Se você administra um único pub, restaurante ou café, seria compreensível que você pensasse que um sistema EPOS de hospitalidade moderno seria o máximo para o seu negócio. O marketing de alguns provedores de EPOS pode criar essa impressão, pois todos gostam de falar sobre seus grandes clientes conhecidos, capacidades multisite e recursos empresariais. Muitos têm preços com essas grandes empresas em mente também, quase descartando o proprietário de uma pequena empresa como um cliente potencial.
No entanto, um bom sistema EPOS de hospitalidade pode ter tantos recursos excelentes para uma pequena empresa quanto para um grande grupo com vários locais, e as taxas podem ser facilmente justificadas pela economia de tempo e pelo aumento de receita que podem trazer, sem mencionar o estresse que podem aliviar para o proprietário da pequena empresa.
Neste artigo, analisaremos alguns dos principais recursos que devem ser procurados em um EPOS de hospitalidade para uma pequena empresa.
Rapidez no atendimento e facilidade de uso
Um sistema EPOS projetado especificamente para hospitalidade será construído com rapidez de serviço e facilidade de uso em primeiro lugar.
Desde receber pedidos e pagamentos no bar ou balcão, adicionar pedidos às mesas, dividir contas ou registrar gorjetas, cada processo deve ser projetado com o operador em mente. Isso significa etapas claras e simples para concluir a tarefa no menor tempo possível.
Com a alta rotatividade de funcionários no setor de hospitalidade, um EPOS desenvolvido especificamente para esse fim também deve ser muito intuitivo e fácil de usar, para que novos funcionários possam se familiarizar com o sistema desde o início do primeiro turno.
Os benefícios de tudo isso são serviço rápido, tempos de espera reduzidos e mais clientes atendidos. Esses benefícios por si só podem justificar o preço de muitos sistemas.
Relatórios relevantes da indústria
Um benefício de qualquer sistema EPOS é o acesso a relatórios detalhados, para poder ver não apenas suas vendas totais, mas o que vendeu bem e o que não vendeu.
Um EPOS focado no setor oferecerá isso, mas irá um passo além para fornecer os relatórios que são importantes para você como operador de hospitalidade.
Por exemplo, para um setor em que as vendas flutuam tanto ao longo de uma semana, é importante ter relatórios de comparação de vendas que ajustem o período do ano anterior para alinhar aos mesmos dias da semana do período atual. Isso lhe dá uma comparação semelhante. Comparar exatamente a mesma data do ano anterior será comparar um sábado com uma sexta-feira, o que provavelmente não lhe mostrará muita utilidade.
Os salários dos funcionários são um dos maiores custos para um negócio de hospitalidade, então relatórios sobre custos de pessoal e como eles se comparam às vendas são vitais para garantir que você esteja administrando um negócio lucrativo. Ter uma visão em tempo real da sua porcentagem de salário diretamente no EPoS também permite que você tome decisões de pessoal de última hora, se necessário.
Há muitos outros relatórios que são importantes para nós no setor de hospitalidade, como estoque e desperdício, variações de caixa, gorjetas e taxas de serviço, descontos e promoções e tempos de serviço de alimentos e bebidas.
Todos esses fatores são igualmente importantes para uma pequena empresa ou para uma grande empresa com vários sites.
Conhecendo suas margens
Fazer uma boa margem na comida e bebida que você vende é vital para ser lucrativo. Um bom EPOS de hospitalidade deve mostrar o lucro bruto (GP) que você está fazendo em cada item quando você define seus preços de venda e custo. Para itens com receitas, o custo pode ser calculado automaticamente a partir dos ingredientes.
Os relatórios de vendas mostrarão o GP que você deveria ter feito para qualquer período com base em suas vendas e preços de custo.
Por fim, executar inventários no sistema mostrará o GP que você está fazendo após qualquer desperdício ou perda de estoque. Tudo isso está disponível sem precisar desembolsar para um inventário externo – um custo que pode ser uma luta para uma pequena empresa.
