Nos últimos anos, uma série de grandes empresas entrou em administração, e isso não resultou da falta de vendas ou alfândega, mas sim de uma falta de controle sobre as finanças, como o fluxo de caixa.
Na verdade, antes da pandemia, um em cada sete proprietários de pequenas empresas do Reino Unido não conseguiu pagar seus funcionários em dia devido a problemas financeiros e de fluxo de caixa, enquanto no início deste ano 31 por cento das empresas B2C relataram que ficarão sem dinheiro dentro nos próximos três meses.
Conforme começamos a emergir das restrições da Covid-19, há uma série de mudanças importantes que os proprietários de negócios podem fazer para melhorar as finanças de seus negócios, e rapidamente.
# 1 – Calcule seus custos
É vital conhecer seus custos e um dos melhores exercícios de redução de custos é revisar regularmente seus fornecedores. Como conta a famosa história da década de 1980, Robert Crandall, o então chefe da America Airlines, calculou que, se apenas removesse uma azeitona de cada salada servida aos passageiros, ninguém notaria e eles gerariam uma economia anual de US $ 100.000.
Portanto, como proprietário de uma empresa, pergunte-se: qual é a sua única azeitona? Todos nós temos fornecedores de longo prazo ou despesas regulares que não analisamos de forma consistente. Analise seu P&L e analise todos os custos para encontrar as áreas que podem ser reduzidas para melhorar seus resultados financeiros.
Dito isso, a única área que nunca considero cortar é o marketing, já que sem ele você não tem nenhuma atividade de geração de leads e, portanto, nenhuma venda. Se a sua atividade de marketing não está funcionando para você, não corte os gastos, transfira-os – seja para um fornecedor diferente ou outra forma de atividade de marketing. Manter um orçamento de marketing forte o tempo todo é a chave para não apenas sobreviver nos negócios, mas realmente prosperar.
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# 2 – Conheça seus números
Sem um fluxo de caixa, você não tem negócios, por isso é importante saber realmente seus números, tanto do ponto de vista de receita e custo quanto do ponto de vista de caixa.
Existem ferramentas realmente simples, mas eficazes, para ajudá-lo a manter o controle de ambos. A primeira é uma plataforma de contabilidade na nuvem, como o Xero, que sua equipe de contas ou um contador deve manter atualizada, e a segunda é uma revisão diária do seu dinheiro no banco.
Onde o Xero fornece uma imagem em tempo real do nível atual de despesas em um determinado dia, semana ou mês, saber o dinheiro diário no banco permite que você identifique quaisquer problemas potenciais com o fluxo de caixa antes que se transforme em um problema real.
Em última análise, saber exatamente o que está acontecendo e entrando em seu negócio o ajuda a tomar decisões importantes para levar o negócio adiante, como investir em um novo site ou contratar uma nova equipe. Parece simples, mas muitos proprietários de empresas enfrentam problemas por não controlar seus custos ou seu caixa.
# 3 – Priorize seus processos
A maioria dos proprietários de negócios revisa suas contas, P&L e despesas apenas em uma base anual – o que significa que eles não têm nenhuma visão sobre suas receitas, custos ou níveis de lucro até que sejam informados por seu contador. Cada proprietário de empresa – independentemente de a empresa ser grande ou pequena – deve ter contas de gerenciamento mensais, que não apenas mostram os lucros e perdas mensais, mas também documentam exatamente o que foi gasto em todo o negócio.
A revisão mensal mostrará onde você está gastando mais dinheiro e se há custos que devem e podem ser controlados.
> Veja também: Vencedor Aprendiz, Mark Wright, sobre como formar a equipe certa
# 4 – Defina sua função
Como proprietário de uma empresa, não é sua função processar a papelada financeira, como folha de pagamento, faturas ou declarações de impostos. Esse é o papel de sua equipe de contas ou contador.
Esses trabalhos não apenas consomem muito tempo se você não tiver experiência em contabilidade, mas dedicar seu tempo limitado a essas tarefas diariamente ou semanalmente significa que você está trabalhando em seu negócio, e não nele. Ficar atolado em minúcias como essa o impede de olhar para as finanças de sua empresa de forma objetiva e de tomar as decisões que ajudarão a impulsionar seu negócio.
# 5 – Mude sua mentalidade de dinheiro
Tantas pessoas atormentaram atitudes em relação ao dinheiro como resultado de sua educação, onde o vêem como uma escassez ou simplesmente não sabem como administrá-lo, e essas barreiras mentais ou emocionais podem ter um grande impacto em como você administra seu finanças em seu negócio.
Ter a mentalidade certa em relação ao dinheiro é imprescindível, e há uma grande variedade de materiais disponíveis por meio de livros, audiolivros, podcasts e cursos on-line desenvolvidos para ajudar as pessoas a mudar sua relação com o dinheiro e mudar sua mentalidade de dinheiro de escassez para abundância.
Estabilizando suas finanças
Nestes tempos sem precedentes, é vital que as empresas sejam resilientes e capazes de se adaptar às circunstâncias em rápida mudança. Sem finanças e fluxo de caixa estáveis, isso simplesmente não é possível e, infelizmente, é uma das áreas-chave que os proprietários de negócios frequentemente negligenciam. Reservar um tempo para criar processos financeiros viáveis e empregar uma equipe de contas forte, portanto, não apenas aumentará as chances de sobrevivência do negócio, mas permitirá que você surja mais forte à medida que os mercados se recuperam após a Covid-19.
Mark Wright é o vencedor do The Apprentice da BBC e diretor da agência de marketing digital Climb Online
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