Após a extensão do Making Tax Digital (MTD) para o IVA a todas as empresas em abril de 2022, as próximas duas etapas do MTD devem ser implementadas nos próximos quatro anos.
Isso pode parecer que você tem muito tempo para se preparar, mas como Lois Laughlin, gerente de marketing de produtos da Sage, nos diz, não há tempo como o presente para começar a adotar a manutenção de registros digitais.
Discutimos como as mudanças afetarão o funcionamento diário do seu negócio e recebemos algumas dicas sobre as melhores práticas para as próximas fases do MTD.
Quais são as próximas etapas do Making Tax Digital?
“A próxima etapa é abril de 2024, MTD para Autoavaliação do Imposto de Renda (ITSA), que afetará todas as empresas e proprietários não incorporados com uma receita comercial anual de mais de £ 10.000. As parcerias serão incluídas a partir de abril de 2025, mas apenas as parcerias gerais ou aquelas com indivíduos como parceiros.”
“Sabemos que essa será uma mudança significativa nos hábitos e comportamentos das pequenas empresas e na forma como elas trabalham com seus contadores. A mudança fundamental para todos os MTD, incluindo o MTD para ITSA, é a necessidade de se inscrever, manter registros digitais e, em seguida, enviar retornos compatíveis com MTD digitalmente ao HMRC por meio de uma solução de contabilidade compatível.”
“Finalmente, o MTD para Imposto Corporativo, que está passando por uma fase de consulta, será obrigatório até abril de 2026, com um piloto proposto para começar por volta de abril de 2024.”
Como as próximas fases do MTD afetarão os proprietários de pequenas empresas?
“Como os proprietários de pequenas empresas serão obrigados a manter registros digitais, a declaração anual de autoavaliação que eles fazem hoje será substituída por atualizações periódicas, que devem ser enviadas pelo menos trimestralmente, uma declaração de fim de período com base nessas atualizações e depois uma declaração final que substitui efetivamente a atual declaração de imposto SA100.”
“Olhando para o feedback da MTD para o IVA, a maioria dos medos e preocupações dos proprietários de empresas eram sobre a mudança de hábitos e comportamentos em relação ao que eles estavam acostumados e com os quais se sentiam confortáveis. Mas essas atitudes mudaram. Algumas empresas relataram ganhos de produtividade mais amplos, reduções de erros e aquelas que adotam soluções de software digital compatíveis viram uma melhoria nas práticas de trabalho, economizando tempo eliminando processos manuais e dando-lhes tempo de volta para se concentrar em seus negócios.”
“No geral, as pequenas empresas estão relatando sentir-se muito mais confiantes e felizes por terem feito a mudança. Para a maioria das pessoas, os impostos serão mais fáceis de acertar e mais difíceis de errar.”
As próximas mudanças estão longe. Como as pequenas empresas podem se preparar para as próximas mudanças?
“Agora é o melhor momento para começar a pensar em como você atualmente mantém seus registros, a complexidade de seus assuntos fiscais e o momento de quando você precisa começar a cumprir – se você planeja fazer isso sozinho ou trabalhar com um contador ou contador. ”
“O melhor conselho seria começar a planejar a transição mais cedo ou mais tarde. Se você trabalha com um contador ou contador, é importante ter essas conversas e discutir como o MTD afetará você e a maneira como você lida com os impostos juntos.”
“Também vale a pena notar, do ponto de vista da pequena empresa, que seu contador terá muitos clientes para apoiar durante o processo e, para eles, para garantir que todos estejam prontos e confiantes bem antes dos prazos, eles precisam começar a ter essas conversas para que não estrangula. Eles vão querer garantir que tenham tempo suficiente para fornecer suporte de alto padrão a todos os clientes.”
“E para seu próprio benefício, para poder ganhar confiança para lidar com a MTD, é essencial se preparar mais cedo ou mais tarde, certificando-se de que os relacionamentos que você tem, os termos de compromisso com seu contador ou contador sejam acordados, e que você tenha seus novos processos e fluxos de trabalho implementados. Faça isso porque há valor em fazê-lo para você e sua empresa, não apenas porque o HMRC diz que você precisa.”
Como um software de contabilidade como o Sage pode ajudar a se preparar para os estágios subsequentes do MTD?
“A escrituração digital dá acesso aos seus registros em tempo real, o que lhe dá um relacionamento ao vivo com seu contador ou guarda-livros e mostra sua posição financeira visualmente de relance.”
“Por exemplo, você poderá ver a responsabilidade estimada de imposto de renda pelo menos no final de cada trimestre e planejar de acordo. Você também pode auditar suas receitas e despesas e revisá-las em tempo hábil, em vez de fazê-lo seis meses após o término do ano fiscal, que é o que a maioria das pessoas faz atualmente. Todos os envios ao HMRC para mantê-lo em conformidade serão muito mais fáceis e significativamente mais rápidos.”
“Com as soluções de contabilidade digital da Sage, você está reduzindo, se não eliminando, a papelada manual e obtendo um nível muito maior de precisão. Chega de mexer em sacolas plásticas cheias de recibos e tentar descobrir um cálculo de imposto a partir dele”
“Acompanhar os fundos é algo com o qual as pequenas empresas que não fazem contabilidade regular lutam. Isso pode levar a não ter o dedo no pulso do seu fluxo de caixa e você acaba gastando muito tempo descobrindo suas finanças. Com as soluções de contabilidade digital, você sempre tem uma imagem clara à mão. Muita gente pensa que ‘a escrituração e a contabilidade não são minha área de atuação, não quero fazer ou tenho medo de errar’. Mas, na verdade, adotar a manutenção de registros digitais oferece mais visibilidade, mais confiança e você ganha muito tempo para se concentrar no que é bom e desenvolver seus negócios.”
