Originalmente escrito por Partner Content on Small Business
Não é segredo que as melhores empresas dependem dos dados para tomar decisões. Também não é segredo que, mesmo para os CFOs mais versados em dados, ainda existem alguns desafios significativos envolvidos em alcançar a excelência em planejamento financeiro baseado em dados.
O grande volume de informações que chega pode ser um desafio para analisar de uma forma significativa. E o Excel, o aplicativo preferido do CFO para relatórios ad hoc, pode ser difícil de trabalhar, especialmente devido ao grande número de horas de trabalho geralmente envolvidas na importação e padronização de todos os números mais recentes.
Em vez de enfrentar os desafios dos relatórios financeiros dinâmicos, muitas organizações acabam adotando uma “intuição”, em vez de fazer uma escolha informada com base nas métricas que estão coletando. Mas isso pode ter ramificações ainda mais sérias – por exemplo, deixar de controlar adequadamente os contratos e assinaturas de renovação automática custou às pequenas empresas entre £ 3 bilhões e £ 5,75 bilhões em 2020.
Em vez de tentar lidar com todos os dados, ou evitar a menção de dados por completo, é importante que os CFOs demonstrem o que pode ser possível quando os dados são devidamente aproveitados e compreendidos. Aqui estão cinco maneiras de os CFOs fazerem melhor uso de seus dados.
1. Remova os dois tipos de preconceito
Como CFO, você quer ter certeza de que os números que está olhando representam uma verdade objetiva. No entanto, os dados tendenciosos são galopantes entre as empresas. Em um estudo da KPMG, 74 por cento dos executivos negligenciaram os insights fornecidos pela análise de dados, simplesmente porque os resultados eram contrários à sua própria intuição.
O enviesamento nos dados pode aparecer de duas maneiras. Em primeiro lugar, a coleta de dados pode apresentar falhas. Como CFO, reserve um tempo para garantir que os fluxos de coleta de dados sejam os mais neutros possíveis. Que perguntas você está fazendo e de onde vêm os dados?
Mixpanel, uma empresa de análise, descreveu como eles mudaram de entrevistas 1: 1 para entender o uso do produto de seus clientes. Em vez disso, eles optaram por contar com relatórios automatizados e neutros, identificando uma ação de objetivo e vendo quais ações estavam correlacionadas a essa ação, para ajudar a tomar decisões de design orientadas para o cliente.
Em segundo lugar, a apresentação dos dados pode ser tendenciosa. Este é mais um ângulo humano. Naturalmente, as pessoas querem agradar seus chefes. Mesmo que você prefira receber números concretos, os funcionários podem hesitar em apresentar algo desfavorável ou ruim. Para combater isso, certifique-se de cultivar uma atmosfera de colaboração e solução construtiva de problemas.
O preconceito é um problema real nos negócios. O melhor relatório financeiro não tem agenda. Os CFOs devem envidar todos os esforços para garantir que seus analistas de inteligência de negócios e analistas de dados não estejam escolhendo fontes aleatórias ou distorcendo conclusões que eles acham que seu CFO vai gostar mais. É impossível remover todos os preconceitos – somos apenas humanos, afinal – mas fazer esforços para reduzi-los e estar cientes disso como uma possibilidade ajudará a melhorar sua compreensão da realidade financeira de sua empresa.
2. Limpe os dados para ser confiável
Para serem confiáveis, os dados devem ser limpos. Mesmo uma única vírgula mal colocada ou um valor nulo acidental pode tornar um relatório completamente inútil. Mais perigosamente, às vezes não há indicação de que os dados não estavam prontos para uso antes da criação do relatório, o que significa que as empresas estão tomando decisões com base em dados defeituosos.
Um relatório de 2018 do The Royal Mail Data Services descobriu que as empresas acreditam que dados ruins custam cerca de 6 por cento de sua receita anual – mas que um terço dos entrevistados nem mesmo tem uma estimativa de quanto custam dados ruins.
Para garantir que os dados estejam limpos antes do uso, há três etapas a serem seguidas. Primeiro, certifique-se de que a coleta de dados esteja configurada corretamente. Se for manual, certifique-se de que seus funcionários saibam que você valoriza a precisão em vez da velocidade. Se for automatizado, certifique-se de que haja verificações configuradas para impedir duplicatas ou nulos acidentais. Quanto mais padronizada for a coleta de dados no início, mais limpa será para a etapa dois.
Em seguida, uma vez que os dados são coletados e inseridos, execute uma série de verificações. Por exemplo, se um de seus fluxos de dados for listas de e-mail, certifique-se de ter listas precisas verificando os endereços de e-mail. Isso garante que as informações sejam mantidas de maneira confiável e limpa.
Finalmente, limpe-o à medida que for relatado. A maioria dos dados não é informada imediatamente – os CFOs podem querer saber se faz sentido aumentar o orçamento para gastos com publicidade no Facebook. Os dados que respondem a essa pergunta podem ter sido coletados meses ou anos atrás. Certifique-se de que, à medida que os dados são extraídos para análise, estejam livres de erros, não sejam duplicados e não sejam antigos ou desatualizados.