Economize tempo ao solicitar estoque
Outro benefício de ter um bom procedimento de estoque em vigor é que seu sistema pode usar seus níveis de estoque atuais e histórico de vendas recentes (ou níveis de PAR declarados) para gerar automaticamente pedidos que você pode enviar aos seus fornecedores. Isso não só economiza seu tempo, mas também reduz a possibilidade de erros.
Lealdade
Os esquemas de fidelidade não são apenas para grandes empresas, mas a complexidade de configurá-los pode ser um verdadeiro desafio para pequenas empresas. Isso é uma pena, pois os priva dos benefícios – impulsionar negócios recorrentes e construir uma conexão mais forte com seus clientes.
Um esquema de fidelidade eficaz precisa facilitar a inscrição dos clientes e, em seguida, escanear seu passe de fidelidade para receber seus pontos ou benefícios. Também precisa ser fácil para o operador usar os dados sobre visitas, gastos e histórico de compras para enviar comunicações de marketing relevantes e direcionadas para incentivar os membros a voltarem ao local.
A complexidade de configurar um EPOS, um sistema de fidelidade e ferramentas de marketing para trabalharem juntos de forma eficaz para atingir esse objetivo fez com que os programas de fidelidade fossem administrados principalmente por grandes empresas.
No entanto, os sistemas EPOS de hospitalidade agora estão disponíveis com sistemas de fidelidade integrados. Isso significa que os membros podem se inscrever no seu site e receber um passe de fidelidade digital que eles podem escanear diretamente no caixa para ganhar pontos ou receber promoções. Isso também significa que todos os dados sobre seu histórico de visitas e compras estão em um sistema, facilitando a filtragem para enviar comunicações de marketing relevantes.
Sistema de reserva integrado
Muitas pequenas empresas agora usam um sistema de reservas para acompanhar as reservas e permitir que os clientes reservem on-line. No entanto, gerenciar reservas pode ser demorado para uma pequena empresa, onde o proprietário operador pode acabar tentando gerenciar novas reservas e responder a solicitações enquanto trabalha no turno.
Isso pode ser muito mais fácil com um bom EPOS de hospitalidade com um sistema de reservas integrado. Com as reservas alimentando diretamente o EPOS, não há necessidade de fazer login em um sistema separado para visualizar suas reservas ou ter um laptop aberto no bar. Em vez disso, as reservas podem ser visualizadas diretamente no EPOS, com horários de chegada e partida sobrepostos no seu plano de mesa.
Alertas podem ser acionados no EPOS para novas reservas, solicitações ou cancelamentos, facilitando para o proprietário operador manter o controle das reservas enquanto trabalha no front of house.
Integração contábil
Embora recursos integrados possam frequentemente ser mais benéficos para uma pequena empresa do que tentar integrar vários sistemas, uma área em que uma integração pode ser muito benéfica é a contabilidade. A maioria dos bons sistemas EPOS de hospitalidade tem integrações com pacotes populares de contabilidade para pequenas empresas, como Xero e Quickbooks.
Vendas e pagamentos, e quaisquer despesas de caixa menor podem ser lançadas em suas contas todos os dias sem nenhum trabalho manual para você ou um contador. Com algumas outras ferramentas amplamente disponíveis para criar contas automaticamente a partir de faturas e recibos, uma grande parte da sua contabilidade pode ser automatizada.
Resumo
Cada pequena empresa é diferente, e nem todos os recursos acima serão relevantes para todas as empresas, mas as pequenas empresas podem obter pelo menos tanto de um bom sistema EPOS quanto suas grandes contrapartes. Alguns recursos podem até mesmo fornecer mais benefícios para uma pequena empresa, onde o tempo é precioso, fazer malabarismos com várias tarefas é uma realidade e a simplicidade é a chave.
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