A importância do controle de crédito

O fluxo de caixa é fundamental para a sobrevivência do negócio. Mas, muitas vezes, o desafio diário de administrar esse negócio, especialmente um negócio menor, pode significar perder de vista algumas das habilidades fundamentais para o gerenciamento bem-sucedido do fluxo de caixa. E no clima econômico atual, não é de surpreender que as empresas estejam determinadas a manter seu caixa por mais tempo para satisfazer suas próprias necessidades de fluxo de caixa. É por isso que o controle de crédito é tão importante.

Então, quais são os passos simples que uma empresa pode tomar para manter o fluxo de caixa e quais técnicas de gerenciamento de crédito de melhores práticas eles devem seguir?

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Conheça seu cliente

Garantir que você tenha clareza sobre o nome exato e o status legal da empresa/indivíduo que está fornecendo é o primeiro passo para garantir um relacionamento bem-sucedido. Não saber exatamente com quem você está negociando significa que você não poderá verificar se eles são bons para o valor de crédito que você precisa conceder, você não poderá faturá-los corretamente e não será capaz de iniciar uma ação legal de forma eficaz, se for necessário. Dito de outra forma, obter o básico desde o início significa que você tomará decisões de crédito mais bem informadas, evitará problemas e apostará pago pelos produtos/serviços que entrega.

Termos de pagamento

Se você acha que vai ser pago em uma data e seu cliente tem uma data diferente em mente, você pode estar tendo problemas. Fazer suposições é perigoso e concordar formalmente com os termos de pagamento com antecedência, com um conjunto de termos e condições acordados (que são revisados e atualizados regularmente), é vital.

Faturamento

Se você não emitir uma fatura, não será pago. É simples assim. O faturamento não deve ser visto como um incômodo administrativo de back-office, mas sim um primeiro passo vital para alcançar um fluxo de caixa saudável. Quanto mais cedo você pedir, mais cedo você pode ser pago. Mas verifique com o fornecedor como você precisa faturá-los – por exemplo, você precisa de um Pedido de Compra – e verifique se os detalhes da fatura estão corretos. Faça o acompanhamento assim que sua fatura for enviada para verificar se ela chegou e se não há problemas. Isso evitará o potencial de disputas ou atrasos mais adiante.

Tratar os fornecedores de forma justa

Você quer que suas faturas sejam pagas em dia e deve fazer o mesmo. Não é apenas uma boa prática de negócios e comportamento ético, mas também demonstra uma responsabilidade social corporativa mais ampla. Certifique-se de que os pagamentos devidos estejam na sua previsão de fluxo de caixa para que você não seja pego de surpresa.

Perseguindo o pagamento

Uma venda só é concluída quando você é pago por ela. Até lá, eles ficam com o dinheiro que é seu por direito e você deve pedir. Rotinas devem estar em vigor como padrão para acompanhamento de falta de pagamento que inclui cartas, e-mail e telefone, com a necessidade de permanecer flexível se o valor pendente for grande ou você tiver dúvidas sobre a viabilidade financeira do cliente.

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Quando o dinheiro acaba

O dinheiro mantém as empresas em atividade. Planeje cuidadosamente suas necessidades de fluxo de caixa, permitindo diferenças nas condições de pagamento que você recebe de seus fornecedores e aquelas que você dá a seus clientes.

Quando tudo falha…

Por mais disciplinadas que sejam suas equipes, e mesmo quando você segue as melhores práticas de controle de crédito, há algumas ocasiões em que você simplesmente não consegue ser pago. Quanto mais tempo a dívida permanecer não paga, maior a probabilidade de se transformar em uma dívida incobrável e a inadimplência afeta seriamente o fluxo de caixa. Ação legal é uma opção, mas também é empregar uma agência de cobrança de dívidas ou emitir uma demanda legal.

Quando seu cliente quebra

Inevitavelmente, as empresas falham e, quando um de seus clientes falir, seus recursos podem se esgotar novamente. Ajuda nesses casos a entender os diferentes tipos de insolvência, falência, IVAs, CVAs, liquidação e administração e como cada um afeta suas chances de recuperação. Prevenido é feito de antemão, mas se você se mantiver atento ao que está acontecendo em seu setor e em sua base de clientes, poderá evitar ser pego de surpresa e reduzir gradualmente a quantidade de crédito concedida ao longo do tempo.

6 maneiras de evitar o risco de atraso no pagamento

As empresas podem reduzir o risco de atraso ou não pagamento usando:

Métodos de pagamento automatizados para garantir a transferência imediata de fundos
Acordar termos de pagamento explícitos antes de uma transação
Faturar os clientes prontamente
Não dar a um cliente qualquer motivo para contestar uma fatura
Exigir juros sobre pagamentos atrasados, que é um direito legal da empresa
Talvez até recompensando os clientes que pagam prontamente

A importância do controle de crédito

Acima de tudo, talvez, a melhor maneira de gerenciar o caixa de forma eficaz seja seguir o mantra de “conhecer seu cliente”, e isso significa verificar os detalhes de crédito de um cliente, não apenas no início de um novo relacionamento comercial, mas também em um processo contínuo. base. Porque nestes tempos incertos, a sorte pode mudar quase da noite para o dia.

Para obter mais informações, consulte os guias de gerenciamento de fluxo de caixa do CICM. Originalmente escrito em 2008 para o então Small Business Tsar Lord Sugar, eles foram atualizados regularmente e estão disponíveis online.

Sue Chapple é diretora executiva do Institute of Credit Management