ou £ 6.240 por ano – precisarão processar uma folha de pagamento e enviar as informações por meio de um envio de Informações em Tempo Real (RTI).
Os empregadores são obrigados a manter registros completos da folha de pagamento de salários pagos e deduções que incluem imposto de renda, seguro nacional, empréstimos estudantis, pagamentos feitos ao HMRC, licenças de funcionários, ausências por doença e avisos do código tributário. O software de contabilidade online, como o Xero, pode tornar isso muito mais fácil
Para pequenas empresas com menos de nove funcionários, o HMRC fornece uma ferramenta PAYE online de uso gratuito. Mas uma palavra de cautela – sua funcionalidade é muito básica e adequada apenas para as menores empresas.
Contratar novos funcionários é uma etapa fundamental no crescimento de qualquer negócio. É uma etapa que traz novas responsabilidades e obrigações, inclusive para esses funcionários e para o HMRC.
Registre uma nova equipe com HMRC
O primeiro passo para qualquer empresa contratando funcionários com remuneração acima do limite inferior de ganhos é se registrar no HMRC. Isso pode ser feito online aqui.
Se um indivíduo de outro empregador ingressar na sua empresa, ele precisará fornecer um formulário P45, normalmente disponível no empregador anterior. Se eles não tiverem um P45, o novo membro da equipe precisará preencher um “Formulário de declaração do novo iniciador / lista de verificação do iniciador” (historicamente conhecido como P46), facilmente obtido no HMRC. Esses formulários simplesmente fornecem informações sobre os dados pessoais dos funcionários e qual declaração se aplica a eles, ajudando o empregador a determinar o código tributário correto para colocá-los.
O formulário “Novo formulário de declaração / lista de verificação inicial” pode ser preenchido online.
Quando um empregador não tem certeza de qual código deve ser aplicado a um funcionário, os empregadores podem facilmente descobrir o código correto por meio de outra ferramenta online HMRC útil, encontrada aqui.
Se, por qualquer motivo, o código de imposto incorreto for usado, o empregador não será penalizado – o HMRC simplesmente irá informá-lo do código de imposto correto a ser usado e quaisquer correções de imposto devido assim que o primeiro envio de RTI for concluído.
Payslips
Os empregadores são legalmente obrigados a dar aos funcionários um recibo de vencimento antes ou na data de vencimento. Os recibos de pagamento devem incluir a data de pagamento, o valor bruto, as deduções PAYE, as contribuições para o seguro nacional e o valor de quaisquer deduções adicionais, incluindo empréstimos estudantis e contribuições para pensões.
P60
Qualquer funcionário atual trabalhando para um empregador em 5 de abril de cada ano deve receber um P60. Precisa ser com um funcionário até 31 de maio, em papel ou eletronicamente.
P11d
Os empregadores devem enviar um relatório de final de ano (P11d) ao HMRC para cada funcionário que você forneceu despesas ou benefícios no ano fiscal que termina em 5 de abril – por exemplo, um carro da empresa. P11ds deve ser enviado antes de 6 de julho.
A folha de pagamento pode se complicar rapidamente quando uma empresa começa a empregar mais pessoas, ao introduzir benefícios para o local de trabalho e com o apoio do governo devido à pandemia de Covid. É recomendável que você fale com seu contador para obter ajuda e suporte.
Jacqui Reeves é gerente sênior de folha de pagamento da contabilidade Hillier Hopkins
Leitura adicional na folha de pagamento
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