15 maneiras de melhorar o fluxo de caixa

Existem dois objetivos fundamentais para melhorar seu fluxo de caixa: controlar suas despesas e regular sua receita. Para esse fim, há uma série de táticas inteligentes e serviços úteis que podem ajudar a suavizar picos e depressões:

1. Plano de contas

Pode parecer enfadonho, mas o primeiro passo para uma boa gestão do fluxo de caixa é entender o fluxo de dinheiro em seus negócios. Para isso, você precisa de informações precisas e atualizadas. Seja qual for o tamanho da sua empresa, você deve receber rotineiramente um fluxo regular de dados sobre seus números – livros de devedores, orçamentos e previsões de fluxo de caixa devem estar ao seu alcance.

Se você não estiver usando um, deve considerar investir em um pacote de software de contabilidade que fornecerá essas informações em tempo real.

2. Combate a sazonalidade diversificando

Todas as empresas têm níveis flutuantes de receitas e despesas, o que pode prejudicar o fluxo de caixa se não for administrado de maneira adequada. Para empresas onde a demanda por bens e serviços é afetada pela sazonalidade, isso geralmente significa que eles enfrentam seus maiores custos durante o período mais silencioso. E não são apenas os fabricantes de biscoitos de Natal ou de ovos de Páscoa que são afetados pelos altos e baixos anuais.

No entanto, qualquer movimento para diversificar deve ser cuidadosamente planejado de forma que complemente ao invés de diluir o modelo de negócios.

3. Estabelecer procedimentos de cobrança de dívidas

O controle de crédito e a recuperação de dívidas são pilares vitais para uma boa gestão do fluxo de caixa. A pesquisa da PricewaterhouseCoopers (PwC) indica que quase uma em cada cinco empresas considera os níveis de dívida atuais como a ‘maior ameaça’ à sobrevivência. Julian Roberts, diretor do grupo de gestão de contas a receber da PwC, insiste: ‘É uma boa ideia estabelecer uma estrutura para o procedimento de cobrança de dívidas.’ Ele recomenda que as ligações de acompanhamento ocorram após um certo intervalo, as faturas sejam reemitidas um número limitado de vezes e se isso falhar, um curso de ação mais sério é iniciado. Quanto mais tempo uma dívida permanece por pagar, mais difícil se torna a cobrança .

‘Se seus clientes estão em condições de pagamento de 30 dias, alguém tem que ligar no dia 31 e perguntar onde está o pagamento, caso ainda não tenha chegado. Se você não fizer isso, você imediatamente enfraquece sua posição ‘, diz Jeff Macklin, coautor de Finance on a Beermat.

4. Compreenda os ciclos de pagamento dos clientes

Muitos de seus clientes definem datas no mês em que pagam as faturas, portanto, é uma boa ideia incorporar isso ao seu sistema de controle de crédito. Caso contrário, se você perder a execução do cheque de um cliente, pode ter que esperar mais um mês e isso afeta diretamente o seu fluxo de caixa.

5. Negociar planos de pagamento com os clientes

Agora que você conhece bem seus clientes, tente negociar um plano de pagamento antecipado, se possível, pois isso aumentará seu fluxo de caixa, pois você receberá seus pagamentos antes do esperado. Você sempre pode pensar em oferecer incentivos, ou seja, se uma conta for liberada imediatamente, você pode dar um desconto. Encontre maneiras de encorajar seus clientes a pagar antecipadamente, já que você os conhece melhor do que ninguém. Não há problema em ser atrevido às vezes.

6. Fatura com precisão

A pesquisa da PwC descobriu que cerca de 85 por cento dos motivos alegados para o não pagamento por clientes comerciais estão relacionados a consultas sobre faturas ou administração inadequada. É essencial acertar o básico, como faturar o valor certo e enviá-lo ao local certo.

7. Use um terceiro para cobrar suas dívidas

Se tudo mais falhar e seu fluxo de caixa estiver sofrendo como resultado de grandes quantidades de dinheiro amarradas como dívidas não pagas em seus livros, considere terceirizar o trabalho para uma agência de cobrança. Embora tenham uma reputação mista, os números do órgão comercial Credit Services Association (CSA) indicam que seus membros recuperam até £ 5 bilhões a cada ano. ‘Não escolha uma agência de cobrança aleatoriamente nas páginas amarelas. Use apenas um que você conheça ou que seja recomendado para você ‘, aconselha Macklin.

7. Histórico de crédito do cliente

É uma boa ideia verificar o crédito dos clientes com antecedência e continuar monitorando suas práticas de pagamento em todo o relacionamento comercial. Uma maneira é comprar relatórios de status de agências de crédito. Isso inclui detalhes completos do cliente e resultados financeiros, juntamente com a experiência de pagamento de outros fornecedores, julgamentos de tribunais de condado e uma classificação de crédito recomendada. Em última análise, Roberts da PwC incentiva as empresas a não jogarem dinheiro bom atrás de dinheiro ruim. ‘Se eles são um bom comprador, mas um mau pagador, você tem que pensar se deseja continuar a negociar com eles.’

