9 fatores que ajudarão você a escolher o local certo para o escritório

Escolher o local certo para o escritório não deve ser apressado – você tem muitas considerações sobre o espaço em si e como isso afeta sua equipe e seus clientes.

Percorra os pontos a seguir para focar sua pesquisa, seja qual for o estágio em que você esteja.

Aluguel de escritório ou espaço de coworking?

A primeira decisão que você deve tomar é em que tipo de espaço se mudar.

Os aluguéis de escritórios são mais caros e prendem você por um período mais longo, mas oferecem mais liberdade no que você pode fazer com o espaço. Personalizar o espaço com a sua própria marca faz uma diferença significativa na moral da sua equipa e na imagem que apresenta aos clientes, especialmente em setores mais tradicionais como o financeiro.

Os espaços de coworking serão melhores para você se você tiver menos funcionários e algum potencial de crescimento, ou se precisar do espaço apenas por um período limitado de tempo. Além do mais, estar em um espaço de coworking elimina responsabilidades como substituir o café e o papel higiênico. Esses espaços geralmente organizam aulas gratuitas, clubes e palestras (e distribuem biscoitos grátis!) Para promover o bem-estar do trabalhador também.

Ler Espaço de coworking versus escritório tradicional – qual é o melhor? para argumentos mais detalhados de ambos os lados.

Preços de escritórios na zona

Pesquise o preço de outros escritórios na área para descobrir se aquele espaço aparentemente perfeito é realmente um bom negócio.

De acordo com a pesquisa de 2018 da Instant Offices, o custo médio do aluguel de escritórios (por pessoa por mês) para as principais cidades do Reino Unido é o seguinte:

Preços de escritórios nas principais cidades do Reino Unido

Despesas ocultas

Ao definir seu orçamento de mudança, lembre-se de incluir o imposto de selo, os custos de montagem, o custo do advogado e os honorários do agente de compras. Embora o aluguel represente a maior parte do custo do seu escritório, isso contribuirá com uma quantia significativa. Também vale a pena saber quais são as taxas de negócios para os edifícios em que você está interessado.

Lembre-se de levar em consideração os custos de operação e limpeza quando estiver no escritório, bem como as taxas que você pode incorrer pelo material que não veio com você se tiver que pagar pelo descarte.

Leia o contrato de locação antes de assinar para que você esteja ciente dos custos a serem cobertos por você e seu proprietário.

Adequação à imagem da marca

Como dissemos anteriormente, a localização do seu escritório é uma extensão da imagem da sua marca.

Se você é uma start-up de tecnologia inteligente, as pessoas não responderão tão bem a um escritório decadente e sujo. No entanto, se você é uma organização sem fins lucrativos com uma identidade mais frugal, gastar um centavo pesado em seu espaço de escritório envia a mensagem errada.

Considerações legais

Leia sobre as implicações legais de mudar de escritório, pois elas podem ter mudado desde a última vez que você fez a mudança.

Seu novo escritório deve atender aos padrões de segurança em termos de riscos à saúde, proteção contra incêndio (o corpo de bombeiros local pode ajudar aqui) e procedimentos de bloqueio. Ao mover escritórios e máquinas, não se esqueça de lidar com os dados de acordo com o GDPR.

Leia: Espaço de escritório necessário por pessoa

Se o seu pessoal não pretender mudar de escritório, poderá ter de lhes oferecer redundância, dependendo da cláusula de mobilidade do seu contrato.

Não é exatamente uma consideração legal, mas verifique os números da taxa de criminalidade local no site da Polícia. Isso lhe dará uma ideia de quão segura é uma área para sua equipe e visitantes, bem como a probabilidade de seu escritório ser assaltado.

Espaço para crescer (se necessário)

As empresas de alto crescimento vão precisar de espaço para se expandir. Preveja quantas pessoas mais você planeja contratar e encontre um espaço que acomode isso – isso também pode funcionar como um motivador para atingir seus objetivos!

Na mesma nota, se você deseja uma equipe que trabalhe internamente, convém estar perto de seu banco de talentos. Entre em contato com as agências de recrutamento locais para determinar que tipo de talento é proeminente na área para a qual você deseja se mudar.

Competição na área

Descubra como é a concorrência no local desejado.

Uma maior competição é muitas vezes um driver para um melhor desempenho. Com isso em mente, você pode querer lançar em uma área associada ao seu setor, como estar perto da Silicon Roundabout em Shoreditch, se você for uma fintech. Então você tem a oportunidade de trabalhar com outras empresas para clientes e suprimentos, formando parcerias estratégicas que você pode não ter planejado.

Esteja ciente de que a concorrência pode prejudicar o desempenho do seu negócio em determinados setores. Por exemplo, se você for uma agência de marketing em uma área que já possui uma alta concentração de agências de marketing, poderá sofrer, a menos que tenha um nicho como representar mulheres ou negócios na indústria de alimentos.

Comodidade para sua equipe

Obviamente, seu escritório precisa ser acessível por ônibus, trem, metrô ou bonde. Para os funcionários que preferem pedalar, o novo local deve ser acessível também de bicicleta. Certifique-se de que tenha um parque de bicicletas ou esteja perto de uma estação de ancoragem e forneça instalações decentes no local, como chuveiros e armários de secagem.

Se não houver um estacionamento no local, informe aos funcionários onde ficam as vagas de estacionamento mais próximas.

É universalmente reconhecido que o bem-estar é crucial para os funcionários. Ao considerar a localização em relação à sua equipe, pense na proximidade de cafés, bares, academias, bancos e lojas para atender às suas necessidades básicas.

Fácil para os visitantes chegarem

Sua prioridade é tornar seu escritório fácil de acessar, mas e os visitantes? Espaços de escritório mais remotos podem ser difíceis de acessar por transporte público ou encontrar no Google Maps. Se for um incômodo encontrá-lo, pode significar um mau começo para seus relacionamentos comerciais. Pese o custo de ter um escritório mais barato que seja mais difícil de alcançar versus um escritório mais caro em um local com maiores oportunidades de negócios.

O espaço de escritório certo pode ser a diferença entre atrair e dissuadir clientes.

Estar perto dos fornecedores

Se você depende de fornecedores para produtos físicos – especialmente itens que não estão amplamente disponíveis – você vai querer estar perto deles. Afastar-se e manter seu fornecedor atual pode custar caro em termos de aumento das milhas de entrega, portanto, vale a pena tentar encontrar alguém mais próximo de você, se for o caso.

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