Você pode fazer isso executando verificações de bom senso nele e garantindo que todos os tipos de dados estejam dentro de limites razoáveis, como realçar valores de menos de £ 1 ou mais de £ 100.000.
3. Automatize a coleta, limpeza e análise
Em empresas menores, os CFOs costumam ser CDOs também. Um erro comum é deixar a automação como uma etapa para quando o negócio se expandir. A verdade é que quanto mais cedo melhor – especialmente quando você não tem funcionários ou dinheiro para delegar, é crucial automatizar o que puder para realmente tomar boas decisões de negócios.
Isso ajuda a entender os dados por meio de alguns mecanismos diferentes. Isso lhe dá mais tempo para realmente ler e entender os relatórios, em vez de se esforçar para criá-los. Também reduz o erro humano. Por fim, ajuda sua empresa a crescer quando os fluxos de dados aumentam.
É possível construir relatórios automatizados no Excel, mas isso requer muita mão de obra e, se ocorrer um erro, pode ser difícil rastreá-lo. Em vez disso, faz sentido investir em um provedor de Planejamento e Análise Financeira (FP&A).
DataRails é um ótimo exemplo de plataforma que faz isso bem. Ajuda os CFOs a explorar os dados que foram coletados, limpos e armazenados pela automação. Isso também dá aos CFOs a flexibilidade de responder a novas perguntas, em vez de depender de relatórios pré-existentes.
Você está apresentando seus resultados trimestrais ao conselho de administração e um consultor de confiança faz uma pergunta sobre as implicações de um possível pivô? Quando os modelos de projeção são baseados em figuras dinâmicas e visualizações sofisticadas, eles podem ser atualizados com apenas alguns cliques em sua planilha. Esse tipo de conversa instantânea deixa de ser um obstáculo e começa a capacitar todos.
4. Liberte-se da mesa
Muitas soluções de dados são desenvolvidas para serem visíveis apenas em um desktop, mas isso ignora a realidade de que os CFOs geralmente precisam tomar decisões enquanto estão em trânsito. Quando a CNN entrevistou 35 executivos para ver como eles administram o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional, a maioria deles admitiu que sempre se certificam de que estão disponíveis para questões urgentes de trabalho, mesmo em casa ou nas férias.
Esse aspecto é frequentemente esquecido, mas à medida que o mundo se torna cada vez mais pequeno e os CFOs confiam mais em seus telefones celulares para ajudá-los enquanto estão longe de suas estações de trabalho, faz sentido garantir que seus painéis sejam compatíveis com dispositivos móveis.
O equilíbrio entre vida profissional e pessoal é uma aspiração excelente para todos os trabalhadores, incluindo os CFOs. Mas a realidade é que, muitas vezes, há um problema urgente que pode chegar a um CFO quando você não consegue acessar seu laptop – nas férias ou quando você vai para casa à noite. Se seus dados não podem ser visualizados no celular, é útil apenas parte do tempo.
Esta etapa pode ser tão simples quanto baixar o aplicativo Excel em seu telefone ou perguntar sobre opções móveis na próxima vez que você investir em uma plataforma de dados. Mesmo que a resposta seja não, é bom saber isso com antecedência.
A última coisa que você quer é pensar que pode confiar em seu telefone móvel para tornar os dados visíveis e descobrir rapidamente que será difícil analisar e tomar decisões com base neles.
5. Reduza alguns dados
Há uma necessidade real de dados na maioria das empresas, e isso é compreensível. Os CFOs gostam de descobrir o porquê das tendências que identificam, contando com uma mistura de intuição e números para ajudá-los a fazer isso. Especialmente nesta era movida a dados, quando não só é possível, mas ativamente encorajado a coletar o máximo de dados para armazenar e analisar, pode parecer contra-intuitivo dizer não aos dados.
Muitos dados podem sobrecarregar os processos que os CFOs normalmente têm para entender seus dados – isso requer mais limpeza, mais automação, mais coleta, mais oportunidade para erro humano e preconceito. Além disso, o armazenamento de dados é um custo.
Em vez disso, é sensato trabalhar de trás para frente para construir fluxos de dados. Comece perguntando quais perguntas são importantes e, em seguida, identifique quais números você precisará para respondê-las. Isso o ajuda a construir os fluxos de dados que são mais vitais e críticos para o seu negócio. Por exemplo, a plataforma de CRM de segunda-feira começa perguntando aos usuários que tipo de dados eles desejam gerenciar.
Apesar de ter capacidade para vários tipos diferentes, é mais importante procurar sinais e ignorar o ruído de muitos dados.
Assuma o controle de suas finanças
Essas estratégias variam de considerações práticas, como o uso de dispositivos móveis, até sugestões técnicas mais avançadas, como automação de relatórios de dados. No entanto, todos eles estão interligados. Os dados orientam as decisões de negócios.
Como CFO, é fundamental ser capaz de entender os dados que você está olhando, saber que você pode confiar neles e permitir que eles informem as escolhas que mais importam para o seu negócio.
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