Manter seu negócio produtivo é um grande enigma no cenário atual.
Existem tantas plataformas e soluções disponíveis, e o grande número de opções pode ser esmagador. É aí que entramos. Neste artigo, orientaremos você sobre o que são ferramentas de produtividade empresarial, como elas podem beneficiar sua empresa e quais são as certas para você.
O que são ferramentas de produtividade empresarial?
As ferramentas de produtividade empresarial fazem exatamente o que dizem: fornecem suporte administrativo, operacional ou organizacional para ajudar sua empresa a melhorar a eficiência e a produção. Você provavelmente já usa alguns: calendários, planilhas e compartilhamento de documentos, para citar apenas três. Mesmo ferramentas não digitais, como quadros brancos e agendas em papel, podem ser classificadas como ferramentas de produtividade
O objetivo das ferramentas de produtividade empresarial é agilizar a gestão diária do seu negócio, automatizando tarefas, melhorando a funcionalidade do seu negócio e reduzindo os custos administrativos.
Muitas ferramentas modernas de produtividade agrupam muitos produtos diferentes em uma única solução. Uma ferramenta de produtividade coletiva com a qual você provavelmente conhece é o Google Workspace (embora você possa se lembrar dele como G Suite). Inclui Gmail, Agenda, Drive, Meet e Planilhas.
Muitos também incorporam agora um elemento de (ou dependem fortemente) de inteligência artificial (IA) para melhorar o seu desempenho. Por exemplo:
Bots de bate-papo: Os chatbots podem cumprimentar seus clientes online quando eles visitam seu site, orientando-os sobre os produtos certos para eles e respondendo às suas dúvidas.
Gerenciamento de tarefas e projetos: Simplifique suas operações e mantenha todos em sua equipe atualizados sobre quais tarefas precisam ser concluídas. Configure seu fluxo de trabalho da maneira que for mais adequada para sua empresa e marque cada tarefa conforme você avança. Para torná-lo ainda mais eficiente, os gerentes de tarefas e projetos podem analisar dados históricos do projeto e fazer previsões.
Assistentes de reunião: Os assistentes de reuniões com IA podem automatizar o agendamento, gravação e transcrição de reuniões, integrando-se diretamente às plataformas existentes.
Gerenciamento de e-mail: Automatize a classificação da sua caixa de entrada, filtre os e-mails importantes dos não tão importantes e organize suas mensagens em categorias.
Apresentações: Use IA para melhorar suas apresentações. Transforme seu texto em recursos visuais, escolha seu próprio esquema de cores e exporte sua apresentação para que esteja pronta quando você estiver.
Automação: Automatize tarefas mais básicas, como controle de estoque e redação de e-mails. Ele pode ajudá-lo a reduzir seus custos e, ao mesmo tempo, aumentar a eficiência.
Ferramentas de colaboração para empresas
Equipes bem conectadas e com forte comunicação aumentam a produtividade em 20-25 por cento, de acordo com a McKinsey.
É por isso que você deve investir em ferramentas de colaboração para negócios. Você provavelmente as conhecerá como ferramentas de comunicação no âmbito do Meet, Teams, Slack ou Zoom. A colaboração também vem na forma de compartilhamento de arquivos (WeTransfer, Dropbox, Google Drive); ferramentas de gerenciamento de projetos como Asana e Trello; colaborações de documentos; quadro branco on-line; e até mesmo Google Analytics/GA4.
Lembre-se de que as melhores ferramentas de colaboração para pequenas empresas serão adequadas ao tamanho da sua empresa e às necessidades das suas equipes. Muitos deles se integram perfeitamente entre si, o que significa que você pode executar várias funções sem precisar alternar entre diferentes plataformas.
4 funções essenciais de produtividade para pequenas empresas
Quando se trata especificamente de pequenas empresas, estas quatro funções principais de produtividade são a base de uma organização eficiente e colaborativa.