“Aqueles menos confortáveis com a ideia de sentar em um computador podem adotar uma abordagem mobile first para capturar e categorizar tudo no momento simplesmente usando um aplicativo em seu smartphone. Isso é tudo o que se espera de você. Mantenha-o simples, torne-o adequado para você e sua empresa e trabalhe com um contador ou guarda-livros, se desejar.”
Como essas mudanças afetarão o funcionamento diário de um negócio? Eles podem transformá-lo em positivo?
“Encontrar uma solução adequada para você e sua empresa é absolutamente fundamental: descobrir como é isso no dia-a-dia, desde a captura de suas despesas até o envio de impostos.”
“Algumas empresas terão níveis de transação de receita e despesa muito simples para capturar. Outros têm comportamentos comerciais muito mais complexos com faturas de vendas e compras e podem trabalhar com base no acúmulo em vez de no regime de caixa. É importante escolher a solução certa para trabalhar em sincronia com seus fluxos de trabalho e processos, portanto, reserve um tempo para considerar e procurar aconselhamento, se necessário.”
“O valor positivo de adotar novos fluxos de trabalho e processos será muito mais importante para você e sua empresa do que apenas marcar a caixa para MTD. Você reduzirá a quantidade de papelada que possui, garantirá que as declarações de IVA sejam precisas, gerenciará facilmente a contabilidade em um só lugar, visualizará informações fiscais em tempo real quando precisar, acompanhará os fundos para manter o controle dos negócios e, finalmente, obterá mais tempo voltar a focar no seu negócio.”
Quais práticas recomendadas as empresas devem adotar para as próximas fases do MTD?
“68% das declarações de autoliquidação hoje são apresentadas por contadores e guarda-livros, onde eles fazem tudo para seus clientes, o que classificamos como ‘faça por mim’. O cliente apenas deixa a papelada em seu escritório e tudo, desde a triagem, registro, cálculo e envio da declaração de imposto será feito por ele. E então você tem o outro extremo de donos de empresas de bricolage que ficam muito felizes em fazer sua autoavaliação de impostos uma vez por ano.”
“Nas próximas fases do MTD, pesquisas com autônomos e pequenas empresas sugerem que essas abordagens convergirão no meio, aumentando o número de empresas com uma abordagem ‘faça comigo’. É aqui que as empresas buscarão o apoio de seus contadores ou contadores, e contadores e contadores preocupados com a capacidade de fazer o trabalho extra necessário para o MTD incentivarão seus clientes a se envolverem, mesmo que seja em um nível básico”.
“Falta conscientização e educação sobre as mudanças em todo o setor, o que pode resultar em falta de ação. O conselho de melhores práticas seria entrar em contato com contadores, contadores, fornecedores de soluções de software respeitáveis e/ou a comunidade de pequenas empresas para garantir que você esteja totalmente informado sobre o MTD e como isso afetará você.”
“Comece a fazer mudanças agora. Quanto mais você fizer agora, mais confiante ficará, e não será um desafio quando chegarmos ao prazo em abril de 2024. Por fim, não deixe para a última hora.”
“Em resumo, as melhores práticas são três etapas simples:
Entenda as mudanças que estão chegando e como elas afetam você – Mantenha-se atualizado com o HMRC, Sage e seu contador ou contador
Revise seus processos atuais – se você estiver usando software, ele é compatível? Se você faz as coisas manualmente, é hora de se tornar digital. Se você usa planilhas, é hora de dar um passo adiante e se tornar totalmente digital.
Se você tem um contador ou contador ou gostaria de trabalhar com um, fale com eles agora, discuta e chegue a um acordo sobre a melhor maneira de trabalhar juntos daqui para frente.”
E os links digitais? São sustentáveis?
“Os links digitais fornecem a capacidade de conectar seus registros ao sistema HMRC, permitindo que você envie as informações necessárias sem qualquer intervenção manual. Um cliente que usa uma planilha para IVA precisa de uma solução de ponte para conectar a planilha ao HMRC por meio de suas APIs.”
“Para o imposto de renda, quão sustentável seria trabalhar a partir de planilhas é questionável, porque no momento não há soluções de ponte para MTD para ITSA no mercado. Pode haver nos próximos dois anos, mas não tenho certeza de quão preciso e sustentável isso seria, pois é um processo e fluxo de trabalho muito mais complexo.”
“Links digitais de uma planilha para o HMRC é um processo muito desajeitado e demorado. Alternativamente, existem soluções compatíveis prontas para MTD, como o Sage Business Cloud Accounting, que facilitarão esse processo perfeitamente, desde o ponto de captura dos dados até o envio ao HMRC.”
As pequenas empresas podem participar no processo de consulta do MTD para o Imposto sobre as Sociedades?
“A consulta começou há vários meses, que incluirá órgãos profissionais e representantes de todos os setores empresariais que darão voz aos contribuintes nesse processo.”
Você pode encontrar mais informações sobre as próximas fases das soluções MTD e Sage Accounting aqui.
