Era uma vez, um POS nada mais era do que uma caixa registradora que permitia aos lojistas processar e registrar transações.
Hoje, no entanto, um POS é um sistema sofisticado habilitado para internet que também permite gerenciar estoque, equipe e vendas, recompensar a fidelidade do cliente e acompanhar métricas vitais de desempenho.
Mas com o aumento da sofisticação vem o aumento da complexidade e, para tirar o máximo proveito do seu sistema POS, você precisa entender como configurá-lo e usá-lo corretamente.
Seja você um restaurante ou um varejista, este artigo explicará exatamente como configurar um sistema de PDV para sua pequena empresa e aprofundará o hardware, os custos e os recursos que você precisa conhecer.
Se você ainda está procurando o sistema POS perfeito para sua pequena empresa, podemos ajudar. Basta fornecer alguns detalhes básicos sobre o seu negócio usando o formulário acima e nós o encontraremos com os melhores fornecedores para suas necessidades.
Nesta página:
O que é um sistema PDV?
Um sistema de ponto de venda (POS) é o hardware e software que os varejistas usam para processar transações de vendas.
Geralmente inclui um tablet ou dispositivo de tela sensível ao toque, um leitor de cartão, um scanner de código de barras, uma impressora e uma caixa registradora.
Mas os sistemas modernos de POS vão além de apenas receber pagamentos – eles também operam como plataformas completas de gerenciamento de varejo, permitindo que você rastreie o estoque, gerencie o relacionamento com o cliente e monitore o desempenho com análises detalhadas.
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Como configurar um sistema POS
Não há dois sistemas POS exatamente iguais, mas a maioria inclui hardware básico semelhante e segue um processo de configuração semelhante.
A primeira coisa a saber é que você não precisa necessariamente fazer a configuração sozinho. Alguns provedores enviarão um especialista para instalar seu hardware e treinar você e sua equipe sobre como usar o sistema POS corretamente.
No entanto, este artigo é para aqueles que são configurando-o eles mesmos.
Crie a sua conta aqui
Todos os provedores de PDV exigirão que você crie uma conta usando seu endereço de e-mail comercial. Como a maioria dos sistemas agora é baseada em nuvem, você pode fazer isso antes que o hardware chegue.
Você precisará fornecer alguns detalhes para configurar corretamente sua conta, incluindo o nome da empresa, seus locais e os detalhes da conta bancária da empresa, para que possa receber o pagamento.
Configure seu hardware
Dependendo da complexidade do seu sistema, isso pode ser tão simples quanto conectar um tablet e ligá-lo ou pode exigir que você integre vários dispositivos e itens diferentes em sua configuração.
Para acionar a série correta de ações durante uma transação, você precisa conectar sua impressora de recibos ao seu tablet ou monitor touchscreen usando um USB e, em seguida, a impressora de recibos à sua gaveta de dinheiro usando o cabo fornecido. Eles também terão adaptadores de energia separados que precisarão ser conectados à rede elétrica.
Quando tudo estiver conectado, quando você fizer uma venda na tela sensível ao toque, a impressora produzirá um recibo e acionará a gaveta de dinheiro para abrir. Você ainda pode ter que definir algumas das configurações em seu sistema. Por exemplo, você pode não querer que a gaveta de dinheiro abra a cada transação.
Finalmente, você só precisa conectar seu leitor de cartão ao seu terminal usando um USB, Bluetooth ou Wi-Fi.
Conecte seu sistema POS ao seu Wi-Fi
Dependendo do seu sistema, isso envolverá conectar o dispositivo ao roteador usando um cabo Ethernet ou apenas digitar a senha da rede nas configurações de Wi-Fi do dispositivo.
Conectar-se ao Wi-Fi permite que seu sistema POS se conecte ao software do seu provedor e a uma gama completa de funções.
Crie sua biblioteca de produtos
Sua biblioteca de produtos será a base de todas as ações realizadas em seu software de PDV, portanto, vale a pena dedicar um tempo para acertar. É aqui que todos os dados serão extraídos para rastrear vendas e estoque e produzir todas as suas valiosas análises. Qualquer erro na entrada de informações pode produzir discrepâncias mais adiante.
Em primeiro lugar, você precisa criar categorias para cada produto. Por exemplo, uma loja de roupas pode ter categorias como camisas, calças e sapatos ou marcas diferentes. Um restaurante pode ter bebidas, entradas, pizzas.
Para cada item ou produto, será necessário fornecer um nome, descrição, tags e categoria (para facilitar a localização no sistema), preço de custo e preço de venda, código de barras e opções de múltipla escolha (se necessário). Haverá outros campos opcionais a serem preenchidos, e você também poderá criar campos personalizados caso não veja um que seja relevante para você.
Se você tiver um grande número de produtos, poderá importar em massa as informações de um arquivo CSV do Microsoft Excel, o que é muito mais rápido do que adicionar manualmente cada item.
Adicionar contas de usuário
Todos os sistemas POS modernos oferecem a capacidade de criar perfis de usuário para membros individuais da equipe, que podem rastrear os tempos de login e monitorar o desempenho. Você também pode decidir o nível de acesso e os privilégios de administrador de cada membro da equipe para que, por exemplo, um gerente possa sacar dinheiro, mas um assistente de andar não.
Refinar suas configurações
O acima é um curso intensivo sobre como concluir a configuração básica do seu POS. No entanto, há muitos ajustes que você pode fazer nas configurações para garantir que seu sistema seja adaptado às necessidades e objetivos de sua loja ou restaurante.
Não há uma maneira de fazer isso, então o melhor é passar algum tempo explorando os recursos do software e fazendo os ajustes necessários. Se você está achando tudo um pouco confuso, geralmente há muita ajuda disponível no site do seu provedor de PDV ou você pode ligar para a linha de suporte.