Comunicação: permite a comunicação entre pessoas dentro e fora da sua organização, incluindo chats individuais e em grupo, e chats dedicados a equipes ou projetos específicos.
Compartilhamento de arquivos: Promove a colaboração por fazendo isso facilidade no repasse de documentos com clientes e demais integrantes da equipe.
Gerenciamento de tarefas e projetos: Fornece uma visão geral de quais tarefas você tem em andamento e, para atribuir tarefas, define prazos e monitora-as à medida que vão do briefing à conclusão.
Calendário: Organize sua própria agenda e organize eventos presenciais e online e envie convites para pessoas internas e externas.
Como escolher ferramentas de produtividade para o seu negócio
Cada empresa enfrenta desafios específicos e avaliar quais são as suas necessidades pode ajudá-lo a selecionar as ferramentas de produtividade mais adequadas às suas necessidades. Por exemplo, se gerenciar seu pipeline de vendas é um problema específico, um sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) tornará sua vida profissional muito mais fácil.
Modularidade: Algumas ferramentas de produtividade operam de forma modular, permitindo que você escolha quais funcionalidades deseja usar, pagando apenas pelo que precisa. Pergunte a si mesmo como esses recursos o ajudam a resolver seus problemas. Você já possui os recursos em outra plataforma? Você também deve avaliar até que ponto as ferramentas se integram ao software que você já está usando.
Facilidade de uso: Avalie o quão fácil é usá-la e quão fácil é para seus funcionários serem treinados para usar a plataforma de produtividade de forma eficaz – a última coisa que você quer é investir em uma solução tão complicada que acaba prejudicando a produtividade.
Suporte ao cliente: O apoio às empresas será crucial, especialmente nas fases iniciais. Opte por uma solução que tenha diferentes opções de contato com o cliente (telefone, email, chatbot) e acessíveis em horários adequados do dia.
Acessibilidade: O custo é fundamental, é claro, mas não economize nos recursos que beneficiariam o seu negócio. Se você é uma microempresa ou empresário individual, pode optar inicialmente por uma versão gratuita ou freemium, permitindo ter uma noção da adequação da ferramenta às suas necessidades antes de fazer uma compra.
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Lembre-se de avaliar o desempenho de qualquer ferramenta de produtividade que você experimentar antes de implementá-la em toda a empresa. Você pode fazer isso medindo seu desempenho em relação às principais métricas de negócios, como redução de custos operacionais ou maior eficiência.
Em foco: Google Workspace
O Google Workspace pode ser a solução que você precisa para melhorar a produtividade da sua empresa.
A maioria das empresas está bastante familiarizada com o Google como a principal ferramenta de pesquisa do mundo, portanto, soluções de espaço de trabalho como Meet, Gmail, Planilhas ou Apresentações devem caber facilmente em seu fluxo de trabalho.
Ao atualizar suas ferramentas de produtividade, experimente uma solução de IA como o Gemini for Workspace. Em vez de ser separado do resto do Workspace, o Gemini é integrado diretamente em todos os elementos, incluindo Gmail, Documentos, Planilhas e outras soluções do Google. Entre suas funcionalidades, o Gemini identifica tendências e encontra oportunidades de negócios. Ele também pode ajudar com propostas de produtos, gerar propostas de marketing e planos de projetos, redigir e-mails personalizados para clientes e impulsionar seu recrutamento elaborando especificações de trabalho.
ChatGPT também pode ser integrado ao Workspace. Você pode usá-lo com o Gmail para economizar tempo gerando resumos por e-mail e traduzindo e-mails para 13 idiomas. Você também pode usar o recurso ‘melhorar rascunho’ para sugerir melhorias, bem como analisar o texto em busca de linguagem discriminatória ou ofensiva, ou questões éticas.
Todos os planos do Google Workspace vêm com um endereço de e-mail comercial e ferramentas de colaboração, incluindo Agenda, Meet, Chat, Drive, Documentos, Planilhas, Apresentações, Formulários e Sites, além de uma avaliação gratuita de 14 dias.
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