8. Estabeleça boas relações com fornecedores

Nunca subestime o poder das relações humanas. O fluxo de caixa pode se beneficiar de boas relações de trabalho e é especialmente benéfico se houver algum problema no futuro. E, mais uma vez, negocie bons planos de pagamento com um fornecedor, estabeleça uma boa relação de trabalho desde o primeiro dia e, eventualmente, você estará em posição de negociar uma conta de crédito. Isso o ajudará com seu fluxo de caixa, pois você estará pagando por seus custos, potencialmente um mês após ter recebido os produtos. As pessoas podem ser compreensivas quando chegar a hora, por isso nunca se envergonhe de discutir coisas com o seu fornecedor que irão beneficiar o seu negócio e o deles. Quanto mais você crescer, mais trabalho eles receberão de você.

Veja também: Mais de três quartos das empresas atrasam os pagamentos aos fornecedores

9. Revise seu sistema de folha de pagamento

Vale a pena encontrar a melhor solução de folha de pagamento para o seu tipo de negócio. as duas opções principais a explorar são:

Novo software de folha de pagamento – particularmente software baseado em nuvem que oferecerá recursos como produção automatizada de holerites, acesso online à sua equipe, relatórios de salários e atualizações regulares sobre questões de conformidade legal
Terceirização da função de folha de pagamento – uma chance de trazer um contador ou um contrato para um grupo focado de especialistas que podem ser capazes de identificar economias de custos que você não tinha pensado

Quaisquer melhorias em seu sistema atual podem levar a uma redução significativa das situações de aperto de caixa como resultado dos ciclos regulares de pagamento da folha de pagamento.

10. Termos e condições claros

Se um acordo com os termos e condições fizer parte dos fundamentos sobre os quais qualquer negócio é fechado, ele evita mal-entendidos e fortalece sua capacidade de cobrar qualquer quantia pendente posteriormente. Macklin diz: ‘Deixe claro que você não está apenas vendendo algo, você também concorda com o comprador sobre o que e quando ele vai pagar por isso.’

11. Corte custos e parcelamento de pagamentos

Simplificando, você pode melhorar seu fluxo de caixa não comprando itens a menos que sejam essenciais para o negócio e você pode distribuir o pagamento em vez de retirar uma quantia total de seu fluxo de caixa. A compra e o arrendamento mercantil podem ser usados para financiar uma variedade de itens atualmente, incluindo carros novos e usados, veículos comerciais leves e pesados, fábricas e maquinários, móveis de escritório e equipamentos de informática.

Você também deve reservar um tempo para revisar todos os outros aspectos de sua cadeia de suprimentos para garantir que está recebendo o melhor valor.

12. Contra seus bens e serviços

Para muitas empresas, o estoque de produtos aumenta enquanto o fluxo de caixa diminui, mas a troca dá a você a oportunidade de transformar sua capacidade sobressalente ou estoque em valor, dando ao seu negócio poder de compra quando você precisa.

13. Invista em seu próprio negócio

Ao aumentar as habilidades, a produtividade e a promoção do seu negócio, seu próprio fluxo de caixa será beneficiado. Isso ajudará a simplificar a maneira como as coisas funcionarão de maneira eficaz, embora você gaste investindo em uma habilidade, na verdade estará melhorando a maneira como as coisas são feitas. Consequentemente, isso significará menos tempo usado ou métodos alternativos de fazer as coisas introduzidos que irão acelerar o processo de trabalho que está sendo feito. Seja um fluxo de trabalho mais eficiente ou uma estratégia de marketing melhor, reduzir custos e aumentar os lucros é o objetivo final. Investir em seu próprio negócio é uma maneira infalível de melhorar o fluxo de caixa que não deve ser esquecido.

14. Revise sua base de clientes

Uma análise crítica de sua base de clientes pode render dividendos. Se você depende de uma série de grandes clientes que exigem prazos de pagamento mais longos (e preços mais baixos) por causa de seu poder de compra, tomar medidas para redirecionar seu negócio para clientes menores – que normalmente são melhores pagadores – ajudará a evitar problemas de fluxo de caixa no futuro.

15. Fatura de financiamento

Um método alternativo de gerenciamento do fluxo de caixa seria contratar um mecanismo de financiamento de faturas. Embora existam custos associados a isso (taxas e encargos de juros), a capacidade de sacar dinheiro imediatamente para pagamentos de faturas futuras lhe dará mais controle e flexibilidade no gerenciamento de sua posição financeira.

Nota: Gostaríamos de agradecer a Adam Schallamach, consultor de crescimento de PMEs da rede nacional Business Doctors, e a Mariah Tompkins, fundadora da WKM Accountancy Services, por seus acréscimos especializados a este artigo.