Como usar um sistema de PDV
Depois de configurar seu sistema e ajustar as configurações de acordo com suas preferências, você estará pronto para começar a usar seu PDV. De forma contínua, as principais coisas que você fará são processar transações, gerenciar estoque e rastrear análises.
O melhor dos sistemas modernos de POS é que quase todos eles são automatizados de alguma forma. Claro, ao fazer a transação, você terá que escanear o código de barras ou digitar o valor da conta e, em seguida, receber um pagamento com cartão ou dinheiro do cliente. Mas depois de fazer isso, seu sistema atualizará automaticamente o nível de estoque desse item, registrará todos os dados de vendas relevantes e os importará para sua análise.
Ele pode fazer tudo, desde o envio de alertas de novo pedido quando você está com pouco estoque até a distribuição diária ou mesmo horária das vendas. E isso é só para começar. Ele também pode registrar as vendas por cliente, para que você possa recompensar sua fidelidade e até lembrá-lo de suas compras mais frequentes, para que você possa começar a fazer o leite de aveia branco assim que eles se sentarem.
Graças às contas de usuário, você também pode verificar se sua equipe está fazendo check-in e check-out no horário e ver quem está fazendo mais vendas e quando. Essas informações são vitais para a tomada de decisões informadas sobre a contratação de pessoal. Por exemplo, você pode optar por ter funcionários de alto desempenho nos horários de pico, recompensá-los pela promoção e repreender ou dispensar os retardatários consistentes.
Qual hardware é necessário para POS
Tablet ou monitor touchscreen
O centro nervoso do seu sistema POS. É aqui que você ou sua equipe realizarão todas as ações, desde adicionar produtos e realizar transações até descontar e visualizar análises.
Muitos sistemas agora são baseados em iPad, e você pode comprar um suporte especial para montar o dispositivo em seu caixa, embora alguns fornecedores ainda ofereçam seu próprio monitor touchscreen.
Impressora de recibos
Como muitos provedores de PDV agora oferecem a opção de enviar recibos por e-mail, o que é bom para suas despesas gerais e para o ambiente, essa é uma parte opcional da configuração do seu PDV. No entanto, recibos em papel e contas em papel ainda são esperados na maioria dos ambientes de varejo e restaurantes, portanto, é uma boa ideia ter um.
Certifique-se de estocar um bom estoque de rolos de caixa – você não quer ficar sem estoque de repente durante a hora mais movimentada do dia.
Leitor de cartão
Um leitor de cartão ou máquina PDQ se conecta ao seu terminal POS e permite processar transações com cartão. Existem três tipos diferentes: móvel, portátil e de bancada.
Os leitores de cartões móveis usam um sinal de telefone e podem ser usados em qualquer lugar, desde um campo até uma rua principal. Os leitores de cartões portáteis contam com Wi-Fi e são ótimos para restaurantes, pois podem receber pagamentos nas mesas dos clientes. As máquinas de cartão de bancada são fixadas no seu caixa, tornando-as perfeitas para lojas.
Leitor de códigos de barra
Obrigatório em ambientes de varejo, você usará este dispositivo para escanear o código de barras de qualquer item que o cliente esteja comprando, o que o exibirá automaticamente em seu sistema. Alguns provedores de PDV agora permitem que você transforme seu smartphone em um scanner de código de barras.
Gaveta de dinheiro
Uma bandeja fechada com fechadura com seções separadas para diferentes denominações de notas e moedas. Eles vêm em tamanhos diferentes, portanto, certifique-se de comprar um que seja grande o suficiente para armazenar a quantidade de dinheiro que você provavelmente receberá diariamente.
Custos de PDV
O custo total do seu POS consiste no preço do seu hardware, a assinatura do seu provedor de POS e as taxas de transação do cartão.
Esses preços podem variar muito, por isso tentamos fornecer um intervalo preciso com base em uma avaliação dos principais fornecedores.
| Custo | |
| Inscrição | £25-£100 por mês |
| Taxas de transação | 1-3% por transação |
| Monitor com tela sensível ao toque | £ 200 – £ 500 |
| Tábua | £ 300 – £ 1.000 |
| Impressora de recibos | £ 100 – £ 250 |
| Leitor de cartão | £15-£20 por mês |
| Leitor de códigos de barra | £30-£200 |
| Gaveta de dinheiro | £ 50 – £ 300 |
| Pacote de hardware POS | £ 700 – £ 2.000 + |
Próximos passos
Para a maioria dos sistemas POS, a configuração do hardware é relativamente simples – você só precisa conectar seus dispositivos a uma fonte de alimentação e conectá-los uns aos outros usando o fio correto ou via Bluetooth/Wi-Fi. Em seguida, você só precisa criar sua biblioteca de produtos e perfis de usuário e adaptar suas configurações às suas necessidades.
Algumas coisas podem exigir um pouco de tentativa e erro, mas o melhor dos sistemas modernos de POS, quer você trabalhe em varejo ou hospitalidade, é que tudo, desde o hardware até o software, é totalmente personalizável de acordo com suas necessidades.
Não aceita dinheiro? Não há problema – não compre uma gaveta de dinheiro. Precisa definir preços diferentes para o mesmo item em locais diferentes? Isso é possível. Quer descobrir quais são seus produtos com melhor desempenho e em que momentos eles são vendidos? Está tudo na sua análise.
Se você precisar de ajuda com sua configuração, não hesite em verificar as páginas de ajuda do seu provedor ou ligar para a linha de apoio. Ou seu provedor de PDV deve enviar um especialista para configurar seu sistema e mostrar como usá-lo.
Lembre-se, quanto mais tempo você levar para aprender sobre seu PDV e seus recursos, mais você vai tirar dele.
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