A primavera é tradicionalmente quando pensamos em arrumar e arrumar a casa, o que a torna a época ideal para também colocar em ordem nossa vida profissional. Mas arrumando e organizando seu digital o espaço é tão importante quanto organizar o seu espaço físico.
No último ano, houve um grande aumento no uso de dispositivos digitais conectados devido à pandemia e bloqueios. E quanto mais usamos o espaço digital (por exemplo, ao trabalhar online em casa), mais “desordem virtual” criamos. Isso é uma má notícia, porque a desordem virtual nos distrai, nos atrasa e nos torna menos produtivos.
A produtividade já é uma questão candente para as empresas do Reino Unido. Pesquisas recentes mostram que os níveis de produtividade do país estão 16% abaixo da média dos outros membros do grupo G7 de nações industrializadas (pesquisa do ONS). O orçamento de 2021 também viu o chanceler do Reino Unido, Rishi Sunak, anunciar um novo esquema de Ajuda para Crescer de £ 520 milhões para ajudar as pequenas empresas a aumentar sua produtividade.
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Então, qual é a melhor maneira de lidar com esse problema? Reunimos as dicas abaixo para fornecer ações passo a passo que você e sua equipe podem realizar para organizar seu espaço digital e se tornar mais focado e produtivo no trabalho durante 2021.
# 1 – Organize a área de trabalho do seu computador
A pesquisa mostrou que o trabalhador do conhecimento médio gasta cerca de 2,5 horas por dia, ou aproximadamente 30 por cento do dia de trabalho, procurando informações. Se você tem um escritório ou uma mesa bagunçados, vai acabar perdendo um tempo valioso de trabalho procurando documentos e informações. O mesmo vale para uma área de trabalho de computador bagunçada.
Ajudará se você começar a pensar na área de trabalho do seu computador como faria com a área de trabalho física – é importante mantê-la limpa e organizada. Organizar sua área de trabalho também é um ótimo lugar para começar ao organizar seu espaço virtual. Percorra todos os arquivos e pastas em sua área de trabalho e exclua documentos desnecessários, itens de arquivo que deseja manter e, em seguida, crie pastas para tudo o que ainda não tenha um local designado.
# 2 – Limpe sua caixa de entrada de e-mail e abra a ‘caixa de entrada zero’
Seguir a abordagem chamada ‘caixa de entrada zero’ é uma ótima maneira de gerenciar a desordem digital que se acumula em sua caixa de entrada de e-mail. O objetivo é manter sua caixa de entrada de e-mail limpa, arquivando ou excluindo tudo o que você não precisa fazer, enquanto arquiva tudo o que precisa de ação em seu lugar designado.
Você pode começar excluindo e-mails de que não precisa mais, pois eles se tornaram uma bagunça digital que o deixará mais lento e desviará sua atenção da tarefa em questão.
Classifique sua caixa de entrada de e-mail pelo remetente ao tentar limpar sua caixa de entrada, pois poder ver vários e-mails da mesma pessoa agrupados pode tornar a limpeza muito mais rápida. Apenas lembre-se de alterar sua ordem de classificação de volta depois.
Tente manter a ‘caixa de entrada zero’ no futuro, excluindo todos os e-mails de que você não precisa.
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# 3 – Limite o consumo de mídia social
A mídia social é esmagadora. Você não consegue acompanhar a velocidade das informações e mensagens destinadas a você. Pense bem em como evitar que tome muito do seu tempo. Por exemplo, você só deve usar as plataformas onde sua comunidade é mais ativa, em vez de ser ativo em todos os feeds sociais.
Purgar é seu melhor amigo aqui. Anote todos os grupos e plataformas que você usa e como eles aprimoram sua vida profissional. Em seguida, desative ou exclua qualquer um que não agregue valor. Certifique-se de passar algum tempo parando de seguir quaisquer páginas / grupos que não beneficiem você também.
Não se esqueça de limitar as notificações das redes sociais para evitar se distrair. Normalmente, você pode fazer isso nas configurações e notificações da sua conta.
# 4 – Desinstale todos os aplicativos e programas indesejados
Não tenha medo de excluir todos os aplicativos e programas gratuitos do seu computador que você nunca usa, pois eles podem atrasá-lo e distraí-lo da tarefa em que está se concentrando. Você sempre pode baixá-los novamente se precisar deles depois disso.
Muitos aplicativos prometem resolver nosso estresse, mas a escolha e a variedade podem nos atrasar. É muito melhor encontrar alguns aplicativos que economizam seu tempo e aumentam sua produtividade, aprendê-los completamente e continuar usando-os.
Remova também os aplicativos em excesso de seu dock ou barra de tarefas para que você veja apenas os atalhos de que realmente precisa, com base no que você mais usa no trabalho.
Excluir aplicativos e programas indesejados e ter apenas os que você realmente precisa na barra de tarefas irá remover a desordem e também pode aumentar a velocidade do computador.
Em um momento em que aumentar a produtividade é uma prioridade para as pequenas empresas do Reino Unido, organizar seu espaço virtual agora o ajudará a se tornar mais focado e produtivo no trabalho em 2021.
Dorothy Spira é chefe da comunidade em aplicativo de produtividade e organização Evernote
Leitura adicional
Trabalhando em casa – como gerenciar seu tempo e aumentar a produtividade